我國機構知識庫建設現狀分析及應對策略

[摘要]本文介紹了我國機構知識庫的建設現狀,選擇了8個典型的機構知識庫,從系統功能、服務 管 理、機構合作等方面進行對比分析,并針對我國機構知識庫建設中存在的問題,就我國高校 及其他研究機構如何發展機構知識庫提出了應對策略。

[關鍵詞]機構知識庫;建設狀況;對比分析;對策

[中圖分類號]G250.74[文獻標志碼]A[文章編號]1005-6041(2009)04-0014-05

機構知識庫(InstitutionalRepository,簡稱IR),也稱機構庫、機構倉儲、機構典 藏,是大學或研究機構通過網絡搜集、保存、管理、檢索和利用其學術資源的數據庫。其具 有學術傳播、電子出版、長期保存、知識管理、促進教育、科研評價、共享利用、提高聲望 等功能^[1]。

自2002年以來,機構知識庫在世界范圍內迅速發展,目前全世界已有數百所大學、研究機構 和學術團體建立了自己的IR。我國的一些大學和研究機構也開始了IR建設,但對其具體實踐 狀況目前還缺乏全面深入的介紹^[2]。本文就我國機構知識庫的建設現狀展開探討 ,以期對今后國內的機構知識庫實踐有所啟示。

1 我國機構知識庫建設現狀

1.1我國機構知識庫建設的總體狀況

我國開放存取觀念的推廣與機構知識庫系統的建設,起步都比較晚。在實踐探索方面,2004 年建成的香港中文大學學術文庫是我國第一個真正意義上的機構庫。2005年7月,北京大學 等50多所大學圖書館的館長在武漢大學討論并通過了《圖書館合作與信息資源共享武漢宣言 》,提議“建立一批特色學術機構庫”,拉開了內地機構庫建設的序幕。2006年,廈門大學 率先建立了廈門大學學術典藏庫。臺灣地區機構庫建設的起步時間與內地大致相同,但發展 更為迅速。

筆者通過OpenDOAR、ROAR、DataProviders、OAIster等開放存取知識庫登記和服務站點搜 集機構庫資源,依據嚴格的機構知識庫定義,排除了學科知識庫和學位論文庫,發現:目前 ,我國機構庫的數量不多,但取得了顯著的實踐進展。其中, 香港地區除香港中文大學學術文庫以外,還有香港大學學術中心、香港科技大學機構倉儲、 香港城市大學機構倉儲等;內地主要有廈門大學、浙江大學、北京大學、北京理工大學、中 科院、中科院力學研究所等建立的機構庫,還有多所大學機構庫也正在積極籌建中;臺灣地 區機構庫的數量最多,且正以臺灣大學為中心建設臺灣機構典藏聯盟(TaiwanInstitutio nalRepository,TAIR),其中正式運行的機構庫已有28個,處于測試中的有12個。

1.2我國部分IR建設與服務情況對照

筆者從搜集到的機構庫中選取8個有代表性的機構庫,就其主要功能和特點進行對照,詳細 內容見下表(各項數據截止到2009年3月19日)。

1-4

2 我國機構知識庫建設狀況對比分析

2.1系統功能

在系統選擇方面,上述機構庫都采用Dspace開源軟件作為技術平臺。其中臺灣大學對Dspace 進行大幅度的修改,新增了很多功能,臺灣“清華大學”和政治大學采用了臺大改進的系統 ,其他機構庫基本上是利用Dspace的原有功能,后續開發較少。

在用戶界面方面,臺灣地區的三個機構庫都提供了三種語言界面,其他機構庫都是單一語言 界面,廈門大學學術典藏庫的部分界面還沒有完全漢化。

在基本功能方面,這些機構庫都具有基本檢索、高級檢索和瀏覽功能。基本檢索支持簡單的 關鍵字檢索,高級檢索可以對特定社群(院系)和字段進行精確檢索,瀏覽方式主要有按社 群、合集、題名、作者及日期瀏覽,中科院的機構庫還提供了主題瀏覽功能。

在輔助功能方面,各機構庫的統計功能開放程度不一,主要包括資源點擊量或下載量統計、 資源類型統計、檢索詞查詢統計等,臺灣大學機構典藏新增了條目總數和全文數量、訪問人 次及在線人數的實時統計功能,臺灣“清華大學”機構典藏還提供了用戶訪問的流量分析表 。部 分機構庫開放了電子郵件推送服務,臺灣“清華大學”機構典藏則提供了基于RSS的信息推 送服務。

在系統集成整合方面,香港科技大學機構倉儲和臺灣“清華大學”機構典藏分別與圖書館訂 購的 數據庫、館藏查詢系統進行資源整合,香港中文大學機構倉儲和臺大機構典藏則分別與科研 管理系統、計算機及信息網絡中心賬號認證系統進行接口整合。

2.2服務管理

從管理方式上看,上述機構庫的管理職責都是由相應機構的圖書館承擔的。

在服務政策方面,以香港科技大學機構倉儲和臺大機構典藏最為全面,包括內容政策、提交 政策、用戶利用政策、著作權政策、長期保存政策等,其他機構庫的服務政策只涉及某個或 少數幾個方面。中科院的機構庫還制定了期刊論文、會議論文、課題作品的強制提交政策。

在資源搜集方面,各機構庫主要采用作者自行提交的方式,一些機構庫可以由圖書館員、院 系 管理人員協助或代理提交。臺灣大學機構典藏和香港中文大學學術文庫在建庫初期都采取主 動搜集策略,因而使數據庫在短期內達到較大規模。

在質量控制方面,各機構庫大多由管理者(圖書館員)審查條目內容是否符合收錄范圍、元 數據是否正確或規范、作者身份的合法性,缺乏嚴格的審稿機制和同行評審機制。

在版權管理方面,各機構庫主要采用與作者簽訂版權協議、著作權聲明等基本的版權管理措 施。臺灣大學機構典藏和香港大學學術中心實行數字版權管理,權利人可限定資源開放時間 和范圍,臺灣大學機構典藏和臺灣“清華大學”機構典藏還采用了版權審查機制,對提交內 容的版權及出版商政策進行核實。而中科院的機構庫規定機構成員 必須在期刊論文正式發表后1個月內提交作品的最終出版版本或最終定稿版本。

2.3機構合作

在機構合作方面,臺灣大學、臺灣“清華大學”、政治大學都加入了臺灣機構典藏聯盟,其 他 機構庫是單獨建設的。很多機構庫在ROAR、OpenDOAR等網站上進行注冊,以擴大機構庫的影 響力。廈門大學、香港大學、香港科技大學的機構庫還與OAIster、Scirus、Scopus等搜索 引擎及數據庫合作,擴大了外部查詢和獲取的途徑。

3 高校及研究機構發展IR的策略

通過上述分析可以看出,我國的機構庫建設出現了不少行之有效的實踐模式與措施,同時 也存在一些問題,國內高校及其他研究機構應采取積極的策略來構建和發展IR。

3.1健全IR建設的相關政策和管理機制

機構庫的健康發展需要良好的政策支持和有效的組織管理。IR建設者在規劃機構庫之初,就 應充分調研并制定關于本機構學術成果的典藏政策,以規范內容提供和資源利用行為^{[ 3]}。IR建設的相關政策涉及多個方面,主要包括內容政策、提交政策、資源利用政策、 著作權政策 及長期保存政策。在明確相關政策基礎上,IR建設者應建立完善的管理機制,主要包括以下 幾個方面。

3.1.1擴大資源收集渠道。IR建設者應制定積極的資源收集策略,與機構的科研處、院 系、出 版中心等部門合作,主動搜集研究成果及相關資料。同時,簡化提交程序,建立協助提交機 制,由學科館員和院系窗口幫助資源提供者完成提交,并通過持續不斷的宣傳和政策激勵, 動員機構成員主動提交研究成果。

3.1.2加強質量控制。機構庫的質量控制包括元數據質量控制和內容質量控制兩方面^{[ 4]}。IR建 設者應根據不同提交方式設專人(學科館員、院系聯絡人)審查元數據,并完善提交表單設 計,如增設分類表和主題詞表鏈接、實時給出反饋信息和修正建議等。IR建設者還應根據不 同資料類型建立內容審查機制,如在院系中選擇學科專家組成審查小組進行實質內容審查。

3.1.3完善版權管理。IR建設者應積極采取各種版權管理措施,如與作者簽訂版權 許可協議, 明確授權范圍;建立版權審查機制,設專人負責數據版權審查,根據出版商政策提供不同版 本(預印本、印后本)的全文及鏈接服務;通過數字版權管理機制對資源實行分級管理,允 許作者及出版社設定用戶訪問權限;通過著作權聲明,明確著作權歸屬和合理使用范圍。

3.2改進和完善IR系統的功能

機構庫的運行離不開穩定高效的技術平臺。IR建設者應綜合考慮機構庫的內容、管理模式、 本地技術環境等需求,來評估和選擇知識庫軟件。DSpace等開源軟件經過不斷發展,功能已 經很強大,在知識庫建設中被廣泛采用。但這些軟件都是英文軟件,要使其更好地適用于中 文環境,還必須進行本地化的應用改造,解決用戶界面的中文化、中文全文檢索等問題。在 此基 礎上,IR系統需重點加強以下功能。

3.2.1完善檢索與瀏覽功能。如針對研究人員的使用習慣,增加主題分類瀏覽機制,方 便用戶 從學科或主題角度查找資料;建立相關的索引詞匯庫,為用戶提供各字段的常用詞匯搜索建 議;增加系統的檢索結果輸出方式,如電子郵件發送。

3.2.2擴充服務空間,開展多種增值服務。包括提供各種數據統計、數據分析及報表功能 ,如 資源提交統計、論文瀏覽和下載統計、用戶流量與分布統計等,為評價知識庫運行和資源利 用提供依據;提供引用分析服務,方便作者和用戶了解論文被引情況;提供個性化推送服務 ,使用戶能通過電子郵件、RSS等方式進行個性化信息定制。

3.2.3加強與其他機構系統、服務的整合。一方面,通過與科研處、網絡中心等部門合作 ,集 成科研管理系統進行數據交換,開發統一登錄接口,進行用戶身份認證,方便用戶提交信息 ;另一方面,通過SFX等數字資源整合軟件,實現與館藏目錄、全文數據庫、二次文獻數據 庫 等資源的無縫鏈接,使用戶不必在多個平臺進行重復查詢,即可獲取條目的所有相關信息, 以提高資源利用效果。

3.3拓展機構之間的合作

機構合作的一個重要方面是建立IR聯盟,協作建設機構庫。就IR聯盟的合作范圍而言,可優 先開展區域、系統內的合作。高校是機構庫建設的重要主體,而高校圖書館向來有良好的合 作傳統,這些合作基礎可在IR聯盟中得到拓展和利用;就IR聯盟的運作方式而言,可推選實 力較強的機構負責系統開發和標準規范的制定并進行推廣,可通過學術研討會等方 式,就機構庫建設中的各種共性問題,開展討論和經驗交流,以推動合作實踐發展。

機構庫還應加強與OAI服務商、搜索引擎、數據庫商等相關機構的合作。如積極加入ROAR、O penDOAR等機構典藏組織,在OAI網站上注冊為數據提供者和增值服務提供者開放元數據記 錄等,從而使機構庫內容能夠被搜索引擎、大型數據庫及其他檢索工具發現和索引,使用戶 能夠從主流信息渠道了解并獲取機構庫資源,擴大機構知識資產的傳播和利用范圍。

總而言之,機構庫建設涉及組織管理、技術環境、思維觀念等多方面因素。IR建設者應全面 考慮各因素,并通過諸因素的有機結合,推動機構庫的可持續發展。

[參考文獻]

[1]趙繼海.機構知識庫:數字圖書館發展的新領域[J].中國圖書館學報,2006(2):33 —36.

[2]何琳,李勁.國內外機構庫研究綜述[J].圖書館建設,2008(1):26—29.

[3]王學勤.機構知識庫建設相關政策研究[J].中國圖書館學報,2007(3):44—47.

[4]張耀坤.機構庫內容建設初探[J],圖書館學研究,2006(9):13—15.

[收稿時間]2009-05-05

[作者簡介]許麗麗(1975—),女,館員,本科,研究方向為信息 資源開發、咨詢服務。

(上接第6頁)書館信息自由權和知識產權的沖突[J].現代情報,2008(9):73—75.

[2]世紀知識產權組織版權條約[R/OL].中華人民共和國國家知識產權局[2009-03-01 ].http://www.sipo.gov.cn/sipo/flfg/bq/gjty/200703/t20070328_147803.html .

[3]韋景竹.我國圖書館知識產權問題研究——理論與實證[J].情報資料工作,2008(4): 94—97.

[4]金旭東,李國慶,李海鵬.21世紀美國大學圖書館運作的理論與實踐[M].北京:北京 圖書館出版社,2007(6):330—332.

[5]中華人民共和國著作權法實施條例[R/OL].新華社[2009-03-01].http://www.chi na.com.cn/chinese/LP/75942.html.

[6]王曉軍.數字圖書館合理使用規范適用的思考[J].大學圖書館學報,2006(3):13— 17.

[7]中國出版科學研究所.第四次全國國民閱讀調查(2006)[R/OL].中國出版網[2009-0 3-01].http://www.chuban.cc/ztjj/yddc/tpxw/200612/t20061230_8079.html .

[8]中國出版科學研究所.現代國人閱讀——第五次全國國民閱讀調查綜述[R/OL].光明 網[2009-03-01].http://www.ccdy.cn/pubnews/548001/20080826/551834.ht ml .

[9]鄔書林.發展數字出版為核心的出版業是趨勢[N/OL].新華網[2009-03-13].http: //news.xinhuanet.com/newmedia/2007-04/12/content_5968245.html.

[10]盧西安?斯科蒂.Gallica2:法國數字圖書館試用版[J].WORLDLIBRARYANDI NFORMATIONCONGRESS:74THIFLAGENERALCONFERENCEANDCOUNCIL.2008(8):1—4.

[收稿時間]2009-04-22

[作者簡介]嚴敏斐(1986—),女,上海大學圖書情報檔案系圖 書館學碩士研究生。