藏書組織管理崗位的基本職責及要求

[摘要]本文應用文獻法,記錄法、觀察法、面談法和工作問卷法等實證方法從微觀上研究了流通部藏書組織管理崗位的基本職責,促進了流通部崗位職責的明晰化。建議提高館員素質、增強服務意識,做好流通部門的讀者服務工作。

[關鍵詞]藏書組織管理崗位;基本職責;工作興趣;

[中圖分類號]G253;G251[文獻標志碼]B[文章編號]1005-6041(2009)04-0070-03

近三四年來,高校圖書館崗位分析研究工作(也稱崗位分析或職位分析)已經取得了若干成果。田昊研究了圖書館崗位設置的目的及其意義,認為崗位設置可以便于績效考核、改善薪酬管理。他列出了工作分析的信息類型和主要方法:親身體驗法、員工記錄法、觀察法、面談法,提出了進行科學的崗位分析、在崗位分析的基礎上制定合理的崗位職責和要求的建議,并研究了圖書館崗位分析與設計的內容、方法和時機選擇。認為在崗位設置不合理,圖書館計劃進行管理改革應當重新進行崗位分析和設計。^[1-2]陳斌研究了工作分析過程中的相關概念,諸如工作要素、工作任務、工作、崗位等,建議使用觀察法、訪談法、工作寫實法或問卷調查法進行有關崗位性質、崗位時間、崗位場所、崗位任務、崗位原因、崗位條件等內容的工作分析。介紹了崗位描述的主要原則:崗位描述要與工作標準和規范相結合等^[3]。

關于高校圖書館崗位工作分析研究方面,國內的相關研究和成果主要表現在工作分析的目的、概念、要素、意義、作用、范圍、方法、原理、原則、任職資格和條件、注意事項上。更多的是從理論和整體上來詮釋和理解,缺乏嚴謹精確、實證調研的相應研究和過程,而且,缺乏特定的某一部門比如流通部崗位的工作分析研究。

當然,也有一些很突破性的成果?！痘诠ぷ鞣治龅膱D書館崗位描述——以西安交通大學圖書館為例》《論圖書館崗位分析和崗位說明書的設計》和《圖書館工作崗位分析初探》等文、特別是《圖書館工作崗位分析初探》一文開始了量化研究。在這些分析和研究的基礎上,鑒于西安交通大學圖書館的工作分析在微觀的實證領域取得了很大的進步和成績,采用其主要方法和成果進行高校圖書館流通部藏書組織管理崗位的基本職責研究。

1 圖書館流通部的主要構成和作用

圖書館流通部主要由書庫、出納口、電子圖書室、讀者咨詢和服務室等部分和若干部門辦公室構成。

圖書館流通部在圖書館與讀者之間起著橋梁作用,為讀者服務直接傾聽讀者的呼聲,接納讀者的意見,從而更好地為讀者服務。圖書館流通部是圖書館的基層組織,它在聯系讀者與圖書館的工作中起著舉足輕重的作用。隨著計算機技術和網絡技術的飛速發展,如何開展圖書館流通工作,發揮圖書館的重要作用,成為圖書館流通部工作者的當務之急。高校圖書館是學校信息化和社會信息化的重要基地,是學校的文獻信息中心,它的水平是學?？傮w水平的一個重要標志。它不僅是高校學生獲取知識、培養技能、拓寬加深專業知識面的第二課堂,還是提高學生修養、陶冶情操、進行文化素質教育的重要基地。這些重要作用都要通過流通部來實現和延伸,而流通部要做好各項工作,又主要通過藏書組織管理崗位來組織和實施,所以,對圖書館流通部藏書組織管理崗位的工作和主要職責進行分析是必要的。

2 圖書館流通部藏書組織管理崗位的基本職責及要求

使用前文提及的工作分析諸方法和理論以及思路,結合記錄法、觀察法、面談法和工作問卷法等具體方法,將流通部藏書組織管理崗位的基本職責及要求分析匯總制表如下:

表1藏書組織管理崗位的基本職責及要求^[4]

崗位名稱藏書組織管理崗

崗位職級高級專業館員崗

所屬部門流通部

崗位職責

(一)業務職責

1.負責藏書組織管理,制定典藏工作計劃,協調全館退舊圖書的安排;

2.負責解決流通工作(計算機借、還圖書)中出現問題;

3.根據圖書剔舊原則,提出圖書剔舊建議并按程序上報,經領導審批后組織實施;

4.負責流通業務咨詢,處理讀者投訴和服務糾紛;

5.負責讀者借閱證的發放及讀者離校手續的辦理;

6.收集讀者推薦書目、根據流通量向采訪中心反饋意見;

7.收集圖書分編加工質量問題,及時向編目部門提出改進意見;

8.負責流通書庫中ITEM記錄的修改與維護工作;

9.負責國圖館際互借和讀者Email登記工作;

10.負責流通業務統計工作;

11.研究藏書組織布局規劃,提出藏書布局調整意見;

12.研究讀者借閱需求,了解讀者閱讀規律,為圖書館采訪圖書提供第一手資料;

13.研究INNOPAC流通管理模塊,輔導工作人員熟練使用,指導讀者查詢,解答讀者有關藏書和使用的疑難問題。

(二)管理職責

1.全面負責流通部日常工作的組織管理、流通系統的維護及技術支持;

2.制定流通部各項業務工作規范及操作規程;

3.負責流通部的工作質量、紀律、衛生和安全檢查管理工作。

(三)研究職責

聘期內應公開發表與崗位相關的論文;參與館內及以上級別科研課題

館內協作關系

1.與流通部關系:在流通工作制度、業務規范、操作規程以及系統應用等方面進行溝通、研究、探討使其統一完善;

2.與采訪中心關系:監督采訪質量,向采訪中心提供采訪建議;

3.與編目中心關系:向編目部門提出改進意見;協調解決館藏記錄中的遺留問題;

4.與咨詢部關系:新讀者的教育由咨詢部負責,日常的讀者教育由流通部負責;聯系咨詢業務培訓;

5.與網絡技術中心關系:聯系系統應用及技術操作等培訓事宜,反映系統操作過程中出現的問題;

6.與各部室關系:協調圖書退庫工作;

7.與辦公室的關系:上報各種業務報表、工作計劃、總結,各種維修等

對外關系

1.接待讀者咨詢,處理解決讀者矛盾;

2.與教務處、人事處聯系,獲取新生名冊和教工數據;

3.辦卡處,聯系學生卡的辦理;

4.接待上級檢查及館外來訪

上崗條件

1.大學本科以上學歷;有本崗位豐富經驗及突出成績的中級及以上職稱人員;

2.熟悉和了解國內外圖書館讀者服務工作發展現狀和趨勢;

3.具有較豐富的圖書館讀者服務工作經驗,責任心強;

4.具有一定的組織規劃和協調能力及管理工作經驗;

5.具有較好的文字組織能力和計算機應用水平;

6.熟悉藏書布局,熟練進行中、外文圖書排架

工作興趣^[5]

1.信息交流的興趣;

2.與人保持工作的興趣;

3.抽象地創造性工作的興趣;

4.為師生們的可能利益而工作的興趣

崗位評價方式^[6]

1.自評報告;

2.實物查驗;

3.館內同行評價

通過上表,我們可以明確圖書館藏書組織管理崗位的基本職責和相應的要求,其他的方面情況則因地而異、因館而異,就不再贅述。另外,這里是以高級崗位為例進行研究的,初級和中級崗位,其職責范圍和相應要求方面也基本相同,只是其程度相對低一些而已。同時,筆者在此強調,無論是初級崗位、中級崗位,還是高級崗位,都要特別注意工作興趣的培養,只有具有做好讀者服務工作的熱情,才可能履行好崗位職責。

3 提高圖書館流通部服務質量的兩個建議

流通部是圖書館的圖書外借部門,負責中外文圖書的對外借閱工作,以及讀者目錄的組織和維護;負責全館圖書的典藏、保管和藏書組織工作;負責圖書宣傳和讀者輔導等工作。所以,流通部的館員應當不斷提高自身的業務和服務水平。

3.1提高館員素質

如何發揮圖書館流通部的作用,使之更好地為廣大師生服務,應當是高校圖書館流通部館員積極探索的主題。筆者覺得提高流通部館員的素質,是做好讀者服務工作,更好的發揮圖書館作用的重要保障。

首先要具有過硬的政治素質,作為一名流通部的工作人員,要具備過硬的政治思想修養;其次要有較高的綜合業務素質;第三要有健康的身心素質,流通部門的工作人員每天要接待大量的讀者,要處理上千本的圖書借閱和歸還程序,這么大的工作量,只有身體強健的人,才能擔負起這項重任。

3.2增強服務意識

流通部館員要認識自身的工作價值,樹立主人翁意識,不需用什么政策手冊或巨細無遺的規章制度規定,員工們都會自覺自愿地去做好自己該做的工作。

在實際工作中,首先要提倡微笑服務。流通部應當以文明服務為己任,館員微笑面對讀者,表達對讀者的歡迎,縮短與讀者之間的距離;其次,在回答讀者的問題時,要講求一定的技巧,用有禮貌、溫柔的語言提醒讀者;當師生有疑問或不滿時,工作人員應耐心地傾聽,以理性的態度面對讀者,對師生有問必答,然后針對問題快速合理地提出處理意見,給師生滿意的回答。

[參考文獻]

[1]田昊.對圖書館崗位設置的思考[J].河南圖書館學刊,2005(5):38—40.

[2]田昊.圖書館如何進行崗位分析與設計[J].科技情報開發與經濟,2006(3):76—77.

[3]陳斌.基于工作分析的圖書館崗位描述——以西安交通大學圖書館為例[J].圖書館建設,2006(3):88.

[4]西安交通大學.西安交通大學圖書館研究館員、副研究館員崗位招聘條件及崗位職責[Z].2003.

[5](美)加里?德勒斯.人力資源管理[M],北京:中國人民大學出版社,2001:73—104.

[6]楊文士,焦叔斌等.管理學原理[M].北京:中國人民大學出版社,2008:172.

[收稿時間]2009-04-13

[作者簡介]雷萍艷(1972—),女,廣東省湛江師范學院圖書館助理館員。