高校獨(dú)立學(xué)院建檔工作探析

黃金國(guó)

摘要:試辦獨(dú)立學(xué)院是新形勢(shì)下我國(guó)高等教育辦學(xué)機(jī)制和模式的一項(xiàng)探索和創(chuàng)新,是高等教育辦學(xué)領(lǐng)域內(nèi)的一種新生事物。同樣,獨(dú)立學(xué)院在各項(xiàng)工作中形成的各類文件材料要不要建檔?如何建檔的問題就擺到了我們檔案工作者的面前。本文通過對(duì)獨(dú)立學(xué)院建檔工作現(xiàn)況的分析,從建檔理論、明晰產(chǎn)權(quán)、事業(yè)發(fā)展、歷史地位、法律規(guī)范和現(xiàn)實(shí)利用六個(gè)角度闡述了獨(dú)立學(xué)院建檔工作的依據(jù),從確立領(lǐng)導(dǎo)體制、建立管理機(jī)制等方面提出了獨(dú)立學(xué)院建檔工作的基本路徑與方法。

關(guān)鍵詞:獨(dú)立學(xué)院;檔案工作;建設(shè);分析

中圖分類號(hào):G271文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A 文章編號(hào):1002—2589(2009)11—0111—02

獨(dú)立學(xué)院辦學(xué)時(shí)間較短,各校對(duì)其檔案工作的管理體制、方法尚沒有統(tǒng)一,對(duì)其檔案工作的實(shí)踐認(rèn)識(shí)尚處于膚淺與不太清晰狀態(tài)。

一、獨(dú)立學(xué)院建檔工作現(xiàn)狀

依據(jù)國(guó)家教育部印發(fā)的有關(guān)文件精神,“獨(dú)立學(xué)院”是指我國(guó)公辦普通本科院校與社會(huì)力量采用新機(jī)制和新模式(新機(jī)制指按民營(yíng)機(jī)制運(yùn)作,新模式即獨(dú)立模式)聯(lián)合舉辦的、以開展普通本科學(xué)歷教育為主的、相對(duì)獨(dú)立的二級(jí)學(xué)院。它既不同于以往普通高校按照公辦機(jī)制、模式建立的二級(jí)學(xué)院、分校或其它類似的二級(jí)辦學(xué)機(jī)構(gòu),也有別于典型意義上的民辦高校,是我國(guó)高等教育領(lǐng)域內(nèi)的一種新經(jīng)濟(jì)成分或新辦學(xué)模式。大部分獨(dú)立學(xué)院建檔工作未能擺上議事日程。其表現(xiàn)形式為:國(guó)辦大學(xué)獨(dú)立興建的獨(dú)立學(xué)院,檔案管理混同于公辦機(jī)制模式建立的二級(jí)學(xué)院,檔案材料變成國(guó)辦大學(xué)全宗的組成部分;國(guó)辦高校與事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體或其它經(jīng)濟(jì)體聯(lián)合舉辦的獨(dú)立學(xué)院未能集中建檔,學(xué)院形成的文件材料多散布在各形成部門;在檔案管理體制上,學(xué)院檔案工作游離于國(guó)家檔案管理體制之外,同樣也游離于各類檔案社會(huì)團(tuán)體(檔案學(xué)會(huì)、協(xié)會(huì))之外。總之,獨(dú)立學(xué)院沒有建檔是一種普遍現(xiàn)象,這樣下去不利于學(xué)院事業(yè)、不利于檔案事業(yè),這種現(xiàn)象需要及時(shí)得到改變。

二、獨(dú)立學(xué)院建檔工作依據(jù)

1.從建檔理論角度看。獨(dú)立學(xué)院能否獨(dú)立建檔,或其建檔的理論依據(jù)是什么?就是要我們回答獨(dú)立學(xué)院能否構(gòu)成立檔單位或其構(gòu)成立檔單位的依據(jù)是什么的問題?《檔案學(xué)詞典》中對(duì)立檔單位的定義及其構(gòu)成條件是這樣規(guī)定的:“立檔單位(也稱全宗構(gòu)成者)是指形成全宗的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位。其一般構(gòu)成條件是:(1)可獨(dú)立行使職權(quán),能以自己名義對(duì)外行文;(2)是一個(gè)預(yù)算會(huì)計(jì)單位,可編造預(yù)決算或財(cái)務(wù)計(jì)劃;(3)設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)或人員,并有一定人事任免權(quán)。其形成的全部檔案構(gòu)成一個(gè)全宗。”[1]而國(guó)家教育行政管理部門對(duì)獨(dú)立學(xué)院的辦學(xué)模式又是如是規(guī)定:“獨(dú)立學(xué)院應(yīng)具有獨(dú)立的校園和基本辦學(xué)設(shè)施,實(shí)施相對(duì)獨(dú)立的教學(xué)組織和管理,獨(dú)立進(jìn)行招生,獨(dú)立頒發(fā)學(xué)歷證書,獨(dú)立進(jìn)行財(cái)務(wù)核算,應(yīng)具有獨(dú)立法人資格,能獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任。獨(dú)立學(xué)院還可按國(guó)家有關(guān)教育事業(yè)統(tǒng)計(jì)工作的規(guī)定,獨(dú)立填報(bào)《高等教育基層統(tǒng)計(jì)報(bào)表》。”[2]獨(dú)立學(xué)院因?qū)嵭忻駹I(yíng)運(yùn)作機(jī)制,在人事管理方面一般實(shí)行人事代理制度,內(nèi)部管理人員實(shí)行院長(zhǎng)聘任任期制。

2.從產(chǎn)權(quán)明晰角度看。國(guó)家規(guī)定獨(dú)立學(xué)院無論是社會(huì)組織機(jī)構(gòu)或個(gè)人投資,還是由國(guó)辦大學(xué)自身籌資或轉(zhuǎn)資興建,都必須在明晰產(chǎn)權(quán)關(guān)系的前提下實(shí)行獨(dú)立核算,對(duì)國(guó)有資產(chǎn)實(shí)行有償使用。獨(dú)立學(xué)院在其辦學(xué)過程中形成積累的各類檔案文件材料,其實(shí)質(zhì)是獨(dú)立學(xué)院有形資產(chǎn)和無形資產(chǎn)的衍生物或證明材料,它既不單獨(dú)屬于國(guó)辦大學(xué),也不能為合作單位單獨(dú)所有,應(yīng)該是學(xué)院資產(chǎn)的組成部分。這就要求獨(dú)立學(xué)院形成的文件材料應(yīng)將其作為獨(dú)立的體系進(jìn)行處置。

3.從事業(yè)發(fā)展角度看。目前獨(dú)立學(xué)院發(fā)展迅速,它正逐漸成為當(dāng)前和今后一個(gè)時(shí)期內(nèi)我國(guó)高等教育發(fā)展的重要組成部分。教育部有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)指出,獨(dú)立學(xué)院是保證我國(guó)高等教育今后持續(xù)健康發(fā)展的一項(xiàng)重大舉措,獨(dú)立學(xué)院將會(huì)成為今后一個(gè)時(shí)期高等教育發(fā)展的一個(gè)亮點(diǎn)。這充分說明了獨(dú)立學(xué)院具有強(qiáng)大的生命力和廣闊而美好的發(fā)展前景。在學(xué)院事業(yè)發(fā)展的過程中,它不僅會(huì)不斷形成積淀各種各類文件材料,而且需要利用這些文件材料為學(xué)校事業(yè)發(fā)展科學(xué)決策與管理,為教學(xué)、科研、生產(chǎn)、生活的建設(shè)與維護(hù)等活動(dòng)提供參考、憑證與稽查作用。這就需要我們科學(xué)規(guī)范、有計(jì)劃、按步驟地做好這些文件材料的積累、收集、整理、歸檔與保管工作,為日后利用提供完整、準(zhǔn)確、全面、系統(tǒng)的檔案信息材料。

4.從歷史地位角度看。獨(dú)立學(xué)院的建立是我國(guó)高等教育事業(yè)不斷改革探索的結(jié)果,是我國(guó)特定歷史條件下高等教育事業(yè)中出現(xiàn)的新生事物,它正在并將繼續(xù)為我國(guó)的高等教育事業(yè)作出歷史性貢獻(xiàn),它的形成、發(fā)展與消亡理應(yīng)在我國(guó)高等教育事業(yè)長(zhǎng)河中留下深刻、完整而不是膚淺、零碎的社會(huì)記憶,這就需要我們對(duì)獨(dú)立學(xué)院形成的文件材料進(jìn)行獨(dú)立建檔。同時(shí),獨(dú)立學(xué)院建立檔案全宗將為后人研究我國(guó)高等教育發(fā)展史、研究高等教育的辦學(xué)機(jī)制與模式以及高等教育資源的科學(xué)配制、更好地把握高等教育發(fā)展規(guī)律等提供完整系統(tǒng)的物質(zhì)信息材料。

5.從法律規(guī)范角度看。獨(dú)立學(xué)院建檔工作也具有法律依據(jù)。《高等學(xué)校檔案管理辦法》第二章第六條規(guī)定,高校檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置類型有檔案館和綜合檔案室;第七條第二款又規(guī)定:“需要特殊條件或者利用頻繁且具有一定獨(dú)立性的檔案,可以根據(jù)實(shí)際需要設(shè)立分室單獨(dú)保管。分室是高校檔案機(jī)構(gòu)的分支機(jī)構(gòu)。”[3]獨(dú)立學(xué)院辦學(xué)模式的獨(dú)立性具備了一般普通高校的辦學(xué)條件與性質(zhì),它就是我國(guó)高校隊(duì)伍中的一員,按《高等學(xué)校檔案管理辦法》的規(guī)定應(yīng)設(shè)立獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu),科學(xué)管理自身在獨(dú)立辦學(xué)過程中形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案信息資源。但對(duì)于國(guó)辦高校獨(dú)立興辦的獨(dú)立學(xué)院,由于其與母體高校的關(guān)系與合作興辦的獨(dú)立學(xué)院與母體高校的關(guān)系相比較存在一定的特殊性,也可按《高等學(xué)校檔案管理辦法》的規(guī)定設(shè)立母體高校檔案機(jī)構(gòu)的分支機(jī)構(gòu),確保其形成材料的獨(dú)立性。

6.從現(xiàn)實(shí)利用角度看。為了滿足獨(dú)立學(xué)院要有獨(dú)立的校園和基本辦學(xué)設(shè)施、實(shí)施相對(duì)獨(dú)立的教學(xué)組織和管理的國(guó)家規(guī)定要求,一般情況下獨(dú)立學(xué)院與母體國(guó)辦大學(xué)都是異地而建,多建立于城市的開發(fā)區(qū)或科教園區(qū),有的因客觀需要與母體高校異市、異省而建;獨(dú)立學(xué)院若不獨(dú)立建檔,將給其日常的檔案利用工作帶來嚴(yán)重不便。雖然我們身處計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)較為發(fā)達(dá)的今天,但是電子檔案信息功能常不能更好地完全替代紙質(zhì)檔案文件材料的功能,在很多情況下,日常工作中仍然離不開紙質(zhì)文件材料檔案的直接利用。因此,從方便利用檔案角度看,獨(dú)立學(xué)院獨(dú)立建檔也是必要的。

三、獨(dú)立學(xué)院建檔工作方法

1.確立領(lǐng)導(dǎo)體制。從管理角度看,確立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制是建檔工作有序、健康、可持續(xù)地朝著正確方向邁進(jìn)的基本保證。獨(dú)立學(xué)院一般實(shí)行董事會(huì)或管理委員會(huì)領(lǐng)導(dǎo)下的院長(zhǎng)負(fù)責(zé)制。在上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門與獨(dú)立學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)體制問題上,由于獨(dú)立學(xué)院還處在試辦過程中,學(xué)院的歸屬權(quán)尚處于模糊狀態(tài),在管理體制問題上還沒有明確的規(guī)定。也就是說獨(dú)立學(xué)院既不屬上級(jí)教育主管部門直管,也不受國(guó)辦大學(xué)和合作者直管,這就形成了管理上的斷層現(xiàn)象。目前教育主管部門對(duì)獨(dú)立學(xué)院檔案工作的開展尚無規(guī)范性指導(dǎo)意見,這樣聯(lián)合舉辦的獨(dú)立學(xué)院的檔案工作也就處于“無綱之目”的狀態(tài)。為了確保獨(dú)立學(xué)院建檔工作的有序開展,筆者認(rèn)為:一方面,有關(guān)教育主管部門和檔案管理部門應(yīng)盡快制定相關(guān)政策彌補(bǔ)這一不足;另一方面,在政策真空期內(nèi),獨(dú)立學(xué)院董事會(huì)或管理委員會(huì)可根據(jù)辦學(xué)地點(diǎn)的情況,就近委托國(guó)辦大學(xué)或辦學(xué)所在地檔案主管部門實(shí)行代管,主動(dòng)委派有關(guān)人員積極參加各級(jí)各類檔案社會(huì)團(tuán)體,了解檔案工作信息,確保獨(dú)立學(xué)院建檔工作有序、健康、可持續(xù)開展,確保建檔工作朝著規(guī)范、正確的軌道前進(jìn)。

2.建立管理機(jī)制。從管理角度看,建立機(jī)制是建檔工作開展的基本保證。建立機(jī)制就是要我們根據(jù)獨(dú)立學(xué)院的自身實(shí)際設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)、建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)、制定檔案管理的行政與業(yè)務(wù)等方面的制度,配備與學(xué)院事業(yè)發(fā)展需要相適應(yīng)的檔案管理人員、辦公場(chǎng)所與設(shè)備以及符合檔案保管要求的庫房。在檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置方面不必強(qiáng)求一致,具體情況具體對(duì)待:對(duì)于規(guī)模較小、形成材料較少的學(xué)院,不必設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu),只要指定專人專管或兼管檔案工作即可;在制度建設(shè)方面要建立以學(xué)院檔案管理辦法為基礎(chǔ)的檔案規(guī)章管理體系,確保學(xué)院檔案管理有章可循、依法管理、規(guī)范管理、科學(xué)管理。

3.做好四個(gè)方面的工作。獨(dú)立學(xué)院在建檔過程中要注意做好以下四方面的工作:(1)建檔工作要立足當(dāng)前著眼長(zhǎng)遠(yuǎn)。即根據(jù)獨(dú)立學(xué)院的實(shí)際情況和特點(diǎn),創(chuàng)造性地開展富有特色的工作,要高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求、守規(guī)范、扎實(shí)推進(jìn)建檔工作,為未來工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ),為后人做好示范帶頭作用。(2)采取多種形式確保獨(dú)立學(xué)院全宗檔案的全面、完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。由于獨(dú)立學(xué)院建檔工作滯后,建院初期形成的一些文件材料一般都已歸到母體高校或有關(guān)社會(huì)組織的全宗內(nèi),有些材料甚至散失在其它社會(huì)機(jī)構(gòu)或個(gè)人手中;為此,對(duì)確屬獨(dú)立學(xué)院歸檔范圍的文件材料可采取轉(zhuǎn)讓、復(fù)制、補(bǔ)充、征集等形式,保證獨(dú)立學(xué)院全宗檔案的全面、完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。(3)處理好獨(dú)立學(xué)院與母體高校之間文件材料的關(guān)系。在歸檔文件材料方面獨(dú)立學(xué)院與母體高校之間往往存在著千絲萬縷的聯(lián)系,有一些文件需要雙方共同執(zhí)行,在教學(xué)管理和師資管理方面顯得尤為突出,為保證雙方歸檔材料的系統(tǒng)與完整,允許雙方同時(shí)歸檔。(4)建立紙質(zhì)常規(guī)文件材料與電子文件材料雙軌歸檔制,努力打造好常規(guī)檔案全宗,積極建立數(shù)字檔案全宗,服務(wù)學(xué)校、服務(wù)社會(huì)、造福后人。

綜上所述,獨(dú)立學(xué)院建檔工作既是必要的,也是可行的。我們堅(jiān)信,在教育主管部門和上級(jí)檔案管理部門的正確領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)下,廣大檔案工作者一定會(huì)肩負(fù)起對(duì)歷史、現(xiàn)實(shí)和未來負(fù)責(zé)的責(zé)任與使命,通過不懈的努力,不斷學(xué)習(xí)、實(shí)踐、研究、探索、創(chuàng)新,一定會(huì)創(chuàng)造出獨(dú)立學(xué)院檔案工作的美好明天。

參考文獻(xiàn):

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[3]《高等學(xué)校檔案管理辦法》,教育部部長(zhǎng)周濟(jì)、國(guó)家檔案局局長(zhǎng)楊冬權(quán),中華人民共和國(guó)教育部令第27號(hào),2008年8月20日.

(責(zé)任編輯/彭巍)