基層檔案室推行電子文件歸檔的幾點認識

蘇江濤

[摘要]隨著社會的發展和科技的不斷進步,隨著單位辦公自動化、無紙化與信息網絡化條件的普及,單純的紙質文件歸檔方式已不能滿足檔案管理和適應當今社會發展的要求。推動實施電子文件歸檔,是當前檔案管理的必然趨勢,也是社會發展的需要。

[關鍵詞]趨勢質疑困難過程

中圖分類號:G27文獻標識碼:A文章編號:1671-7597(2009)0820180-01

隨著辦公自動化、無紙化條件的普及,使檔案的生成方式發生了很大變化,諸如文件的生成、保存、簽發、歸檔、調閱等運作過程可以通過計算機,局域網及網絡通信中進行。電子檔案提高工作效率,提高了檔案的利用價值。由于檔案生成方式的變化,人們對檔案本質屬性的質疑還沒有定論,也有人對檔案原始性的甄別表示憂慮。目前國家制度的保障,高新技術的支撐,管理人員整體素質的提升等等都是耗時耗力的工程,因此推行檔案信息電子化管理還需要一個漫長的過程。

一、電子文件歸檔的優缺點

所謂電子文件是指以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體儲存文字材料的文件格式。與紙質文件比較,電子文件有其獨特的優勢即“歸檔方式操作簡單”、“歸檔時間可隨時調整”、“可實現檔案室對檔案信息資源的源頭控制和管理”,具體是:(1)電子文件的利用是可共享的,也不再受時間和距離的影響;(2)電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞;(3)電子文件的大容量,高效率是紙質文件所無法比擬的;(4)電子文件的生成與管理是一個動態的,可以由系統軟件來操作,節省人力,物力。與紙質檔案相比電子文檔歸檔的缺點也是顯而易見的。(1)電子文檔的推行與實施受制條件較多,需要必要的設備與網絡支持,需要高技術的系統支持,也需要技術人才的支持。(2)電子文檔的保存與紙質檔案不同,雖然對保存場地的面積要求不高,但對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。與紙質檔案載體相比,電子文件載體材料的壽命要短得多,一般僅為5-15年。就檔案使命而言,電子檔案的保存更復雜一些。(3)電子文件的保密工作變的較為復雜,從保存的環境、監管的系統、工作人員的自身保密等環節增加了防范的難度。對電子文件而言,信息與載體是可分離的,這樣電子文件中的信息隨時面臨著被修改、盜竊,甚至被銷毀的危險。電子文檔一旦因人為或技術原因造成丟失或損壞,就當前技術將是無法彌補的。(4)電子文檔的生成并不能完全取代紙質檔案的地位,無論從檔案的本質屬性,原始價值和社會效用方面都是電子檔案目前所替代不了的。(5)檔案的真偽鑒定,由于電子文件信息與載體的可分離性,電腦黒客,電腦病毒的攻擊將會使電子文檔面臨被篡改的危險,因而在與紙質檔案相比,缺乏依據,甄別的難度是顯而易見的。

二、電子檔案在實踐中遇到的問題

1.在基層推行檔案電子化改革,最難的是轉變思想,打破常規和固有的模式,領導不重視,現有的檔案管理人員怕麻煩,安于現狀。

2.電子文件歸檔的基本條件還不具備。辦公自動化,網絡化,管理程序化,目前還沒能在基層普及。與紙質文件相比,電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛,受制約因素多,檔案部門現有的人員素質還不能完成此項工作。推行電子檔案管理。需要電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三家的力量作為實施電子文檔管理的技術與能力支撐。作為基層檔案管理部門無論從物力、財力、還是技術力量都不具備。所以實施電子文件歸檔管理還需時日。

3.基層檔案室電子檔案的效能發揮不明顯。一是傳統的思想束縛,部分領導對基層檔案管理的創新發展重視程度不夠。使基層檔案管理在人員編制配備,物資經費的保障方面得不到有效落實。二是電子檔案還不能紙質檔案的社會效能。由于印章和簽署是文件生效的主要標志,在現在技術條件下,對一些具有憑證作用和法律效力的文件,電子文件還取代不了。對于基層檔案的歸檔恰恰憑證類卷宗較多,真正能夠共享的信息相對較少。目前,一般采取“雙軌制”,以兩種生成方式將電子文件、紙質文件轉化為檔案,同時保存兩套檔案。作為基層檔案館、室,無論從館藏的種類、規模、社會效能等方面,電子文件歸檔較紙質文件歸檔的優越性體現還不夠明顯,有時操作起來,反爾不方便。因此基層檔案館、室,推行檔案電子化不能急于求成,還應該立足實際條件,量力而行,對需要共享的信息或利于電子文件形式歸檔的按“雙規制”的模式歸檔。

4.檔案管理立體化建設還缺乏制度規范。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。標準是工作的規范,有了標準,工作的開展就有了可以共同遵守的依據,在電子文件的管理中尤為明顯,電子文件在網絡上傳輸需要遵循規范的網絡傳輸協議,跨部門、跨系統的電子文件信息交換和共享需要遵守共同的交換格式。目前檔案管理的現狀是檔案信息系統和網絡建設各行其是,檔案軟件的開發、利用與管理沒有一個系統的規范。不能適應檔案信息資源共享的要求。對于信息共享,數據交換,網絡傳遞等電子文件歸檔的優點也得不到充分利用和發揮,這制約了檔案信息電子化的進程。因此政府職能部門加強建章立制工作,管理系統的規范統一,以及系統軟件的研制與開發工作。顯得尤為重要,避免無序發展,避免無謂的浪費。

5.檔案管理人員的素質制約檔案電子化進程。檔案管理人員的素質決定了實現檔案信息電子化進程。從目前看,大多數基層檔案館室對計算機的應用比較單一,有的甚至沒有條件開通網絡,條件好一點的能夠開發一些簡單的應用功能,有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存,現有的檔案管理人員的基本素質,是無法適應信息技術和檔案事業的發展需要的。雖然有些單位引進了現代化設備但沒有配套的高技術人才,檔案、信息處理復合型人才就更奇缺,因此人才的培養是當務之急。

三、基層檔案電子化管理對策

如何推動電子文件歸檔,應從本單位辦公自動化與信息化管理的普及程度出發,根據本單位服務的范圍,規模,及縱橫聯系以及信息產生的源頭,來促使電子文件歸檔,納入辦公自動化和信息管理的工作程序,建立歸檔制度。

一是要認清檔案電子化的發展趨勢。端正思想認識,參與和支持檔案管理的改革創新工作。隨著現代高新技術發展,檔案信息載體的多樣化、管理對象信息化、工作方式電腦化、服務方式網絡化這是將來檔案管理的真實寫照,這些變化對傳統的檔案管理理念和管理方式必然產生巨大的沖擊。因此推行檔案電子化進程首先要轉變思想。二是立足現有條件,不等不靠。目前乃至今后一個相當長的時期內,期望國家拿出經費對檔案部門進行電子化、信息化改造是不現實的,目前只有依靠自身解決,還要發揚點自力更生,艱苦創業的精神。積極探索研究檔案電子化管理的思路和辦法。三是加強人才引進與培養。人才是檔案管理改革的根本保證。要實現檔案電子化必須要有一批具備較高素質的電子檔案建設、運行、管理及維護等方面的復合型人才,為電子檔案建設提供管理、技術上的保障。要適應信息技術和檔案事業的發展,必須加快檔案人員知識結構的變革。人才的引進,知識的更新,在基層是非常困難的,甚至要靠幾代檔案人努力。