信息系統(tǒng)集成項目管理實踐淺析

朱 勇

[摘 要]隨著信息產(chǎn)業(yè)同工業(yè)企業(yè)聯(lián)系的越來越緊密,同時,各級主管部門大力推進信息化建設(shè),信息系統(tǒng)集成項目的規(guī)模越來越大,復(fù)雜程度越來越高,項目管理從保質(zhì)、保量、按時完成合同約定逐漸轉(zhuǎn)向以客戶滿意為最終目的。本文根據(jù)信息系統(tǒng)集成項目管理相關(guān)管理理論,結(jié)合目前行業(yè)內(nèi)企業(yè)在項目管理活動中的情況及自己的工作經(jīng)驗,對項目管理相關(guān)知識領(lǐng)域在實際工作中的運用進行了分析和總結(jié)。

[關(guān)鍵詞]信息系統(tǒng)集成 項目管理 溝通管理 時間管理

項目管理是通過項目啟動、計劃、執(zhí)行、監(jiān)督與控制和收尾過程組保證項目的完成。它涉及到了信息系統(tǒng)、人力資源管理、變更管理、戰(zhàn)略管理、經(jīng)濟價值管理、心理學(xué)、技術(shù)和質(zhì)量管理、社會學(xué)、多文化管理、系統(tǒng)思維、知識管理、組織學(xué)習(xí)、團隊管理等方面知識,形成九大知識領(lǐng)域,分別是成本管理、質(zhì)量管理、時間管理、范圍管理、人力資源管理、溝通管理、風(fēng)險管理、采購管理和整體管理。如此廣泛的領(lǐng)域,只有通過自己的理解并到運用到實踐中去,運用至無形之中,才能取得項目管理的最優(yōu)效果。

項目經(jīng)理是整個項目的領(lǐng)導(dǎo)者,其任務(wù)是保證整個項目的順利進行,協(xié)調(diào)用戶、上級主管和項目組三方面的關(guān)系。作為一個項目經(jīng)理在組建項目組的時候,應(yīng)牢記項目的目的、目標(biāo)和風(fēng)險;要做的工作與所要采用的方法;哪些人適合做這些工作。只有目的明確,技術(shù)手段適合,并且用人適當(dāng),才能保證項目的順利進行。項目經(jīng)理最忌諱的就是完美主義傾向,尤其是做技術(shù)人員出身的項目管理者,習(xí)慣性地喜歡尋找標(biāo)準(zhǔn)答案,耽誤了工作進度,也迷失了自己。

溝通管理是項目管理中的九大知識點之一,這里的溝通包括項目團隊間的關(guān)系、項目干系人間的關(guān)系、與客戶間的關(guān)系和與公司內(nèi)職能部門間的關(guān)系。我認為可這樣解決這個問題:第一,作為項目經(jīng)理必須深知其中利害,在項目啟動和計劃期間就對此問題要安排好,例如指定專人負責(zé)。此人必須是熟悉客戶情況者,并直接對項目經(jīng)理負責(zé),還有在計劃中應(yīng)該明確規(guī)定好各個階段的任務(wù)和移交物品,并得到客戶的確認。第二,在收尾階段與項目相關(guān)的各類文檔均要整理好,以備客戶查收,包括中期的、各分系統(tǒng)的調(diào)試結(jié)果和測試報告等等。第三,要和客戶搞好關(guān)系,這里不僅僅是請客吃飯的問題,還需要一些技巧。和客戶領(lǐng)導(dǎo)溝通時特別要注意,少用技術(shù)性的語言,匯報要簡明扼要。態(tài)度要積極、誠懇,千萬不要說一些領(lǐng)導(dǎo)不懂的細節(jié)。

項目活動中的充分準(zhǔn)備工作就是指計劃階段的工作要盡量細化。PMBOK項目管理體系結(jié)構(gòu)中特別強調(diào)計劃,計劃應(yīng)該由項目成員根據(jù)任務(wù)的實際情況,結(jié)合合同條款擬定初稿,然后經(jīng)由項目經(jīng)理主持,會同各項目干系人共同會審,確定后下發(fā)。為保證計劃的執(zhí)行,要堅持例會制度,各方定期審查進度,及時解決存在的問題。計劃最重要的有兩個方面:文檔和設(shè)計。文檔資料一定要根據(jù)規(guī)范要求,準(zhǔn)備齊全;設(shè)計是項目建設(shè)的龍頭,它的質(zhì)量好壞直接關(guān)系到工程的成本、質(zhì)量、工期等方面。

在項目準(zhǔn)備過程中,盡可能讓客戶和監(jiān)理提前介入,發(fā)現(xiàn)問題及時解決。如果有個別問題在規(guī)劃前實在解決不了,要爭取他們同意將其列入遺留問題,以求不致因此而延誤工期。項目準(zhǔn)備過程中初項目章程之外還要搞清這個項目里牽涉哪些方面的人,很多項目里除了業(yè)主單位的結(jié)構(gòu)很復(fù)雜以外,還有一些其他單位也會牽涉進來,最后是成立項目組,分派工作。這樣,就不會出現(xiàn)盲目性,避免頭痛醫(yī)頭,腳痛醫(yī)腳的情況出現(xiàn)。

風(fēng)險評價是識別并分析潛在風(fēng)險的過程,可以通過列舉通常的軟件項目風(fēng)險因素以使風(fēng)險識別更加明析。制作風(fēng)險評估表是識別風(fēng)險的好辦法,在風(fēng)險評估表中我們統(tǒng)計特定風(fēng)險對項目可能造成的潛在后果。風(fēng)險計劃不是一個靜止的文件,它應(yīng)該隨著項目狀況的變化而變化。所以在任何項目中,風(fēng)險管理都必須被作為一個日常的正式活動列入項目工作計劃,成為項目管理人員的一個重要工作。作為項目管理人員,要有很強的預(yù)見性,越是盡可能早地發(fā)現(xiàn)問題,解決問題付出的代價越是小。

時間資源的管理重要內(nèi)容之一。盡管在項目初期和項目收尾時浪費一樣的時間,但它們帶來的影響是完全不同的,而沒有認識到這個差別有時會產(chǎn)生非常嚴重的后果。于是在項目初期產(chǎn)生拖拉、分析設(shè)計不深入等問題也不足為奇。同樣,在項目中期雖然會感覺到一定的壓力,但仍會感覺有一定的“緩沖時間”在。然而當(dāng)進行到項目收尾階段,大家才會發(fā)現(xiàn)時間不夠用,前面沒解決的問題全都拖到這個階段,各種各樣的毛病、問題和用戶反饋像火山一樣爆發(fā)。最終也許可以準(zhǔn)時提交,但再拖延個三四周甚至幾個月也并不是什么罕見的事。

究其原因,這是因為在項目的啟動階段,我們擁有全部可調(diào)動的資源,同時我們的時間還沒有開始浪費在不相關(guān)的地方,所以在這個時候我們最容易也最有可能減少我們的浪費。在前期的這些投入將使你在項目后期得到巨大的收益,因為你無法收回已浪費的時間和資源,但可以通過努力工作而減少尚未產(chǎn)生的浪費。而在項目后期,絕大部分的時間和資源都已經(jīng)被使用,而同時你可以調(diào)動用來進行“補償”的資源也大大減少,之前由于懶惰、懈怠、草率造成的問題也都開始顯現(xiàn),往往不得不面對無法兌現(xiàn)當(dāng)初的承諾的悲慘結(jié)局。

變更計劃在軟件項目中經(jīng)常遇到?？刂坪密浖椖康淖兏?首先需要做好項目的開始目標(biāo)基線的確定?；€明確,才能衡量出哪些是需要變更的,否則變更的東西和開始要求的東西混在一起,變更計劃就無從制定,變更的界限也無從劃清。

我自己做過一個數(shù)字航道的項目,開始為了占領(lǐng)市場和盡快拿下合同,在用戶需求還沒有詳細提供的條件下,就與用戶簽定了合同,后來不僅費用受到限制,就連時間也不夠。在項目實施過程中,用戶方會不斷地對軟件的功能提出新的要求。因為沒有一個基線,我們認為是變更需求和新增功能,而用戶方認為是合同范圍,不能因此增加費用和時間。象這個項目,在簽定合同的時候好象是我們爭取了主動,其實不然,需求不明確,使我們在后來的項目進程中一直處于被動。

所以項目從一開始就要做好范圍計劃,搞好范圍確認。只有這樣才能合理安排時間、費用、人力和其他資源,控制好項目的變更,這些是保證項目能夠順利完成的基本條件。

重視積累知識,也就是自學(xué)習(xí)。應(yīng)該說這項工作不光是項目經(jīng)理的責(zé)任,需要在公司形成一種文化,從上到下都有這種意識,從而使公司的能力和實力逐步壯大,這樣也不會因為一兩個人的離職使公司遭受重大損失。

綜上所述,項目管理對信息系統(tǒng)集成項目的成功起著重要的作用。雖然本文僅提及了信息系統(tǒng)集成項目管理實施過程中的幾點經(jīng)驗和看法,且由于篇幅所限,不能對信息系統(tǒng)集成項目管理的所有領(lǐng)域進行闡述,但我們相信,只要將項目管理知識運用到實際工作中去,一定可以少走彎路,能提高項目的管理水平,提高項目的質(zhì)量,降低項目的成本,確保時間進程要求,最終獲得用戶的認可。

參考文獻

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