高校房產精細化管理的探索

[摘 要]當今的時代,是細節的時代,也是精細化管理的時代。經過市場經濟的洗禮,當今的校園市場已經不同于十年前的校園市場,它已經逐漸融入到整個市場經濟體系之中。本文試探索如何對高校房產進行精細化管理。

[關鍵詞]高校房產 細節 精細管理

作者簡介:翟洪濤(1974年出生-),男,學士學位,現工作于哈爾濱理工大學后勤集團房產中心,助理研究員,研究方向:房產管理。

一、為什么要推行細節服務、精細管理

(一)個性化的時代,需要精細化的服務

精細化管理是一種理念,并非某種具體管理模式和方法。它是倡導凡事應堅持一種認真的態度和科學的精神,堅持“沒有最好、只有更好”的理念,提倡人們養成用心做事,重視細節,把小事做細,把細事做透的良好職業態度和職業習慣。精細化管理是一種追求,并非某種具體標準。它啟迪人們要打破常規和經驗定勢,用創新思維對工作流程、組織系統等的持續改進、不斷優化,將系統內的各環節各崗位細化為一個個不可再分或不必再分的基本單元,并在保持基本單元有機銜接的基礎上,努力做好每個單元的工作,追求精益求精、永無止境。

細節是服務致勝的法寶。房產工作的目標就是通過優質的服務贏得師生的滿意,而關注細節,推行細節服務,把服務做精做細做到位應當是新形勢下提高房產管理滿意率的重要途徑。

(二)細節管理的藝術精華

高校房產管理部門一方面通過推行細節服務,不斷提高服務滿意度;另一方面通過科學管理創造經濟效益。細節服務實質上是科學管理的外化,沒有管理的優化,就不可能有服務的優化。粗放管理給企業帶來的弊端清晰可見:缺少標準化管理體系和量化考核體系;缺少對管理效率、管理效果的評估體系,對管理工作中出現的節約成本、管理制度標準化及員工素質等問題尚不能及時加以完善;管理成本較高,資源合理利用度不夠;應對各種環境、政策、市場變化的適應能力不強等。

二、怎樣推行細節服務、精細管理

(一)理念層次‘商業教皇布魯諾·蒂茨:“一個企業家要有明確的經營理念和對細節無限的愛。”

作為房產管理部門,首先要深刻領會服務細節的重要性,認識到“細節決定滿意”,自覺增強服務意識、細節意識。要以被服務者的滿意作為檢驗自身服務工作是否到位的尺子;以關注細節,想得細、做得精作為檢驗滿意度高低的標桿。要更新管理理念,形成嚴謹扎實的管理作風。要通過對傳統管理理念和管理模式的批判,通過對精細管理核心思想的灌輸,讓管理人員充分認識到精細管理的重要性和必要性,認同和接受精細管理方式,樹立精細管理理念,積極投入到轉變管理方式,提高管理效能的實踐中去。要宣傳和踐行“嚴”、“細”、“實”的工作作風,逐步從松散的、粗疏的、浮躁的思維和工作方式中轉變過來,形成嚴謹務實的管理作風。“嚴”是前提:要求從嚴,過程從嚴,考核從嚴;“細”是關鍵:計劃周密,管理到位,一絲不茍,專注投入;“實”是核心:目標具體,措施得力,工作扎實。

(二)方法層次“五化”:專業化、細化、量化、流程化、標準化

1.專業化精細管理的前提。專業化是精細化的前提,我們知道,在同等條件下,要想把事情做得精,就必須把有限的資源投入到最能產生效益的事情上去。目前高校房產部門內部存在著管理層次過多,機構重疊,執行不力的情況,專業化程度不高,主業不突出,嚴重影響了競爭力。必須重新進行整合和重組,提升專業化程度,做專做精,不同專業的業務要獨立建制,業務相同的要合并,以減少扯皮,提高效率。

2.細化把工作做細。細化包括橫向細化、縱向細化、銜接細化和責任細化,是指將一項工作或任務,按合理的邏輯結構、工作的時間順序,分解為若干個組成部分、工作單元,每個部分再繼續分解為若干個更小的部分,直到不能再分,或不必再分的操作細節為止。分解出來的每一個部分或操作細節,就是一個基本的工作單元。各個單元之間互相銜接,責任明確到每一個人。

3.量化沒有量化就沒有細化。量化是細化的深入,是更精確的細化。對各項工作的數量、時間、質量要進行具體的量化,以便有關人員執行,及監督和考核。管理人員要具有實事求是的實證精神,不懈地探究客觀事實,追求不可搖撼的真實情況。要能熟練地使用量化工具,注意基礎資料、數據、原始憑證的充分積累。切實推行報表制度,使信息系統化,任務管理制度化,使每一項工作的開展過程及結果一目了然,方便上下級以及部門之間的工作傳達與交流。

4.流程化高效、準確來自流程改進。建立工作流程,并不斷改進優化流程,是精細管理的基本方法之一。工作流程的建立,包括線形流程、責任矩陣流程、時間矩陣流程、空間矩陣流程等4種。線形流程將工作、任務細分為若干個步驟或環節,然后再用流動方向的線條按先后順序連接起來。若在每個流程環節上標明責任人,即為責任矩陣流程。若標出每個環節的作業時間和總的活動周期,即為時間矩陣流程。有了工作流程,整個工作過程都有那些環節,先做什么,后做什么,一目了然。

(三)保障層次支撐:建立與精細管理相適應的企業文化、人才隊伍、績效考核體系

1.通過文化建設培育精細管理的土壤。

首先是價值觀的導引。通過戰略規劃和廣泛宣傳,將房產部門發展目標、發展戰略、核心價值觀等深入到員工,使員工充滿憧憬,愿意在房產部門奉獻。同時要將房產部門的戰略目標進行分解,變成可操作性的指標,落實到具體部門、具體環節、具體崗位,讓每個人意識到自己是在為房產部門戰略而努力。其次,培育勇于挑戰極限的文化和強有力的執行文化。“贏在執行”,必須強化員工的精品意識,執行意識,嚴格管理,強化過程控制,長期堅持。

2.精細管理需要強有力的人才支撐。

目前的管理隊伍尚不能適應精細管理的需要,必須要按照管理現代化的要求,通過職業經理人的方式組建高效管理的專業化團隊;要按照崗位標準化的要求,強化員工培訓,提高員工職業化水平。

3.績效考核改革。

再好的設想、再完善的制度如果不能有效的執行,都將是美麗的幻想。細節服務,要狠抓落實。要完善獎懲機制,獎優罰劣、獎“細”罰“粗”,從而提高員工開展“細節服務”的積極性。將推行“細節服務”情況引入現代績效考評體系,配套開展績效考核。評選“服務明星”,支持創新、鼓勵突出。完善監控機制,加強對“細節服務”的監控。

4.以“服務質量工程”和“精細管理工程”為載體,推進細節服務,促進管理變革。

首先是通過自查和檢查忽視細節的地方,進行歸類,并查找原因。其次,制定改進方案,明確具體措施。從服務態度、服務內容、服務設施、服務監督等方面提出詳盡具體的改進提升舉措,并予以落實。最后,及時總結,在現有制度基礎上進行修訂和完善,形成更加行之有效的制度體系,使“細節服務”形成長效機制。

參考文獻

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