試論高校檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

劉小莉

[摘要] 在對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)上,很多人存在一個(gè)誤區(qū),那就是檔案管理工作可有可無(wú),對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)。科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn),才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要,開(kāi)創(chuàng)檔案管理工作的新局面。科學(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個(gè)高校的管理水平,做好檔案的開(kāi)發(fā)和利用工作,不但可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值,而且可以為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

[關(guān)鍵詞] 高校檔案管理 問(wèn)題 對(duì)策

檔案管理工作對(duì)我國(guó)高校的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。要做好檔案管理工作,就必須立足于我國(guó)高校管理的現(xiàn)狀,吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果,不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢(shì),逐步完善檔案管理工作,培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責(zé)任感感和使命感,進(jìn)而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情。使檔案管理工作走上科學(xué)化、規(guī)范化和法制化的道路。

一、做好檔案管理工作的重要意義

做好檔案管理工作,是一個(gè)單位健康發(fā)展的需要,檔案管理工作,是高校管理工作的一部分,是提高高校工作質(zhì)量和工作效率的必要條件,是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。科學(xué)規(guī)范的管理檔案,是衡量一個(gè)企業(yè)業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度。高校檔案記載著這個(gè)校發(fā)展史上的優(yōu)秀成果,對(duì)研究本校的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料,是進(jìn)行科學(xué)分析,揚(yáng)長(zhǎng)避短,制定發(fā)展方向的好教材。在我國(guó)經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的歷史背景下,做好檔案管理工作,不斷地更新檔案管理觀念,勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段,以全面、真實(shí)地反映高校檔案整體發(fā)展?fàn)顩r。因此,做好檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的全面發(fā)展、不斷提升高校在社會(huì)中的競(jìng)爭(zhēng)力具有重要意義。

二、高校檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.高校檔案管理工作缺乏長(zhǎng)期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則

高校檔案管理工作在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視下進(jìn)行了檔案的達(dá)標(biāo)升級(jí)工作。但達(dá)標(biāo)工作作為一項(xiàng)運(yùn)動(dòng),一次考試在進(jìn)行,整個(gè)過(guò)程加班加點(diǎn),在短時(shí)間內(nèi)取得了一定的效果,但達(dá)標(biāo)以后,就出現(xiàn)后力不足,沒(méi)有長(zhǎng)期性和連續(xù)性,再由于部分干部對(duì)檔案綜合管理的參與程度不夠,對(duì)檔案在企業(yè)中的重要作用的認(rèn)識(shí)不足,甚至有部分還認(rèn)為檔案室就是資料沒(méi)有地方存放了就放的地方,檔案室在某些人眼中成了廢紙倉(cāng)庫(kù),造成了檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)、無(wú)計(jì)劃;有任務(wù)、無(wú)落實(shí);有形式、無(wú)效果。檔案工作缺乏應(yīng)有的長(zhǎng)期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。

2.檔案工作缺乏制度化的管理程序

當(dāng)前,校檔案管理工作不規(guī)范主要表現(xiàn)在:一是檔案收集不規(guī)范。在收集過(guò)程中,制度形同虛設(shè),想交就交,不想交就不交,檔案收集考核不明確;二是檔案整理不規(guī)范。企業(yè)近幾年發(fā)展較快,新檔案人員不斷進(jìn)入,檔案人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)參差不齊,在立卷過(guò)程中有的沒(méi)有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷,卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符,卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。此外,在立卷時(shí)間上,有時(shí)會(huì)累積起來(lái)一次立卷,既不符合事畢立卷要求,又不利于查找利用;三是檔案綜合管理力度不夠。由于現(xiàn)在綜合檔案管理室以一個(gè)班組存在,在行政上無(wú)法對(duì)各大部進(jìn)行管理,在進(jìn)行這項(xiàng)工作時(shí),須向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),但主管領(lǐng)導(dǎo)一般都是兼任,本身的各項(xiàng)工作時(shí)間都較緊張,檔案人員要想向領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)明一項(xiàng)工作較為困難,各項(xiàng)工作開(kāi)展起來(lái)也較為困難,現(xiàn)在某些部門(mén)自設(shè)資料庫(kù),給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對(duì)檔案借閱內(nèi)松外緊,借出的檔案沒(méi)有按期歸還。

3.缺乏運(yùn)用辦公自動(dòng)化對(duì)檔案管理方法進(jìn)行更新改造

目前,一般檔案管理都是采用一臺(tái)微機(jī)一套軟件的管理辦法,檔案管理與提供利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。檔案管理手段的落后,給檔案工作帶來(lái)消極后果,主要是落后的檔案管理技術(shù)跟不上日益增長(zhǎng)的檔案利用需求。造成檔案技術(shù)落后的主要原因有兩點(diǎn):一是部分領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)檔案工作重要性的足夠認(rèn)識(shí),財(cái)力投入少;二是一些單位雖然購(gòu)買(mǎi)了不少先進(jìn)的檔案管理設(shè)備,但由于檔案管理人員操作不熟練,導(dǎo)致先進(jìn)設(shè)備沒(méi)有起到先進(jìn)作用。三是領(lǐng)導(dǎo)重視不夠,雖有微機(jī)和檔案網(wǎng)絡(luò),但檔案并沒(méi)有錄入電腦,還按手工在進(jìn)行工作。

三、檔案工作存在問(wèn)題的解決對(duì)策

高校檔案是廣大教職工在長(zhǎng)期教育教學(xué)工作、學(xué)校管理和學(xué)生學(xué)習(xí)等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像等不同形式的材料。檔案不僅記載著學(xué)校的辦學(xué)歷史,而且記載著全校師生員工的德、能、勤、績(jī)。這對(duì)于我們?nèi)尕瀼攸h的教育方針,深化學(xué)校內(nèi)部體制改革,優(yōu)化教師隊(duì)伍,提高辦學(xué)水平都具有重要的參考價(jià)值。高校檔案還是學(xué)校教育教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄,它全面反映了學(xué)校最基本的職能活動(dòng),是評(píng)價(jià)學(xué)校綜合辦學(xué)水平的“窗口”,是從事教育教學(xué)活動(dòng)、學(xué)校管理、教科研工作和教育督導(dǎo)評(píng)估必不可少的資料。因此,檔案管理是學(xué)校管理工作的一個(gè)重要組成部分。一個(gè)學(xué)校的管理水平、發(fā)展軌跡、文化積淀、辦學(xué)特色,常常可以從檔案中反映出來(lái)。下面,就如何加強(qiáng)高校檔案的管理工進(jìn)行闡述。

1.立足于法,搞好建章立制工作

法制化是做好檔案管理工作的基礎(chǔ),要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本,實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化。檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化,檔案種類(lèi)和載體的多樣化特點(diǎn)決定了檔案管理方法要不斷改革,只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn),才能適應(yīng)新形勢(shì),開(kāi)創(chuàng)檔案管理工作的新局面。因此,日新月異的形勢(shì)對(duì)檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。檔案事業(yè)的發(fā)展必須堅(jiān)持走依法治檔的道路。只有實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化,檔案管理工作才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。為了加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和收集、整理工作,有效地保護(hù)和利用檔案,為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù),《中華人民共和國(guó)檔案法》應(yīng)運(yùn)而生,經(jīng)過(guò)20多年的發(fā)展,為我國(guó)檔案管理工作的良性發(fā)展打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。然而,新的形勢(shì)對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求,這就要求各地方要充分利用地方的立法權(quán)限,建立一整套有地方特色的檔案法律法規(guī),是檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn),有法可依。在此基礎(chǔ)上,各部門(mén)都要建立健全檔案管理規(guī)章制度,項(xiàng)制度要管理,項(xiàng)制度要效益,只有這樣,檔案管理工作才能做到因地制宜、靈活有效。

2.增強(qiáng)服務(wù)意識(shí),提高服務(wù)水平,爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視

一個(gè)單位的任何一項(xiàng)工作,都必須有領(lǐng)導(dǎo)的重視,才能使這項(xiàng)工作順利開(kāi)展;領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的價(jià)值和認(rèn)識(shí)程度,決定著他們對(duì)檔案工作的態(tài)度,從而在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。因此,把檔案工作列入議事日程,是規(guī)范檔案工作的需要。對(duì)檔案管理人員來(lái)說(shuō),則應(yīng)該充分發(fā)揮其主觀能動(dòng)性,以自己的實(shí)際行動(dòng)去影響,去爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視。要使一個(gè)單位的檔案工作有起色,領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員都必須重視檔案工作。就檔案工作而言,檔案人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。這個(gè)根本工作是內(nèi)因,領(lǐng)導(dǎo)的重視是外因,外因必須通過(guò)內(nèi)因起作用。如何發(fā)揮主觀能動(dòng)性,爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視,檔案管理人員應(yīng)當(dāng)做到如下幾點(diǎn):

(1)愛(ài)崗敬業(yè),使領(lǐng)導(dǎo)滿(mǎn)意自己的工作。領(lǐng)導(dǎo)是否重視檔案工作,很大程度上取決于對(duì)檔案工作人員的工作滿(mǎn)意不滿(mǎn)意。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛(ài)本職工作,忠于職守,在領(lǐng)導(dǎo)和群眾心目中留下一個(gè)好的印象。

(2)積極宣傳,使領(lǐng)導(dǎo)增強(qiáng)檔案管理意識(shí)。有些單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視不夠,很多都是因?yàn)槿狈n案意識(shí),認(rèn)為檔案工作在一個(gè)單位可有可無(wú),因此,對(duì)領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)有關(guān)檔案方面的宣傳是十分必要的,要經(jīng)常把有關(guān)文件、材料給領(lǐng)導(dǎo)看,在領(lǐng)導(dǎo)的腦海里留下印象,尤其是一些與本單位密切相關(guān)的材料,很可能會(huì)使領(lǐng)導(dǎo)看后受到啟發(fā),并在實(shí)踐中加以應(yīng)用。檔案管理人員要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況,多談一些搞好檔案工作對(duì)單位的益處,使領(lǐng)導(dǎo)更加重視檔案工作。

3.綜合利用各種資源,實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理

隨著改革的深入發(fā)展,檔案管理面臨著許多亟待解決的問(wèn)題,諸如檔案數(shù)量越來(lái)越多,數(shù)量的龐大給保管和提供利用帶來(lái)困難。管理方法手段的落后直接影響檔案的質(zhì)量,只有實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化,才能有效地解決新形勢(shì)下出現(xiàn)的新問(wèn)題。

(1)增強(qiáng)責(zé)任感,提高管理意識(shí)。檔案管理是一門(mén)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作,管理人員既要有高度的工作責(zé)任感,良好的職業(yè)道德,辦事細(xì)心的工作態(tài)度,樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神,又要有扎實(shí)的檔案管理的方法管理檔案的基本技能。因此,檔案管理工作者只有涉獵廣博的專(zhuān)業(yè)知識(shí),開(kāi)拓視野,優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu),提高綜合素質(zhì),才能做好新時(shí)期的檔案管理工作。

(2)掌握管理技能,提高綜合素質(zhì)。以前,檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫(xiě)為主。而電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用,可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計(jì)等工作,這種現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)操作管理技術(shù),都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運(yùn)用。檔案管理數(shù)字化、信息化都是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的要求,也是檔案工作者的必然方向。所以,檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作,邊學(xué)習(xí)邊操作,在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí),特別是要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息文化的學(xué)習(xí)掌握,努力使自己具備信息知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。

(3)利用現(xiàn)有資源,整理檔案。檔案匯集著大量的指示,也記載著豐富的信息,成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣,重復(fù)勞動(dòng)多,勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案,則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時(shí),立卷人根據(jù)自己的理解對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi),盡管都依照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),但因每個(gè)人的理解能力不同,對(duì)同一個(gè)文件有不同的分類(lèi),因此不可避免的產(chǎn)生分類(lèi)不準(zhǔn)的現(xiàn)象,影響案卷的質(zhì)量,給利用工作帶來(lái)不便。因此,要發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì),減少手工操作,提高工作效率。

4.加強(qiáng)教育培訓(xùn),提高管理人員綜合素質(zhì)

檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量,為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要,首先要充分發(fā)揮檔案工作人員的主觀能動(dòng)性、創(chuàng)造性,努力提高檔案人員的知識(shí)水平和管理能力。由于設(shè)備的現(xiàn)代化,檔案種類(lèi)和載體的多樣化,管理方法要不斷改革,因此,對(duì)檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來(lái)那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)與工作方法,已不能適應(yīng)新的形勢(shì),所以必須對(duì)檔案人員加強(qiáng)繼續(xù)教育,盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù),又能熟悉檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人才,才能完成檔案管理現(xiàn)代化的任務(wù)。

(1)提高認(rèn)識(shí)水平,強(qiáng)化繼續(xù)教育。發(fā)展繼續(xù)教育需要解決的問(wèn)題很多,首先,要解決思想認(rèn)識(shí)問(wèn)題。要充分認(rèn)識(shí)到檔案人員繼續(xù)教育在檔案事業(yè)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實(shí)際意義,認(rèn)識(shí)檔案事業(yè)的發(fā)展,檔案服務(wù)質(zhì)量的提高,其根本出路在于檔案人員整體素質(zhì)的不斷提高。其次,21世紀(jì)的檔案管理工作者的機(jī)遇挑戰(zhàn)并存,必須真正啟動(dòng)檔案人才工程,培養(yǎng)世紀(jì)人才,將檔案管理工作者的教育培訓(xùn)列入重要的議事日程。

(2)加強(qiáng)制度建設(shè),建立運(yùn)行機(jī)制。加強(qiáng)制度建設(shè),建立良性運(yùn)行機(jī)制是開(kāi)展檔案工作者教育培訓(xùn)的關(guān)鍵和保證。首先,要建立和健全繼續(xù)教育的管理制度,如登記、統(tǒng)計(jì)、考核、評(píng)估、獎(jiǎng)勵(lì)制度。其次,要建立繼續(xù)教育的約束和激勵(lì)機(jī)制。約束和激勵(lì)機(jī)制可以促使檔案管理工作者產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感,主動(dòng)地參加定期的繼續(xù)教育,更新知識(shí),提高業(yè)務(wù)能力和水平。比如,檔案管理工作者上崗前和輪崗后的崗位培訓(xùn),檔案專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員獲得的專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)可由終身有效改為動(dòng)態(tài)管理。這樣,便可以激發(fā)檔案工作者增強(qiáng)參加教育培訓(xùn)的主動(dòng)性和積極性。

(3)開(kāi)展綜合培訓(xùn),提高業(yè)務(wù)水平。應(yīng)從實(shí)際出發(fā),按崗位、分層次、多渠道、多形式地進(jìn)行教育培訓(xùn)。要堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合,按需施教,重視實(shí)效”的方針,切實(shí)遵守學(xué)以致用的原則。第一,要給檔案專(zhuān)業(yè)人員提供全面系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的機(jī)會(huì),盡快提高其專(zhuān)業(yè)水平。給檔案專(zhuān)業(yè)人員提高吸收、補(bǔ)充檔案學(xué)新理論、新方法、新觀念的機(jī)會(huì),彌補(bǔ)一次性教育的不足。第二,要普及相關(guān)學(xué)科知識(shí)。檔案工作融匯了許多相關(guān)學(xué)科知識(shí),如哲學(xué)、歷史學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等,檔案工作者的繼續(xù)教育應(yīng)注重對(duì)相關(guān)科學(xué)知識(shí)的補(bǔ)充和更新。第三,要強(qiáng)化現(xiàn)代科技知識(shí)的學(xué)習(xí)。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用是檔案工作的特征之一,也是檔案現(xiàn)代化的標(biāo)志之一,檔案工作者應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)、科技軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí),并靈活運(yùn)用到實(shí)際工作之中。

(4)建立獎(jiǎng)懲機(jī)制,細(xì)化考核監(jiān)管。要進(jìn)一步提高檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí),要通過(guò)各種形式對(duì)他們進(jìn)行《檔案法》和國(guó)家有關(guān)檔案工作規(guī)定的宣傳教育,使檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到,搞好檔案管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù),增強(qiáng)自覺(jué)性,為提高效率創(chuàng)造條件。把檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責(zé)任制,加強(qiáng)對(duì)檔案材料的控制、積累并進(jìn)行檢查考核,做到獎(jiǎng)罰分明。要建立一個(gè)檔案管理組織的領(lǐng)導(dǎo)體系,加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核,不斷提高檔案管理工作水平。

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