會計電算化對傳統會計的影響研究

謝小紅

[摘 要]隨著我國經濟及科技水平的不斷提高,電子信息產業的不斷發展,我國的會計電算化工作也取得了長足的進步。它對會計理論和實踐提出一系列新的課題,使傳統會計格局逐漸被打破。會計電算化不僅僅是技術問題,它涉及到會計人員的工作方式、會計組織的管理形式等各方面的變革。本文從會計電算化的特點與會計電算化的發展談起,重點論述了會計電算化對傳統會計的影響,并在此基礎上提出了應對會計電算化對傳統會計產生影響的一些對策。

[關鍵詞]會計電算化 傳統會計影響

一、會計電算化的含義及在我國的現狀

(一)會計電算化的含義

會計電算化是指在會計工作中應用電子計算機技術,是一門融系統工程學、電子計算機技術等諸多學科知識于一體的邊緣科學,其目的是運用最新科技成果,以現代化的電子計算機工作取代傳統的手工記賬、算賬及報賬,以及替代人腦完成對會計信息的分析和判斷,它是使會計工作標準化、規范化和提高會計核算質量的重要手段,也是會計發展史上的一場革命。他的使用,使會計人員從繁重的手工勞動中解脫出來,節約了大量的人力、物力和時間,使會計數據處理的速度加快了,使會計核算的準確性和可靠性得到了極大的提高,為管理者更好、更快的提供所需會計信息。

(二)我國會計電算化發展的現狀

1.會計電算化普及面窄

我國電算化事業起步較晚,從20世紀70年代末才開始,經歷了嘗試階段、自發發展階段和有組織、有計劃地穩步發展階段。20世紀90年代,我國涌現出大批軟件專業開展公司,為我國會計電算化軟件的開發注入了強大的活力,但一些規模不大技術力量有限的中小型軟件開發公司的加入,在一定程度上造成了重復勞動,而且不利于集中人才進行高水平、高質量的軟件開發。

2.會計電算化專業人才缺乏

會計電算化發展的今天,對財務人員又提出了新的挑戰,既對計算機知識的掌握。然而在財務工作的實際崗位上,老的財務人員不能適應會計電算化發展的需要,新的財務人員沒有足夠的實際經驗應對日益復雜的賬務處理,即使有一部分人通過會計電算化的考試也只是掌握了一些對計算機的基本應用,不能靈活運用軟件滿足工作需要,遇到超出范圍的問題,只能找軟件的維護人員,而維護人員又基本是計算機專業出身,對財務知識知之較少或是一竅不通,雙方不能很好地配合,這也是制約電算化發展的原因。

二、會計電算化對傳統會計的影響

(一)會計電算化對傳統會計理論的影響

1.對會計主體假設的影響

所謂會計主體,是指會計工作特定的空間范圍,它為確定特定企業所掌握的經濟資源和進行的業務提供了基礎。從而也為規定有關記錄和報表所涉及的范圍提供了基礎。傳統會計主體的選定有兩個可以依賴的基礎:一是根據能控制經濟資源,承擔義務并進行經營運作的經濟單位來確定;二是根據特定的個人、集團或機構的經濟利益的范圍來確定。這一基礎隱含了一個前提條件,即公司結構和功能的相對穩定。隨著信息技術的迅猛發展,在20世紀90年代以后產生了網絡公司。它是一種臨時結盟體,沒有固定的形態,沒有確定的空間范圍。它可以由各個相互獨立的公司將密切聯系的業務劃分出來,同時也可以根據市場變化或業務發展,不斷調整結盟體的成員公司。由于其生產設施多為臨時租用或與其他生產機構實行短暫聯盟,從而導致了許多不確定因素的產生,使傳統會計主體假設中所強調的單個的、獨立的企業實體己不能適應計算機網絡上各自獨立法人企業所組成臨時聯盟體的新情況。因此,將有“圍墻”的會計主體理論運用于無邊界的現代企業,似乎不再合適了。

2.對貨幣計量假設的影響

所謂貨幣計量假設,是指會計核算以貨幣作為計量單位的最佳形式。盡管會計數據不只限于貨幣單位,但傳統會計報告主要包括以貨幣計量的財務信息。以貨幣作為會計信息的統一計量單位是傳統的會計基本假設,自從實施復式記賬法以來,已有六百多年的歷史。貨幣作為會計信息的統一計量單位,有利于不同企業、不同行業用同一口徑衡量反映其財務狀況和經營成果,使人們能夠以貨幣為工具來考察企業經營狀況的全貌。

(二)會計電算化對傳統會計核算方式的影響

1.對賬簿本質的影響

賬簿,作為存放經分類匯總的會計數據的載體,是一個承前啟后、不可缺少的橋梁與紐帶,手工會計賬務處理的中心問題就是賬簿問題。手工會計離開賬簿,其會計報表的編制便成無本之木、無水之魚。在電算化系統中,現代信息技術的運用,使賬戶記錄與紙介質呈現出分離的趨勢,紙介質不再作為賬戶分類和匯總數據的唯一載體。實踐已經證明,在磁、電、光等介質保存會計數據的可靠性得以保證的前提下,人們需要的各種核算資料盡可通過調用這些介質上的數據庫文件并加以顯示,既然賬戶記錄可以完全與紙張分離,那么手工會計中關于賬簿的定義也就不存在了。

2.對記賬過程的影響

記賬,是手工會計賬務處理流程的核心環節。從填制憑證、登記賬簿到編制報表等會計處理方法和程序,處處映射和打上了記賬的烙印。然而,在電算化系統中,記賬過程卻是一個虛過程,如果有錯誤只能采用類似于手工會計下的紅字沖銷法,通過輸入“更正憑證”予以糾正。所以,在電算化系統中記賬環節完全可以取消,在需要時再采用瞬間成賬的做法:根據科目余額庫文件的期初余額數據和記賬憑證庫文件的科目發生額數據當即形成所需的賬簿并予以輸出。同時,這種瞬間成賬的方式也使會計報表瞬間形成成為可能。

3.對賬務處理流程的影響

手工會計的賬務處理流程,簡單地說就是:憑證賬簿報表。在電算化系統中,從輸入會計憑證到輸出會計報表,一氣呵成,一切中間環節都在機內自動處理,而需要的任何中間資料都可以通過系統提供的查詢功能得到,整個賬務處理流程具有高度的連續性、嚴密性,呈現出一體化趨勢,極大地提高了財務報告的時效性。因此,手工會計條件下不同會計核算形式的劃分已沒有必要,可以采用一種統一的會計核算形式,這就為實現電算化系統中會計核算形式的通用化提供了前提。

4.對于對賬環節的影響

在手工會計中,分類賬分為總分類賬(總賬)和明細分類賬(明細賬)。其登記的原則是“平行登記”,通過定期對賬來檢查和糾正總賬或明細賬中可能出現的記錄錯誤。如果沒有設置賬簿,也就無所謂賬證、賬賬、賬表之間的核對了。計算機本身是不會發生遺漏重復及計算錯誤的。這樣,就使手工會計下的對賬環節不復存在了。計算機對來源于會計憑證的原始數據并不需要重復處理,而分類賬也沒有必要明確地區分為總賬和明細賬。

(三)會計電算化對傳統內部控制的影響

1.對存儲介質的影響

會計電算化,由于會計信息處理方式的改變,使傳統的內部控制方法面臨挑戰。在手工會計環境下,企業的經濟業務發生均記錄于紙張之上,這些紙質原件的數據若被修改,則容易辨別出修改的線索和痕跡,這也是傳統紙質原件的一個基本特征。但是,電算化系統下原來紙質的會計數據被直接記錄在磁盤或光盤上,很容易被刪除或篡改,由于在技術上對電子數據非法修改可做到不留痕跡,另外,電磁介質易受損壞,所以會計信息也存在丟失或毀壞的危險。因此,在計算機中如何使磁性介質上的數據安全可靠,防止數據被非法修改是一個非常重要的問題

2.對交易授權的影響

授權、批準控制是一種常見的、基礎的內部控制。在手工會計系統中,對于一項經濟業務的每個環節都要經過某些具有相應權限人員的簽章,自然形成了層層復核、道道把關,具有嚴格的審核復查機制。但在會計電算化信息系統中,大部分處理由計算機完成,審查、復核等控制被削弱,甚至消失了。

3.對內容控制的范圍的影響

傳統的內容控制主要針對交易處理。計算機技術的引入,給會計工作增加了新的工作內容,同時也增加了新的控制措施。由于系統建立和運行的復雜性,內部控制的范圍相應擴大,包含了傳統手工系統所沒有的控制,如網絡系統安全的控制、系統權限的控制、修改程序的控制等以及磁盤內會計信息安全保護、計算機操作管理、系統管理員和系統維護人員的責任制度等

三、應對會計電算化對傳統會計影響的對策

(一)會計手工操作是基礎

會計電算化雖然以計算機為計算工具,但其整個信息處理過程仍表現為計算機與人工的結合。 計算機對數據(信息)的處理是通過程序來進行的,同時,由于數據處理的人機結合和系統內部控制方式程序化,使得系統控制復雜化。其控制點由手工會計對人的控制轉到對人和機器兩方面的控制,控制的內容涉及人員分工、職能分離和計算機軟、硬件的維護,以及會計信息和會計檔案的保存和保管。

(二)在會計手段上,實現全面會計電算化

企業的財務及經營活動日趨復雜,企業經營者、投資者為了及時地進行經營決策和投資決策,對會計信息的時效性要求愈來愈高,這就在客觀上要求采用準確、高效的會計手段,即實現會計電算化;隨著預測決策型會計的形成和發展,在會計領域必然要建立大量的預測、決策模型,并運用這些模型進行復雜的數學運算與分析。這些復雜的數學運算與分析必須借助于電腦,必然要實現會計電算化和網絡化。

(三)在會計教育上實現從傳統教育向現代化教育的轉化

企業經營呼喚現代會計人才,而培養現代會計人才有賴于實現會計教育的現代化。隨著會計手段的全面電算化,現代會計人員不僅應熟悉電腦操作,而且要能進行電腦內在功能的開發和利用;具備較強的邏輯推理和分析判斷能力;可見,確立并實施培養具有多元知識結構、相關操作技能和相應能力水平的復合型會計人才的會計教育目標勢在必行。