人力資源管理中優化工作分析的幾點思考

[摘 要]工作分析是人力資源管理活動的起點,也是其他人力資源管理活動客觀性和有效性的保證。在人力資源管理中,工作分析的優化要做到以下幾個方面:明確工作分析是人力資源管理的首要環節;充分認識工作分析的重要功能;工作分析的實施要規范化;工作說明書是工作分析的重要結果,不能只重形式,輕應用。

[關鍵詞]人力資源管理 工作分析優化

作者簡介:陳艷珍(1973-),中共山西省委黨校公共管理教研部講師,碩士學位。研究方向:人力資源管理、政府績效評估。

人力資源管理體系建設是一個系統工程,不可能一蹴而就,需要進行“整體規劃”后“分步實施”,其中工作分析又是人力資源管理體系建設的基礎,成為組織人力資源管理體系建設工程的第一步。工作分析是人力資源管理活動的起點,也是其他人力資源管理活動客觀性和有效性的保證。工作分析是對組織中各工作職位的崗位設置目的、崗位職責、崗位工作內容、工作關系、工作環境等工作特征以及對完成此工作員工的素質、知識、技能要求進行調查后并進行客觀描述的過程,工作分析的結果就是編制出《崗位說明書》。沒有周密的、細致的工作分析,人力資源管理活動的科學性就無從談起。

一、明確工作分析是人力資源管理的首要環節

為了更好的進行人力資源管理,首先必須對組織內部各個職位的工作活動進行充分了解,這正是工作分析所要完成的任務。在我國,人力資源管理的重要性已經被越來越多的組織所認同,“以人為本”的理念已經深入到組織管理的各個領域,很多組織在人力資源管理體系建設上可謂不遺余力。然而,到最后卻收效甚微,與組織最初的期望相去甚遠。分析起來原因并不復雜,很多組織在人力資源管理體系建設過程中,盲目地追求“大干快干”,對于工作分析這一基礎管理工作認識和重視程度不夠,在沒有進行系統的工作分析就開始搞績效考核或者設計薪酬體系;辛辛苦苦把方案設計出來后發現方案與組織的實際現狀脫節,方案執行非常困難或者流于形式,最后只能草草了事。因此構建人力資源管理體系,要從工作分析開始。

二、充分認識工作分析的重要功能

工作分析能夠明確界定各個職位的職責與權限,確定各個職位主要的工作績效指標和任職者基本要求。做好工作分析可為組織制定人力資源規劃、進行人員招聘、員工培訓與發展、績效管理、薪酬管理等工作提供科學的依據,保證事得其人,人盡其才,人事相宜。這主要體現在:

(一)為人員甄選錄用提供依據。沒有組織工作分析就不能客觀界定任職資格,所以在招聘時就沒有可遵循的選拔依據,難以做到員工條件和職位要求匹配。任職資格匹配就意味著正好滿足,條件太低不行,條件太高了也不行。要想讓應聘者和職位正好匹配起來,就需要組織工作分析,通過工作分析可以獲取有關職務的任職資格信息:性別、年齡、學歷、專業、工作經驗、知識技能、社會交往能力等等,這些信息是組織進行人員甄選錄用所依據的基本標準。

(二)有助于制定培訓計劃。通過工作分析可以確定工作職責以及相應的工作要求,在此基礎上建立適當的指導與培訓內容。這樣培訓所涉及的工作內容和責任才能準確地反映實際的工作要求,使員工在培訓中學到的知識技能與未來的工作實際應用相一致,提高員工參與培訓的主動性,在支付合理的培訓費用時還可以獲得較好的培訓效果。

(三)實行科學的績效考核的前提。“績效考核”就是考核員工的職責履行情況,具體來講就是“工作業績”和“工作表現”,所以在設置考核指標是要根據不同的職位來合理設置,也就是說要把員工的職責履行情況當作績效考核的主要依據。通過工作分析,可以明確職位的職位設置目的、工作職責和工作內容等信息,這些信息是組織進行績效考核的基本依據。

(四)是確定薪酬等級的依據。組織在設計薪酬體系時,職位價值是確定該職位薪酬等級的主要依據,所以要對每個職位的職位價值進行評估,而不管采用那種評估辦法,都是把通過工作分析得到的任職資格(包括學歷、工作經驗和工作技能等)作為職位價值評估的主要要素。

(五)有助于員工的職業發展規劃。組織員工越來越注重自我工作能力的培養與發展,管理者應該從組織發展和員工職業特征角度來為員工設計職業發展規劃。在設計員工職業發展規劃時只是從組織發展規劃出員工發展路徑,對于員工如何按照這些路徑來實現自己的職業目標并沒有制定出可操作的流程和制度,所以職業發展路徑也就成為水中月鏡中花。要想真正“充實”職業發展路徑,就要組織系統的工作分析,通過工作分析來明確界定每個職位的具體的任職資格以及為達到任職資格所需要的相關職業培訓,所以工作分析是個人職業發展規劃的基礎。

三、工作分析的實施要規范化

工作分析的實施是對工作的一個全面的評價過程,一般分為工作分析計劃、工作分析設計、信息收集分析、工作分析結果表達和工作分析結果運用等五個階段。工作分析必須要遵循相應的步驟,進行規范化的和專業化的操作。在選擇工作分析方法時能結合組織實際情況,采用有效的問卷法或者面談法等,避免造成資料收集的不足或者有誤。這主要體現在:

(一)做好計劃和準備工作是工作分析成功的保證。一方面,工作分析人員應事先制定詳細的計劃,確定工作分析的目的和適用范圍,選擇被分析的工作以及適用的工具等;另一方面,工作分析的實施需要組織管理者統一思想認識,并給予堅決支持,并對員工進行積極的培訓和溝通。只有組織各個層面的人員都積極參與和配合,工作分析才能取得成功。

(二)工作分析重在過程參與。分析的過程,一方面是組織目標與職責分解的過程,另一面也是員工對組織目標與任務的理解過程。員工參與在加深員工對目標與職責了解的同時,也使工作分析的結果更有實際的指導意義。各個部門和崗位的員工對工作分析過程的深入參與,使得結果更加合理、也容易被接受,使得組織能夠取得更高的工作效率。

(三)要把握好工作分析的基本原則。工作分析師提煉而不是列舉,它是從大量紛繁蕪雜的信息中對工作內容進行分類、綜合和抽象;工作分析師對崗位的分析而不是對現有任職者的分析;工作分析是對事實的分析而不是進行主觀的推斷。

總之,工作分析時要解決好兩方面的問題:一是工作分析的操作程序;二是這些操作程序與人力資源管理與開發的關系。這兩方面的問題貫穿于工作分析的各方面工作中。

四、工作說明書是工作分析的重要結果,不能只重形式,輕應用

工作說明書為組織制定人力資源策略提供了依據,它也是工作分析最重要的成果。實際工作中,一些組織雖然進行了工作分析,得出一套工作說明書,但卻束之高閣。組織的工作說明書在制定和使用中出現了“兩張皮”的現象,工作說明書形同虛設,沒有發揮應有的作用,人力資源管理工作也無法以工作分析為良好開端有序進行。工作分析的效用大打折扣,必將影響后續性人力資源管理工作的開展,員工感覺不到工作分析之后帶來的相應變化和改進,很難在今后的工作中再度配合人力資源部的工作。因此在工作分析結束后,人力資源部要注重在實際工作中應用工作說明書。人力資源管理的各項工作均離不開工作說明書中工作描述和工作規范的有力支持。