淺談高校會計信息化建設的制約因素及應對措施

[摘 要]加快高校會計信息化的建設,應從分析制約高校會計信息化發展的因素入手,從規范高校會計信息化系統、強化內部控制與提升會計人員素質等方面采取切實可行的措施。

[關鍵詞]高校 會計信息化 制約因素 措施

作者簡介:丁海萍(1974-),女,江蘇南通人,揚州大學財務處會計師,經濟學碩士,主要從事財務管理研究。

一、高校會計信息化建設的現狀

(一)會計處理未達到自動化要求

目前,多數高校已較好地實現了日常會計核算會計電算化的要求,但會計電算化系統僅是手工會計模式的“拷貝”。電算化核算模式下,會計人員崗位的設置與原先手工記賬時基本一致,由審核人員、出納人員、復核人員共同完成日常財務的核算流程。與傳統手工記賬方式相比,會計電算化優越性主要表現為將原先手工記入賬本的各類會計數據,改為在計算機上直接錄入,減少了繁瑣的手工記賬過程,但運行流程與資金結算方式未有質的改進,當前高校會計業務處理仍處于會計信息化的初級階段。

(二)會計信息時效性滯后

高校的會計系統在數據的查詢更新過程中普遍存在著滯后性,有的高校數據3-4天更新一次,有的高校甚至1周或半個月才做一次數據更新,相關職能部門在使用財務數據時,往往滯后于業務發生數日。隨著高校間資源的整合,合并辦學的模式的擴展,多校區分設財務報銷網點的財務核算體系已較普遍,通常情況下,學校在歸集匯總全校數據時,需進行財務軟件中各校區分賬套中的財務數據合并,因各報銷網點數據復核時間的滯后性,全校的財務信息的匯總往往效率低下,達不到管理層對財務數據及時性的要求。

(三)會計信息管理未達到智能化要求

目前高校財務管理目標的實現主要依靠制度的約束與會計人員的自身素質,未能有效地利用現代信息技術平臺進行智能化控制。如學生收費系統、人事檔案信息管理系統、部門預算管理系統等自成體系,相互獨立,部門之間數據對接需較多的外界人力干預,未能實現通過網絡技術搭建數據共享平臺,實現信息的智能化調用。又如高校新校區建設中面臨的巨額債務風險,多數高校未能充分利用軟件平臺建立智能化的財務預警系統,債務資金結構與流量的分析系統等,目前這些數據分析僅僅依靠定期或不定期的財務分析,很難達到提升管理、強化內部控制的要求。

此外,當前不少高校正進行數字化校園的規劃與建設,教學管理、宿舍管理、飲食服務、財務核算等數據模塊也處于集成整合的過渡階段,如何利用教育信息化的建設契機,提高會計信息在學校發展過程中的管理作用,也是高校會計信息化建設的重要課題。

二、高校會計信息化建設的制約因素分析

(一)會計軟件版本繁多,數據共享性差

會計軟件是會計信息化的基礎,對推動高校會計信息化的進程具有舉足輕重的作用。目前各高校使用的會計軟件沒有硬性統一要求,有的使用的是復旦天翼的會計軟件,有的使用的是用友軟件,甚至有的規模較小的學校用的是自行開發的會計軟件等。因各高校采用的會計軟件版本繁多,數據的輸出格式各異,在進行數據歸集、互享時,形成了一定的困阻。此外,學校領導對會計信息的重視程度也將影響到會計信息系統的軟硬件投入力度,在高校資金普遍較緊的前提下,會計信息化建設面臨著投入與產出的決策博弈。

(二)信息數據專業性強,外部信息使用者難理解

會計信息化的目標是達到會計信息資源的外部共享。高校是個小而全的復雜的綜合系統,會計核算業務范圍廣、要求高,所使用的會計軟件較為復雜。目前使用較多的會計軟件是復旦天翼、用友等針對高校特別開發的會計軟件,其功能主要是滿足日常會計數據的錄入,會計人員對信息的查詢,預設會計報表的生成等,但上述所有的功能是從滿足會計人員要求的專業角度出發設計的,所提供的數據查詢信息對財務人員而言分類詳盡,可外部信息需求者在使用該類軟件時,卻往往會因不了解生硬難懂會計專業術語或核算項目而使操作顯得分外困難。

此外,高校仍在執行財政部1998年頒布《高等學校會計制度(試行)》,會計核算仍采用收付實現制,會計科目也是自成體系,使得高校的數據信息存在失真問題,如高校的固定資產不計提折舊,固定資產的賬面價值直到報廢基本保持不變,巨額的賬面數字背后可能就是一堆分文不值的破銅爛鐵。高校在對外提供數據時,收入類、支出類特別是凈資產的會計科目均有別于企業會計科目的含義,外部信息使用者一般較難從會計報表中獲取自己所需的較直觀易懂的會計信息。

(三)人員因素對會計信息質量影響較大

會計信息化的特點,就是利用網絡能便捷的查詢到所需信息。當信息使用者過度依賴與相信電子數據,減少對紙質檔案的調查與驗證時,可能產生錯誤的結論。會計信息錄入人員在進行會計憑證等信息初始時,由于操作人員語言表達能力或報銷者含混表述等多種原因,錄入的信息與原始單據反映的客觀情況會有出入。當會計使用者僅以會計電子數據為依據做決策時,結論可能有偏差。

三、構建高校會計信息化體系的措施

(一)高校會計信息化軟件升級,增強數據通用性

一是會計軟件的通用接口標準化。構建高校會計信息化體系,首先要求構建開放的會計信息系統,具體可通過統一高校的會計信息化標準,規范會計核算軟件的數據接口來實現。如2005年頒布的國標《信息技術會計核算軟件數據接口》,對企業會計核算軟件的數據接口以標準化條款進行了規范,實現了不同的財務軟件以及相同財務軟件的不同版本之間數據信息的銜接,推動企業會計信息化的普及和提高。雖然各高校使用的電算化軟件各不相同,但隨著網絡技術的進步,軟件間的兼容性增強,不同核算軟件的數據接口技術已不再困難,再通過高校的主管部門實現會計核算內容的標準與規范化,高校間的會計信息互享將在技術上實現突破。

二是提升會計軟件的智能化。隨著會計信息化系統的普及運用,會計軟件將不再局限于會計人員使用。可通過授權控制,將預算執行控制職能分解于高校內各職能部門,部門負責人審批用款時,直接進入會計信息查詢系統,了解部門預算的下撥、使用與結余情況,網上直接點擊該項業務的批報項目、報銷金額等,生成業務授權號,通過數據加密直接傳送至財務報銷終端。當經辦人員到財務部門報銷時,會計人員可通過部門負責人的授權號與書面審簽實現對業務的雙重驗證,審核無誤后,通過網上銀行直接將報銷金額轉入當事人或往來單位的賬號,并及時以手機短信通知當事人進行核對;若有差誤,也可通過網絡直接反饋部門負責人。會計信息化軟件的智能化,將提升職能部門參與財務管理的能動性,提高財務人員會計信息錄入的正確性,加強內部控制的嚴密性。

(二)細化內部控制,確保數據安全

為了確保會計信息的處理質量,減少關生差錯或異外事故的概率,高校應制定詳盡的內部控制制度,防范風險。包括對程序安全的控制、人員工作職能的控制、數據維護的控制等。

一是程序安全的控制。首先要加強機房安全管理,無關人員不得進入機房,操作系統在無人時要進入密碼保護界面,密碼要定期或不定期地進行更換。其次,要加強程序的病毒防范措施,嚴控外部數據的導入功能,防范外部病毒入侵撰改數據。最后,要加強數據備份工作,對會計信息數據要定期進行磁盤與硬盤的雙備份。

二是人員職能的控制。在對人員職能進行設計時,要充分考慮職務的不相容原則,要將數據的維護人員與數據錄入人員的職能相分離,對不同數據使用者按需求進行功能限定,通過人員職能的控制,使各個部門權利相互牽制、相互制衡。

三是數據維護的控制。會計信息數據生成,包括數據錄入、數據審核、數據記賬、數據調用等過程。數據錄入要進行授權控制,并對輸入數據的正確性進行驗證,如借貸平衡驗證、數據類型合法性驗證等。數據審核,是對輸入數據的合法性與準確性的審查過程,要核對原始紙質憑證與機制憑證的一致性,表述的準確性等。數據記賬,是將審核無誤的會計信息記入本年賬簿,進行數據的歸集。數據調用,則是會計信息的輸出,輸出的信息應滿足信息需求,并建立標準化的報告編號、收發、保管工作等信息檔案。現行會計檔案管理要求,紙質檔案與電子檔案并行存檔保管,應對電子會計信息建立便于檢索與調閱的索引編號,文件的修改、更新等都應附有修改的書面授權證明,同時,會計信息系統應具備自動記錄工作日志的功能,利于管理者或審計人員的查詢與跟綜檢查。

(三)提升會計人員綜合素質

會計信息化,對會計人員的綜合素質提出了更高的要求。

一是提高會計人員的專業素質。高等學校的財務管理相對封閉,多年來高等學校會計制度基本變化不大,高校會計人員接觸企業會計制度的機會也不多,因此,高校會計人員主動了解財政部、教育部新出臺會計制度、會計準則等的能動性相對不高。隨著網絡、通訊的技術的發展,高校間人才的流動,國外人才與經費的交流,高校與業務往來部門的聯系打破了時間與空間的限制。開放社會的環境對高校會計人員的專業素質提高了更高的要求,既要熟悉高校的會計制度,也要了解業務往來企業的會計核算模式,還要了解國外高校的先進管理經驗,現在的高校會計不是會寫字會打算盤就可勝任,需要更高的專業技能。

二是增強會計人員的信息技術培訓。傳統手工方式下,會計人員只要掌握專業知識就可勝任會計崗位的要求。而會計信息化是建立在網絡平臺上的會計信息的管理,會計人員不僅要掌握會計專業知識,還要掌握網絡與現代通訊技術,了解銀行新型的結算方式等。我國高校會計人員的業務素質相對較弱,部分會計人員是通過短期培訓上崗,多數年齡偏大的會計人員對于英語與計算機技術掌握較少。會計信息化的數據均是建立在網絡技術的平臺上,當出現網絡故障時,電腦往往出現的是英語提示,這對于不懂英語的人而言,可能很簡單的處理也難摸到頭緒,甚至當事人誤按鍵時,可能對系統造成無法修復的損壞。會計信息化要求會計人員掌握一定的網絡技術,直接通過互聯網信息了解財政部的最新政策、了解教育部高等事業的發展動向,了解高校會計同行的研究前沿等,開放的互聯網信息可減化會計人員探討工作難題的工作量,加強行業間的互相取長補短。

三是會計人員開拓創新能力的培養。因多年的計劃生育國策,我國適齡入學人口將進入下降通道,而隨著教育國際化的發展,外國高校進入中國教育市場爭奪生源,使得高校間的競爭日趨激烈。教育資源的合理與優化配置成為高校提升自身實力的發展策略,其中會計信息是高校發展決策的重要參考,會計信息的數據質量將直接關系到決策的準確性與科學性,這勢必要求會計人員要有一定的創新能力。會計人員要創新財務管理,提高會計信息的使用空間,擴充會計信息的內涵,加入更多的輔助決策信息等。

參考文獻

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