淺談企業規范化管理工作

楊維維 藺玉芳

[摘 要]在推行規范化管理過程中,筆者首先對規范化管理有了一些體會:如規范化管理核心是標準化和數據化;它的難點在于改變人的習慣;要防止企業因規范化而走向官僚化。再次,筆者從加強與員工溝通,使規章制度落實到實際行動中,科學的制定管理文件和工作標準,用企業文化引導員工養成良好的習慣等角度出發來對進一步推行規范化管理進行探討。

[關鍵詞]企業規范 管理工作

隨著市場的日益國際化及競爭的不斷加劇,一個企業要想在市場中立于不敗之地,就必須加強并合理利用規范化管理這一杠桿。那么何謂規范化管理呢?規范化管理就是指企業通過有關管理制度、業務流程、操作手冊、考核辦法等手段將企業各方面的運作程序化、制度化、標準化,使各項工作有章可循,也使得各個崗位的責權明確,以達到提高企業運作效率并提高企業管理水平的目的。規范化管理是企業發展過程中必須采用的一種手段,是企業強身健體、練好內功、夯實管理基礎的基本要求,對企業健康持續發展及增強市場競爭力有著重要的意義和作用。

一、在推行規范化管理過程中的幾點體會

(一)規范化管理的核心是標準化和數據化。規范化首先就是要將各種工作標準制定出來,要將工作的結果、工作的內容、完成工作的時間、工作的程序等等進行標準化。這和簡單的制度化是不同的,因為這種標準化必須來源于實際工作的要求,而不能是某種官方意志。而且,作為一種規范化的工作標準,它主要是規定員工應該怎樣做,這跟很多制度重在規定員工不能怎樣做是不同的。其次,規范化管理的核心是數據化,制度制定一大堆,卻沒有大用處和實際效果,其中一個原因就是文字太多,數據太少。沒有數據,制度的內容就模糊,違反和遵守制度就沒有區別。但是用文字來寫制度容易,而用數據來表達一種規范就難了,數據所表達的東西是明白無誤地,所以以數據化為核心,企業的規范化工作就要從工作的分析開始,從各個環節數據的收集、整理、分析開始,經過較長時間的統計,才能成為一種工作的標準和要求,這與參照某些公認的“好制度”來寫文件有本質的不同。

(二)規范化管理的難點不是文件的制定,甚至都不是數據的收集,真正的難點在于改變人的習慣。習慣的力量是強大的,人們按照習慣的方式做事,自然又舒適,而違反一種習慣總是伴隨著不適和痛苦。所以,人們在做“對”的事情和在做“習慣”的事情之間進行選擇時,經常選擇的是做習慣的事。他們都知道該怎么做,但他們還是不那么做,他們仍然會按習慣去做。改變人的習慣是一個漫長和痛苦的過程,它遠比制定一些文本、條例、標準、數據要困難得多,而且要從我們自身做起改起,從習慣的改變入手來進行規范化管理才是真正能改變企業、提升企業管理水平的切實方法。

(三)要防止企業因規范化而走向官僚化。由于不了解規范化的實質,就會把文件的制定和遵守當成頭等大事。由于它不是著眼于人們習慣的改變,而制定的文件又缺乏實踐基礎,經常會遭致人們的抗拒。在這種執行與抗拒的較量中,管理的成本必然增加,并且,極易發展成形式重于內容的現象。人們會變成為規范而規范,失去了或忘記了規范的真正目的,這就是企業官僚化現象。

二、對進一步推行規范化管理的幾點想法

(一)加強與員工溝通,使規章制度落實到實際行動中。目前,大多數企業制訂的各項制度已經比較完備,但卻沒有得到很好的落實。如企業要求下班后要關閉電腦這項簡單的制度,在實際工作中卻不能得以很好的落實。這說明我們的員工沒有從思想上意識到規章制度的嚴肅性,聽之任之,我行我素。作為管理者,應該多同員工進行溝通,說明規章制度的目的和意義,教育和引導員工遵章守紀,讓規章制度確實落實到行動中,而不停留在紙上。

(二)科學的制定管理文件和工作標準。規范化管理的核心是標準化和數字化,這就要求我們在制定管理文件和工作標準時,要實事求是,要科學準確,要重視調查研究,杜絕閉門造車。比如,要求通信光纜中斷的修復時間為12小時,這在一定程度上很難實現。因為通信光纜熔接在很大程度上受制于光纜熔接機是否能夠及時到位。針對這種情況,在制定工作標準時應該區分相關維修工具是否配備齊全以及周邊相關維修設備的飽有量來分別制定。同時,要實地測試一次維修需要多少時間,根據測量的結果分別制定標準。

(三)用企業文化引導員工養成良好的習慣。一個企業的運作就像一個正在上坡的汽車,規章制度只是保證這輛汽車不后退的“止動力”,而要使汽車快速前進就需要有強大的“牽引力”,而這種牽引力就是由企業文化引導員工養成的良好習慣。如某公司職代會明確提出“隨著公司規范化管理的持續改進,創新能力的明顯提升,員工隊伍素質的不斷提高和實現發展遠景的需要,迫切需要以”學習、創新、務實、廉潔、高效“為核心價值理念的企業文化推動公司管理思維和發展觀念的轉變”。這就是要求我們從制度約束向文化影響引導轉變,以先進的企業文化來改變管理思維和行為,從物質和精神兩個層面來改變戰略,這也就是要求我們重新審視原來制定的一些規章制度,將要求員工“不能怎么做”改為“應該怎樣做”,進一步提倡員工“怎樣做更好”的創新思維。要求員工逐步養成一個好的習慣,改掉一些不適應公司企業文化要求的壞習慣,自覺主動地開展工作,強化文化的引導作用。

(四)充分運用負激勵來控制員工行為。激勵制度已是現代企業制度的核心內容之一,是確立企業核心競爭力的基石。正激勵能起到調動的作用,而負激勵則是能發揮控制的作用,但是在現代企業管理中企業家們常常是重視正激勵,而往往忽略了負激勵的作用。所謂負激勵就是對個體的違背組織目標的非期望行為進行懲罰,以使這種行為不再發生,使個體積極性朝正確的目標方向轉移,具體表現為紀律處分、經濟處罰等。企業一般都設有日常的行為準則、管理制度等,超出了這個準則、制度必然受到一定的制裁。負激勵作為一條“止步線”,也許作為一名企業員工很少注意到,實際上卻起到控制員工行為不可或缺的作用,在日常的潛移默化中,員工自覺或不自覺地已經接受了這種負激勵制度的約束,無形之中給企業的管理行為帶來一種持續良性循環效應。比如,在制度中規定“上班遲到一次扣薪100元”,所有的員工都知道不能遲到,否則會被處罰,正常情況下,員工自然而然地養成了按時上班的習慣,管理者其實只應用了一條負激勵的約束機制,就管住了整個企業的勞動紀律。

總之,規范化管理的方法形式多樣,關鍵在于企業管理者的科學管理及方法的靈活運用,再加上行之有效的實施與監督,那么我相信,企業員工的素質將會進一步得到提升,管理水平也將會跨上一個新的更高的臺階。

參考文獻

[1]賀妍《論多變戰略環境下企業財務管理能力》《財會通訊》綜合版,2007年第6期