企業采購業務內部控制的設計

[摘 要]《企業內部控制基本規范》的發布,為大中型企業內部控制體系建設做出了指導和提出了新的要求。本文立足于業務層次,針對企業的采購業務循環,從控制環境、控制目標、潛在風險、控制流程、控制要點、控制政策和控制載體進行分析,力求對企業采購業務的內部控制設計有所裨益。

[關鍵詞]采購業務 內部控制 設計

作者簡介:解輝(1971-),女,河北省秦皇島市人,管理學碩士,高級會計師,秦皇島港股份有限公司第八港務分公司財務科長,從事會計核算與財務管理研究。

2008年6月,財政部等五部委發布了聯合制定的《企業內部控制基本規范》,其適用范圍為中華人民共和國境內設立的大中型企業,小企業和其他單位可以參照實施。這樣,按照《企業內部控制基本規范》要求,建立一套以防范風險和控制舞弊為中心的內部控制制度體系,以不斷完善治理結構和內部約束機制,不斷提高經營管理水平和可持續發展能力就成為各企業提上日程的重要任務。

采購是企業生產經營過程的重要環節,其業務的范圍通常包括原材料的購置,固定資產的購置和更新,設備運行及維修保養所需消耗性燃物料購置,以及用于勞動保護和經營管理的其他物項采購等。本文力求通過梳理企業采購業務流程,實現采購業務管理的程序化、規范化、標準化、系統化,有效控制采購過程中的現實風險和潛在風險,合理保證企業目標的實現。

采購業務的內部控制要針對業務循環過程和特征,結合控制環境、控制目標、潛在風險、控制流程、控制要點、控制政策和控制載體進行設計和構造。

一、創造良好的控制環境

良好的控制環境是建立有效內部控制體系的基礎。對于采購業務而言,創造良好的控制環境要做好以下幾個方面:

(一)在勝任能力與權責分配方面:企業辦理采購、驗收、庫管與付款等業務的人員應當具備良好的業務素質、敬業態度和職業道德;建立采購授權政策,根據采購物資類別和所需資金量的大小,明確權限,逐級審批,實行分級分權管理;安排非采購的專門部門或人員承擔審查和監督工作;應適時安排采購與付款人員的崗位輪換。

(二)在不相容職務分離方面:企業要全面系統地分析、梳理采購業務流程中所涉及的不相容職務,實施相應的分離措施,形成各司其職、各負其責、相互制約的工作機制。請購與審批、請購與采購、詢價與確定供應商、采購合同的訂立與審計、采購與驗收、采購驗收與相關會計記錄、付款審批與付款執行、應付賬款記錄與付款、內部檢查與業務執行和記錄等崗位必須分離。

(三)在人力資源政策方面:企業應建立有效的人力資源管理機制,確定有針對性的聘用、培訓、業績考評及晉升等激勵政策,定期考評,獎優罰劣。

(四)在信息系統支持方面:企業應建立供應商信息庫和市場價格信息庫。按照供應商報價比信息庫中價格高出的幅度設置警告級別,警告發生時,審價人員根據級別將情況分別報告給合同部門負責人或上級主管;采購業務完成后,企業還應根據差異分析報告或采購工作評價,對供應商進行評價,及時更新、升級供應商信息庫。

二、設定明確的控制目標

企業應根據自身狀況,為采購業務的內部控制設定合理的控制目標。一般而言,港口企業采購業務的控制目標主要包括以下內容:(1)保證所采購貨品材料的質量合格,規格和數量準確無誤;(2)保證以公平且具有競爭力的價格采購到貨品材料;(3)保證在規定的時間和地點交貨;(4)盡量減少庫存,優化庫存周轉;(5)選擇合格供應商并對其進行有效管理;(6)確保訂單、合同經過被授權人批準;(7)確保最大限度的集中采購,實現規模效應,降低采購價格;(8)準確地記錄實際收到的貨物;(9)所有退貨都應準確記錄并受到監控,不合格貨品的責任追溯到供應商;(10)嚴禁未經授權的機構和人員辦理采購與付款業務,保證采購業務合法有效;(11)嚴禁未經授權的人員簽發支票,保證貨款支付準確合理;(12)保證輸入系統及輸出會計數據的真實、準確、合理性。

三、識別潛在風險

根據控制目標,企業應識別出采購工作中通常可能出現的潛在風險以便在控制中加以防范。港口企業采購業務中的潛在風險通常包括:(1)所采購貨品質量不合格;(2)規格和數量與合約不符;(3)交貨時間與地點與合約不符;(4)供應商管理混亂; (5)采購員收受回扣; (6)庫存不合理,積壓或短缺材料;(7)未經授權的機構或人員辦理采購與付款業務;(8)所采購貨品材料違反企業政策或國家法規;(9)產生錯誤或重復的應付賬項;(10)會計資料虛假或不完整。

四、針對流程制定控制要點和控制政策

企業應當根據采購業務內部控制目標,結合風險應對策略,綜合運用不相容職務分離控制、授權審批控制、會計系統控制、財產保護控制、預算控制、運營分析控制和績效考評控制等控制措施,對采購業務流程進行有效控制。

根據采購業務的一般業務流程,其關鍵控制環節包括以下6項作業:

(一)請購作業控制

控制流程:預測需求→編制采購預算→由使用部門或物項保管部門提出請購→審核和審批→采購部門執行采購

控制要點和政策:①請購和審批崗位分設,職責分離。②根據采購預算、運行需求、庫存控制水平對請購的品種、數量、時間、成本、質量等加以控制,依據一定的標準確定請購的審批權限。③請購單應詳細注明參考廠商、規格、型號、 數量、質量等級及需用期限、注意事項等。④對緊急采購的必要性進行審查和相應的責任追究。

(二)采購作業控制

(1)選擇供應商的控制

選擇供應商的程序:供應商開發→資信調查與質量評估→可行性論證→評估與調整

控制要點和政策:①供應商的選擇標準應包括基本標準、資信品質標準、道德規范標準、權重調整標準。②供應商的選擇應由采購部門、資信-品質評價部門、專家委員會、決策委員會共同做出。③企業應按與其合作的密切程度將供應商分為一般供應商、伙伴供應商和戰略供應商,并分別對其進行管理和控制。④以合同形式進行采購。⑤選擇的供應商應在三家以上。

(2)確定價格的控制

控制流程:詢價(了解相關產品報價)→比價(遵循價格優先的原則)→議價(議定價格進行采購)→定價(通過議定、公開市場確定或招標定價等方法實現)

控制要點和政策:①價格控制標準方面:企業應以。 “公平價格”為基礎,了解市場供求等影響價格的因素和供應商的成本項目、價格制定方法等成本結構因素,還應關注折扣、價格變動條款等相關內容。②組織控制、授權與批準控制方面:企業應成立價格審批委員會、價格管理部門或小組。價格審批委員會由采購、請購、運營、財會、內審、法律等部門的負責人組成,負責采購價格的審定,并授權有關部門進行價格調查、詢價、核實和考核等;價格管理部門或小組受價格管理委員會的授權批準相應的采購價格的執行。經批準后,由價格責任部門即采購部門負責執行相應的采購價格。

(3)談判、簽訂合同的控制

控制流程:制定談判目標→授權確定責任→具體談判→采購合同初審→律師審核→采購合同審批→合同監督執行

控制要點和政策:①合同審批委員會(審批責任人)、采購部門(采購主管)、談判團隊(談判主代表)等崗位必須分設。②賦予相關部門和人員相應的責、權、利,實行責任追究制度,較大的合同須經過法律查核程序。

(4)發出訂單:由專職人員負責

(5)督促訂單和反饋:由專職人員負責

(三)驗收作業控制

控制流程:采購部門書面申請→驗收部門自行安排人員或送對外委托單位實施檢驗和驗收

控制要點和政策:①由符合條件的部門或組織完成驗收作業。它可以是單設的檢驗和驗收中心、倉庫保管部門、用料部門、專業實驗室,也可以是外部的專業單位。②依據所采購物項的種類和特性、定購合同、訂單制定驗收標準,確定檢驗的手段和方法、允許誤差的范圍。③對所有采購的物項都必須由獨立于請購、采購、財會的驗收人員編制一式數聯的驗收報告,如實記錄供應商、運輸人、訂單編號、請購部門、物項名稱、品種、規格、數量、質量等內容。 ④采購部門要及時根據驗收結果處理采購物項,符合規定標準的應及時安排入庫;對于存在物項內容、質量、數量等問題的,應分清供應商和運輸人的責任,按照違背合同分別予以處理。

(四)付款作業控制

流程控制:應付賬款的審核和記錄→債權人請款→負責人審批→財會部門主管審核→會計記錄→與供應商對賬→出納付款等環節

控制要點和政策:①財務部門應建立付款管理和控制制度,規定處理流程,制定相應的責任條款。②財務部門應設立專人進行應付賬款的記錄、管理和控制,人員職責分離;應付賬款的記錄管理人員必須根據審核無誤的有效原始憑證(供應商提供的銷售發票,采購部門提供請購單、有效合同、訂單、退貨/折扣單,倉儲部門提供的入庫單,驗收部門的驗收報告等)進行賬務處理;登記時要及時扣除相應的預付賬款、折扣款項、罰款、及現金折扣等;明細賬應定期與總賬、與對方財會部門對賬。③出納憑付款憑證付款;出納支付款項時,除特殊情況外,現金只能用于規定數額以下的支付;通過銀行支付,必須將款項直接付給收款人;檢查收款人是否有預付款、罰款、應扣款項或欠款等;預付采購款的支付,必須經過一定的審批程序;確定享受供應商現金折扣的業務,要安排資金,在恰當的時間及時支付。④對于是否享受供應商的現金折扣,由出納人員提出;財務部門主管統籌考慮企業的資金狀況、資金市場走勢、利率水平、折扣大小、對企業價值和信譽的影響、與供應商的關系等因素,決定是否享受供應商的現金折扣,并監督執行。⑤對于零星采購備用金,財務部門要制定相應的管理控制制度,實行借款責任制;備用金額度的確定必須會同采購部門主管商定并經財務部門主管審批;相關的采購人員必須辦理書面借款手續,并及時報銷或退回;財務部門單獨列賬,及時清理。

(五)違背合約作業

對于供應商出現的逾期未交貨、延期交貨、發生短缺現象、出現質量問題以及運輸單位違約現象,企業應分別做出催促、追索賠償、罰款、退貨等違約作業。

(六)差異分析與采購工作評價

采購業務完成后,企業應以企業戰略和預算為標桿進行差異分析,并根據采購效果和效率兩項績效指標對采購工作進行評價。

采購效果評價包括采購價格與成本標準、采購物項與質量標準、采購物流標準等;采購效率評價包括采購組織標準(衡量完成采購業務所要使用的重要資源的指標,如人員、管理、程序、信息系統等)、采購制度(預算制度、責任制度、獎懲制度等)。企業根據差異分析和采購工作評價對預算進行修訂,對采購業務流程的控制進行改進。

五、控制載體

在采購業務內部控制中,企業應當建立信息與溝通制度,明確內部控制相關信息的收集、處理和傳遞程序,確保信息及時溝通,促進內部控制的有效運行。各流程間相關信息處理和傳遞的載體通常包括:

⑴計劃單或者請購單(請購部門→到采購部門,財務部門);⑵審批單(包工辦蓋章);⑶可選供應商清單;⑷供應商價格與市場價格清單;⑸招標文件;⑹投標書;⑺合同及合同草本(采購部門→請購、倉儲、財務部門);⑻訂單(采購部門→供應商,財務部門);⑼驗收單(驗收部門→財務部門);⑽入庫單(倉庫→財務部門);⑾賣方發票(供應商→財務部門);⑿賣方對賬單(供應商→財務部門);⒀付款憑單(財務部門編制用于核對);⒁庫存材料明細賬(倉庫→財務部門);⒂應付賬款明細分類賬(財務部門編制用于核對)等。

參考文獻

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