ERP系統風險防控及在會計工作中的運用

李怡

ERP(Enterprise Resources Planning,“企業資源計劃”系統)是由不同功能模塊組成的軟件包,它采用計算機和網絡通訊技術的最新成就,是旨在對企業的多種資源進行計劃和實現物流、資金流、信息流(“三流”)統一的操作平臺和管理信息系統。ERP就是一個應用軟件系統,基本思想是將企業的業務流程看作是一個緊密聯接的供應鏈,并將企業內部劃分成幾個相互協同作業的支持子系統,如財務、市場營銷、生產制造、服務維護、工程技術等,可對企業內部供應鏈上的所有環節如訂單、采購、庫存、計劃、生產制造、質量控制、運輸、分銷、服務與維護、財務、成本控制、經營風險與投資、決策支持、人力資源等有效地進行管理,從管理范圍和深度上為企業提供了更豐富的功能和工具。通過利用信息技術,實現企業內部資源的共享和協同,使得各業務流程無縫平滑的銜接,從而提高管理的效率和業務的精確度,獲得盈利能力的提高。

ERP系統實施過程中還是有相當大的風險,還是要加以重視的。主要的風險如下:

一、項目規劃風險:在ERP項目實施前缺乏規范或規范不合理。ERP系統是一種先進的管理模式;一種網絡化的信息系統;一款商品化的軟件產品。僅有軟件產品,管理模式和信息系統沒有跟上都會造成最終的失敗,三者缺一不可。

二、軟件風險:在企業實際選擇ERP 系統時, 由于沒有清晰地定義自身的需求和期望, 往往導致硬件選型及ERP軟件選擇錯誤。選擇的軟件在日常業務中并不適合企業的實際需要, 從而導致投入了很高的成本卻沒有達到預期的效果。

三、環境風險:在企業內部由于企業的經營是一個連續的過程,舊的管理模式不可以在一夜之中被打破,新的管理模式也不可能在一夜之間被確立,雙方的磨合和逐步的替換,使得人們的管理工作量在某一時期將大大的增加,其間很多沒有預計的成本將不斷產生。企業外部環境對企業實施ERP的風險,有法律環境風險、資本市場環境風險等。實施過程控制不嚴格,階段成果未達標, 項目如果不能按期完成達到預期的效果, 其負面效應也可能導致股東、客戶或者供應商的不滿, 進而影響企業的籌資融資和生產經營活動, 從而形成資本市場環境引發的風險。

四、流程風險:設計流程缺乏有效的控制環節,項目在實施過程中的負面效應可能會破壞正常的業務流程并影響業務的連續性; 由于無法獲得管理與軟件系統兼顧的專門人才, 項目的結果可能會不符合管理層和最終用戶的期望;信息技術基礎結構存在問題可能影響報表的完整性、準確性和數據的可獲得性。

五、決策風險:實施效果未做評估或評估不合理,導致決策信息風險的主要因素是在進行決策時所依據的數據信息或是采用的決策方法、決策程序不正確。

六、系統安全性風險:系統安全設計不完善,存在系統被非法入侵的隱患,災難防范措施不當或不完整,容易造成系統崩潰。ERP是一個信息高度集成的管理系統,不僅可以使企業內部的物流和資金流實現集成,而且也可以將企業外部有關供貨商以及其市場和客戶的物流和資金流信息集成在一起。雖然一方面保證了數據的一致性和共享性, 減少了重復勞動, 但另一方面, 數據的所有權和維護成為了一個問題。如果存在不合適的訪問權限的定義, 缺乏有效法規對系統使用的控制, 系統中一些機密數據特別是財務數據會變得透明, 給企業帶來重大的損失。因此, 系統的安全問題比傳統會計軟件系統復雜得多, 其財務數據被截取和篡改的風險也大得多。

盡管ERP 系統的使用會引入新的風險, 但只要能識別ERP系統實施應用過程中的風險, 針對這些風險, 采取相應的控制措,進行有效地監控,就可以降低或化解風險。ERP實施是一項艱巨的任務,不是單單的軟件應用,也不是單單的生產管理,而是把生產管理的流程細化到軟件的應用當中。充分利用ERP系統的集成性、先進性、統一性、完整性、開放性的優點,使得企業內部信息傳遞效率得到提高,各類報表匯總更及時,這些能提高企業各級管理層的決策準確性。以下是本公司實施中風險的防范措施:

(一)公司領導高度重視,詳細制定出實施計劃。在打算采用ERP系統時全面考慮內部外部的環境和企業自身的條件,分解出每一步實施的計劃和每一期要達到的效果。

(二)立足本企業, 選擇合適軟件。公司綜合了解市場上多種ERP軟件,對其從功能、開發工具、價格、軟件商的技術支持能力等多方面進行考察, 并將自身的實際需求與軟件系統很好地進行匹配, 從而選擇最適合本企業的ERP 系統進行操作。

(三)充分細致地做好實施前的準備工作,調動不同部門協同作戰,更好地使用企業的資源。法律部門掌握相關法律法規和行業要求,做好ERP系統和外部法律環境有效銜接。做好項目的動態預算, 充分估計可能的變化, 為整個項目提供充分的資金保證。因為這種投資不是一個一次性的投入過程,企業一旦選擇信息化之后,可能產生一次性的購買硬件和軟件的費用,但隨之而來的相應的維護和服務確是一項常年的投入,特別是由信息化而引發的對企業整體人員基本素質的提高的需求,更是需要一個長期的培訓投資過程。按公司ERP實施目標、客觀的評價標準和科學的評價方法,正確地評價實施成果。

(四)成立ERP小組,加強培訓,做好新舊系統交替工作,對公司內部業務流程和管理過程進行了優化、重組。公司從業務、IT、財務等部門抽調人員組成ERP工作小組,針對選定軟件進行開發,使得主要的業務流程實現了自動化,編制出符合公司業務特點的操作模塊;根據公司業務的特點及最終客戶的需求開發多類型的報表,豐富壯大了系統的查詢功能。對所有最終用戶進行培訓,企業內部須全員參加并考核。同時做好新舊系統并行工作,并嚴格備份。各部門必須提高工作效率,在籌備新系統的同時處理好日常工作。對原系統的數據進行整理,使其成為符合ERP新系統要求的上線數據。對企業的業務流程進行重新梳理,使用成熟、先進的ERP 系統的業務流程模板進行合同創建、執行等操作步驟,慢慢上手,達到熟練掌握的目的。

(五)公司管理人員轉變管理理念,只有深刻理解、全面消化吸收新的管理思想,并結合企業實際情況加以運用,才能充分發揮ERP 系統帶來的效益。ERP是建立在標準化管理基礎上,標準化管理可以提高ERP應用的成功率。ERP系統是對企業物流、資金流、信息流進行一體化管理的軟件系統,軟件的應用將跨越多個部門甚至公司的多個企業平臺,在公司中用利潤中心編碼這條線串起不同公司平臺的操作,最終將同一利潤中心在不同平臺的業務操作結果反映在一張報表里,不同幣別也可以進行換算后反映?，F代企業競爭不是單一企業與單一企業間的競爭,而是一個企業供應鏈與另一個企業供應鏈之間的競爭。ERP系統實現了對整個企業供應鏈的管理,實現集成化應用,建立企業決策完善的數據體系和信息共享機制,建立一個可以不斷自我評價和不斷改善管理的機制。

(六)通過設置操作權限,保證系統中數據的安全。ERP系統的數據由業務前端高度集成的,數據在各業務系統之間高度共享,所有源數據只需在某一個系統中輸入一次,數據的來源唯一,避免了重復輸入和其他人為因素帶來的誤差。數據及數據處理的結果可以由公司IT部門設置操作權限給相關授權人,被授權人員才可以實時共享系統中的信息,根據實際需要進行多路徑查詢。公司選用的軟件對系統數據的修改,都會在系統中留有痕跡,可以追溯所發生的相關業務活動,保障系統信息的完整和真實。

IT技術的發展,ERP系統得以用計算機軟件系統將先進的管理思想在現實中實施應用,反映現代化管理對企業合理調配資源,最大化地創造社會財富的要求,成為現代企業的運行模式,成為企業在信息時代生存、發展的基石。企業這種管理模式的變化,對于企業的會計人員來說要適時調整工作的側重點。

ERP系統通過事務代碼處理相關的會計核算科目與核算方式,以便在事務處理發生的同時自動生成會計核算分錄,保證了資金流與物流的同步記錄和數據的一致性。實現會計信息直接來源于業務本身,而非財務系統本身,系統中多數會計憑證是自動生成的,只有不涉及到合同內容的憑證由會計人員手工錄入。財務人員從日常以會計憑證編制為主的工作中解放了不少,而是轉向加強對從業務前端產生的憑證進行審核。審核業務前端發票校驗時往來的客戶、供應商與合同的相一致性;會計科目的選取和對應的附件是否符合會計準則的要求,及其在會計報表中反映的結果是否可行。因為業務人員不是專業的會計人員,因此對從他們手上產生的會計憑證中會計科目在會計報表相關欄目的歸集不具備敏感性,作為會計人員就要將工作重點轉移到審核上來,關注合同的毛利率等財務指標,發現錯誤及時要求業務前端進行改正。會計人員要多跟業務人員請教業務流程、合同創建等等方面的事項,多了解業務方面的知識,以便于自己在ERP一體化的系統中更好操作、查詢、發現問題。

上了系統后,財務人員可以從終日埋頭于日常憑證處理中騰出更多時間和精力來關注企業的發展,使得財務人員的視野和思維變得更開闊。利用系統自有的多種維度的查詢和公司自行開發的業務報表和財務報表的查詢,了解公司整體業務的信息,做好事前的預測和決策、事中的監督和控制、事后的核算和分析,朝著管理會計方面發展,為公司管理層提供更多實用的信息資料。

公司上下同心,防范風險,成功實施ERP,最為顯著的是帶來直接的經濟效益的提高,其次是管理的標準化、規范化,然后是行業競爭力的提高。另外,它還對企業形象改善、管理思維提升、員工積極性的激勵方面都有所幫助。