關于企業會計電算化環境下的內部控制

任旭波 張 彥

[摘 要]企業目前大部分都已經建立了電算化會計系統,這使得企業會計核算和會計管理的環境發生了很大的變化,會計核算的速度、準確性和可靠性得到了巨大的提高。但是也應該看到電算化的快速發展在給企業帶來巨大效益的同時,也給企業內部控制制度帶來新的問題,提出新的要求。如何建立電算化會計電算化信息系統內部控制制度就顯得十分必要。

[關鍵詞]會計電算化 內部控制 風險

作者簡介:任旭波(1979年7月-),內蒙古通遼市人,通遼熱電有限責任公司財務科;張彥(1979年6月-),吉林省吉林市人,東北電力學院經濟管理學院企業管理專業研究生。

眾所周知,企業的內部控制是保證企業正常經營的基礎,內部控制的好壞直接關系到一個企業的經營成敗。會計電算化是以電子計算機為主的當代電子技術和信息技術應用到會計實務中的簡稱,它是一個用電子計算機代替手工,實現記賬、算賬、報賬、查賬等過程,并替代部分需由人腦完成的對會計信息(數據)的統計、分析、判斷乃至提供決策的過程。本文通過分析會計電算化系統對內部控制影響的基礎上,提出了完善會計電算化系統內部控制的一系列措施。

一、會計電算化環境下開展內部控制的必要性

隨著會計電算化信息系統的發展,我國也越來越重視對內部控制的研究,并發布了一系列規范和指導意見,促進了企事業單位內部控制的建立和完善。可是仍有許多企業還未意識到電算化下內部控制的必要性和重要性。在電算化下,原有的許多業務處理程序被大大簡化,大部分處理由計算機完成,手工條件下的一些內部牽制措施無法執行,會計人員無法直接參與管理和控制,導致會計業務控制效率低下。同時實施會計電算化以后,會計人員的職能劃分發生了很大的變化,以電算化系統主導型的業務處理,會計人員的職能開始從核算型向管理型轉變。相關會計人員既可從事數據的輸人,又可負責數據的輸出和報送。如果不加強內部控制,就會使某些計算機操作人員直接對使用中的程序和數據庫進行修改,對處理結果進行操縱,從而加大了出現錯誤和舞弊的風險。從我國目前會計電算化發展的實際可以看出,企業不重視電算化會計信息系統的內部控制建設,從而使電算化后,企業經營失敗、會計信息失真及不守法經營行為時有發生。面對我國企業電算化內部控制總體薄弱的客觀事實,如何根據自身特點,尋求建立和完善電算化會計內部控制的措施,己經成為我國多數企業實現會計電算化必須重點考慮的課題。為了適應國際化的發展,適應全球經濟的發展,我國會計電算化必須跟上國際的步伐,帶來的挑戰將是前所未有的,所以也要求我們必須加強內部控制。

二、會計電算化環境下給內部控制的帶來的影響

在會計電算化環境下由于會計信息處理方式和方法的計算機自動化,這使得會計業務處理程序和工作組織等各方面發生了質的變化,由此引發會計的內部控制體系也出現了一些新的問題。

(一)計算機數據處理方式變化帶來的問題

在電算化會計中,計算機輸出的數據是在程序控制之下進行的,對輸入的數據自動進行加工和處理,并儲存于磁性介質上。很多錯誤沒有辦法發現。因此,必須由人工事先進行審核原始數據再輸入計算機,一旦原始數據發生錯誤或者輸入錯誤,計算機無法識別,將會造成輸出失真的會計信息。正因為如此,對電算化內部控制提出了新的具體要求:所有的數據處理方法和過程都必須規范化,并保證其準確性,這樣才能保持會計信息質量的真實性、準確性和完整性。

(二)信息存儲在磁性介質上,易于修改問題,容易造成計算機犯罪

與手工條件下相比,電算化會計數據和信息都存儲在磁(光)性介質上,極易被篡改而不留任何痕跡,不象手工在紙介質上修改困難,修改會留有痕跡。另外,電磁介質易受損壞,一旦損壞,損失比較大。而隨著數據庫技術的提高,數據高度集中,一些不法人員有可能通過計算機和網絡竊取數據文件或者銷毀數據。發現計算機舞弊和犯罪的難度較大,具有很大的隱蔽性和危害性。如何使磁性介質上的數據安全可靠、防止數據被非法修改是一個非常重要的問題,也對我們提出了新的要求。

(三)Interne對電算化會計信息系統的影響

Internet在會計軟件中的應用對電算化會計信息系統的影響是革命性的。網絡系統的開放性、分散性、數據的共享性等方面大大超過了以往的系統,網絡的應用在很大程度上彌補了單機電算化系統的不足,極大地改變了以往計算機會計信息系統的應用模式,使電算化會計系統的內控制度更加完善。擴展了系統運行的環境的同時也給計算機會計信息系統內部控制帶來新的問題。尤其是網絡病毒和黑客攻擊的可能性更大,對此我們更應當給予充分的重視。

三、加強會計電算化內部控制的措施

要完善電算化環境下企業的內部控制可以從計算機會計系統的建立和運行過程來進行控制,主要針對系統開發和實施的控制、對計算機會計系統各個部門的人員和組織管理控制、對計算機會計系統日常運行過程的安全控制和操作控制以及加強內審等。

(一)系統開發和維護控制。企業是用電算化會計系統,不論是自行組織開發還是購買商品化會計軟件,都必需遵循國家有關機關和部門制訂的標準和規范。目前我國已經頒布的有關國家標準和規范主要由財政部1996年頒布執行的《會計電算化管理辦法》共十二條,對會計電算化管理進行了基本規定,而《會計核算軟件基本功能規范》對于軟件的質量做出了規定,《會計電算化工作規范》對會計電算化工作做出全面規定等。按標準和規范開發的電算化會計系統可以使企業會計系統更加可靠、更加完善,并且有利于系統的發展和更新。

(二)系統安全控制。系統的可靠性、信息的安全性及信息處理的正確性都倚賴于強有力的安全控制。影響系統安全的因素很多,電算化的外部環境、工作失誤、計算機病毒以及舞弊犯罪活動等。外部環境尤其注意電源安全,保證不斷點,安裝不間斷電源;同時要有適當的溫度和濕度,太高太低的溫度都不能讓系統正常工作;數據安全控制方面一定要在存儲和備分數據時候,一定保護好數據不被破壞,使得數據能夠恢復到最好的狀態;軟件的安全,防止病毒的入侵,防止軟件別串改,要使用防毒工具,不是用盜版軟件等。

(三)操作控制。操作控制是通過制定嚴格的、標準的操作規程,并認真地加以執行來實現的,操作人員有嚴格的權限限制和密碼控制,上機前做好各方面準備工作,對輸入的信息進行嚴格的審核,憑證和報表信息要認真檢查確認。儲存的文檔資料要有領導審批才能調閱。

(四)電算化系統的實施控制。建立相應的數據輸入控制方法,比如科目代碼限制,平衡控制等。人員操作時候,實行牽制制度,互相驗證、重復輸入邏輯控制,順序校驗等過程控制;輸出和處理過程控制主要通過審核的程序,和人員的控制。

參考文獻

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