簡析“組織結構設計”

張 霄

摘要:在組織目標實現(xiàn)的過程中,組織結構起著很重要的作用,組織結構設計的內容、程序、原則等對組織的發(fā)展至關重要。

關鍵詞:組織結構;內容;程序;原則

中圖分類號:F272.92文獻標識碼:A文章編號:1006-8937(2009)18-0095-02

一個組織的存在,是為了達成一定的目標,在這個目標實現(xiàn)的過程中,組織結構起著很重要的作用。在這個組織的建立之初,管理者會根據這個目標來制定實現(xiàn)這些目標的戰(zhàn)略,確定這個組織的各個組成要素的排列——結構。而組織結構的存在保證了在實現(xiàn)組織目標過程中員工活動的秩序性和協(xié)調性。任何組織的最高管理者必須保證本組織的結構能夠適應發(fā)展戰(zhàn)略的要求,而為了達到這個要求,同時由于組織面臨的環(huán)境的復雜性,組織結構要注重進行調整和改革,所以組織結構的設計就顯得尤為重要了。文章將從組織結構設計的概念、內容、程序、原則等方面來展開分析:

1組織結構設計的概念

組織結構的設計是一個復雜的問題,在進行組織結構的設計之前,要考慮組織和組織結構。

1.1組織與組織結構

組織是指職責、許可權和相互關系得到安排的一組人員及設施(GB/T19000─ISO9000:2000),組織意味著一個正式的有意形成的職務結構或職位結構。

組織結構是指人員的職責、許可權和相互關系的安排(GB/T11000─ISO9000:2000)。

在現(xiàn)代社會,組織的類型和種類越來越多。同時,由于組織規(guī)模的不斷擴大,組織面臨的內外環(huán)境的日益復雜,組織結構顯示出來的作用也越來越突出,越來越重要。主要是因為組織結構是企業(yè)資源和權力分配的載體,在企業(yè)的員工——人的能動行為下,通過信息傳遞,承載著企業(yè)的業(yè)務流動,推動或者阻礙著企業(yè)使命的實現(xiàn)。許多管理學家在分析組織活動成敗的過程中,得出這樣的結論:一個組織生命力的強弱往往與它的組織結構有直接的關系。組織結構合理,就會發(fā)揮巨大的“群體效應”;而組織結構不合理又會造成目標分散和力量的耗散。正是由于組織結構在企業(yè)中的基礎地位和關鍵作用,組織結構的設計才顯得尤其重要。

1.2組織結構設計的概念

所謂組織結構設計,就是為了保證組織目標的實現(xiàn),使組織現(xiàn)有的資源能最大限度的發(fā)揮作用,對組織內各個要素的職務范圍、權利、責任、架構進行確立、調整的過程。對這一概念的理解我們可以從以下方面去理解:

①組織結構設計存在的目的,是為了保證組織的目標的實現(xiàn),使現(xiàn)在的組織要素組合起來能發(fā)揮發(fā)揮1+1>2的整體效應;②組織結構設計其實是對組織的各個要素重新進行安排的過程,是對各個要素的位置進行優(yōu)化安排的過程;③組織結構設計能使現(xiàn)有的人力、物力資源發(fā)揮最大限度的作用。

2組織結構設計的主要內容

恰當的設計組織結構,對于實現(xiàn)組織的目標是十分重要的,我們在進行組織結構設計時,必須正確考慮6個主要內容:職能設計、框架設計、協(xié)調設計、規(guī)范設計、人員設計和激勵設計。

①職能設計。在組織結構設計時,首先應該考慮的是職能設計。職能是指人、事物、機構所應有的作用。從人的職能角度講,是指一定職位的人完成其職務的能力;事物的職能,一般等同于事物的功能;而機構的職能一般包括機構所承擔的事務、職權、作用等內容。職能設計指的是設計企業(yè)的經營職能和管理職能。企業(yè)作為一種組織形式,要根據它的發(fā)展戰(zhàn)略和目標來設計經營、管理職能。企業(yè)的職能定位是否合理,將直接影響組織結構發(fā)揮作用。

②框架設計。框架設計在企業(yè)組織設計中占據了一個主要部分,運用較多。其內容簡單來說就是對組織的縱向結構、橫向結構以及職能結構的劃分?？v向結構指的是管理幅度和管理層次的劃分;橫向結構指的是組織內部門的劃分;職能結構是對職權的劃分。

③協(xié)調設計。協(xié)調設計是指對組織內的各個構成的協(xié)調方式的設計。在一個組織內,要有分工,更要有協(xié)作?？蚣茉O計研究的是分工,協(xié)調設計研究的就是協(xié)作。而做同一件事,協(xié)調的方法不同,得到的結果也會有差異。協(xié)調方式的設計就是要保證組織內已經分工的各個層次、各個部門之間怎樣進行合理的協(xié)調、聯(lián)系、配合,才能保證各個層次和各個部門高效率的配合,發(fā)揮管理系統(tǒng)的整體效應。

④規(guī)范設計。規(guī)范設計就是組織內的管理規(guī)范的設計。管理規(guī)范就是企業(yè)的各種規(guī)章制度,它是管理實施過程中的準則。組織結構設計最后還是要以規(guī)章制度來體現(xiàn),進而落實到實處。通過管理規(guī)范能保證組織內的各個構成要素,按照統(tǒng)一的要求和標準進行配合和行動。

⑤人員設計。人員設計就是組織內的管理人員的設計。管理者是將企業(yè)的組織結構設計成為現(xiàn)實的基礎,因為每一項設計都要管理者去執(zhí)行。所以,按照組織設計的要求,必須進行人員設計,根據人事相匹配的原則,配備相應數量和質量的人員。

⑥激勵設計。激勵設計就是在組織中設計相應的激勵制度,定期或不定期的對管理人員進行激勵,以保證他們的工作積極性。激勵包括正激勵和負激勵。正激勵包括工資、福利等,負激勵包括各種約束機制,也就是所謂的獎懲制度。激勵制度一方面可以很好的調動管理人員的積極性,另一方面也能防止一些不正當和不規(guī)范的行為。

3組織結構設計的程序

①確定組織的發(fā)展戰(zhàn)略及目標。組織的發(fā)展戰(zhàn)略和目標是開展組織結構設計時首先要考慮的因素,因為一個以制造為主的企業(yè)和一個以貿易為主的企業(yè)的組織結構是必然不同的,同時,組織的主要資源分配的方向決定于組織的戰(zhàn)略和目標,而組織結構設計的目的就是為了更合理的利用組織的現(xiàn)有資源,達到整體資源使用效益最大化,進而實現(xiàn)組織的發(fā)展目標。所以,組織結構必須能夠支撐組織的戰(zhàn)略發(fā)展要求。

②根據組織目標來確定企業(yè)的業(yè)務流程。組織的目標是企業(yè)發(fā)展的方向,為了實現(xiàn)組織的發(fā)展目標可以確定企業(yè)應該要開展的業(yè)務內容。將業(yè)務內容進行分類,明確各個類別的大致范圍和工作量,確定企業(yè)的業(yè)務總流程。使總體業(yè)務流程優(yōu)化,才能保證業(yè)務內容的順暢完成。

③根據組織的業(yè)務流程來確定組織的結構框架。ISO9000稱:業(yè)務流程是一組將輸入轉化為輸出的相互關聯(lián)或相互作用的活動。

組織的結構可以分為縱向結構和橫向結構,即承擔各項管理職能和業(yè)務的各個管理層次、部門、崗位。而業(yè)務流程就是業(yè)務內容在這些管理層次和管理部門中的輸入和輸出的相互關聯(lián)或相互作用的活動。組織結構的管理層次和管理部門就可以通過業(yè)務流程來確定。

④確定組織結構框架下每一個工作崗位的權責體系。在組織的縱向結構和橫向結構中,有許多的工作崗位。根據組織最簡化原則,每一個工作崗位的工作內容都應該是不同的,所以,要針對著每一個工作崗位,確定它的工作內容、權限范圍、責任范圍。權責范圍的明確可以保證工作人員各司其職、各負其責。

⑤配備合適的工作人員。工作崗位的權責體系確定后,就可以有意識的配備合適的工作人員了,畢竟,所有的工作、業(yè)務都要靠工作人員來執(zhí)行。合適的工作人員意味著工作人員的數量和質量都和工作崗位的要求相匹配。另外,根據現(xiàn)代人力資源管理理念,要對所有的工作人員(包括中高層管理者和一線工作人員)開展定期定量的培訓,使他們的理論與實踐都能與時俱進,以便更好的勝任本職工作。

⑥制定組織關系圖,并配備文字說明書。一個管理規(guī)范的組織應該在組織結構設計完成后,制定組織關系圖,下發(fā)到組織的各級管理者手中。除了這個組織關系圖外,還要配備文字說明書,要說明組織的各級結構以及各自的職能、權責范圍、業(yè)務流程、組織的管理原則等。

⑦反饋和修正。組織結構設計完成運行后的半年或一年后,要將組織結構運行中反映出來的各種信息反饋到前述各個環(huán)節(jié)中去,定期或不定期地對原有組織設計做出修正,使之不斷完善,不斷符合新的發(fā)展的需要。

4組織結構設計的原則

①目標的原則。組織目標的實現(xiàn)要靠組織來完成,組織結構的存在是為完成組織目標服務的。達成組織目標是組織結構設計的最終目的。那么,在設計組織結構時,就要圍繞著怎樣利于更快、更好的實現(xiàn)目標進行。

②精簡效能的原則。在設計組織結構和確定工作崗位時,在保證工作目標能順利實現(xiàn)的前提下,要盡量的減少組織結構的層級或個數,剔除不必要的工作崗位,使整個組織能做到結構最簡化,人員最少化,最大限度的降低組織的管理成本。

③權責對等的原則。在現(xiàn)代組織中,為了提高工作效率,分工越來越細。分工的細致化意味著要明確每一個部門的職責范圍,同時,也要賦予其完成職責所必要的權力,兩者必須要協(xié)調一致,做到責任明確、權力恰當。

④組織結構設計優(yōu)化的原則。組織結構設計好之后并不是一成不變的,因為組織的內部環(huán)境和外部環(huán)境都處在不停的變化之中,為了適應內外環(huán)境的變化,組織結構本身也要處在一個動態(tài)的變化之中,因時而變,因事而變。這就像沒有包治百病的良藥一樣,也沒有萬能的組織結構可以永恒不變。所以,要注重對組織結構的優(yōu)化。

⑤正規(guī)化的原則。在組織結構設計的過程中,要求運用正規(guī)化的原則來對它進行設計。同時,要針對組織中的每一個崗位界定它的職責并書寫規(guī)范化的崗位說明書。另外,還要制定組織的各種規(guī)章制度,使整個組織的運行保持一種有章可循的狀態(tài)。

⑥因人設職和因事設職相結合的原則。組織結構設計的根本目的是保證組織目標的實現(xiàn),使目標活動的每項內容都落實到具體的崗位和部門,使“事事有人做”,這就要求要因事設職,保證工作的完成;另一方面,在組織設計的過程中要保證人盡其才,這就要求因人設職,使“有能力的人有機會去做他們真正勝任的工作”。這兩個方面在組織設計時必須都考慮到。

⑦適用的原則。組織結構設計時,要考慮到它是否適用。要保證設計好的組織結構能適應企業(yè)的執(zhí)行能力和一些好習慣,使員工使用時容易上手,而不是為了適應組織結構而阻礙正常工作的開展。

以上原則只是組織結構設計的一般性原則,在組織設計的過程中,應該具體問題具體分析,針對組織的特殊情況,明確其他的特定的原則。

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