對企業(yè)檔案管理服務(wù)機關(guān)工作的思考

喬振濤

企業(yè)檔案的利用服務(wù)，是指采用多種有效的方式，直接提供企業(yè)檔案及其信息加工材料，及時、準(zhǔn)確地滿足用戶對企業(yè)檔案的利用需求。企業(yè)檔案開發(fā)利用服務(wù)工作是企業(yè)檔案及其信息加工材料與用戶之間的橋梁，檔案工作的服務(wù)性集中體現(xiàn)在這一環(huán)節(jié)，企業(yè)人員就是通過這項工作了解檔案和檔案工作的，在對機關(guān)服務(wù)中顯得尤為重要。

1保證企業(yè)檔案信息的安全

現(xiàn)代企業(yè)之間的競爭，不但是生產(chǎn)能力和經(jīng)營策略之間的競爭，還是一場獲取和利用信息的較量。企業(yè)檔案信息屬于企業(yè)內(nèi)部信息，在一定時間和范圍內(nèi)帶有一定的秘密性，如非專利技術(shù)檔案帶有技術(shù)機密，營銷決策方案屬于商業(yè)機密。

1.1企業(yè)檔案信息內(nèi)容。對不同機密程度的企業(yè)檔案信息要分別對待，比如，一般的企業(yè)檔案可以提供閱覽、借閱，技術(shù)專利、商業(yè)機密則須嚴格保管，只有具有利用權(quán)限的用戶才能接觸得到其內(nèi)容。

1.2企業(yè)檔案用戶。在企業(yè)內(nèi)部，檔案信息秘密是相對的，沒有絕對機密的檔案信息。所謂機密性，是指檔案信息被控制在一定的企業(yè)成員范圍內(nèi)，該范圍之外的企業(yè)員工不知曉該信息的內(nèi)容。因此，要保證檔案信息的安全，一條主要的措施是對不同級別的用戶分別對待，授予不同的用戶以不同的利用權(quán)限，內(nèi)外有別，上下有別。特別是要把有關(guān)辦法寫入企業(yè)的規(guī)章制度中，并建立相應(yīng)的監(jiān)督體系，保證實施。

2實現(xiàn)檔案信息全天候的服務(wù)

2.1主動服務(wù)。儲存在企業(yè)檔案中的信息，內(nèi)容廣泛、門類眾多，僅等企業(yè)人員主動到檔案部門查看檔案，會極大地限制企業(yè)檔案價值的發(fā)揮。企業(yè)檔案工作者應(yīng)當(dāng)改變過去“看攤守業(yè)”的服務(wù)方式，抓住企業(yè)信息需求量大的特點，主動上門為企業(yè)各部門服務(wù)，采取各種方法、手段和技術(shù)，使蘊藏在企業(yè)檔案中的靜態(tài)信息與生產(chǎn)力各要素相結(jié)合，變?yōu)楝F(xiàn)實的生產(chǎn)力，為企業(yè)創(chuàng)造效益。主動提供利用服務(wù)，一方面，要求他們熟悉檔案館藏的種類及其內(nèi)容成分，對哪些檔案能為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動提供參考和依據(jù)，做到心中有數(shù)：另一方面，要了解企業(yè)中各種檔案用戶的利用需求的規(guī)律和特點。

2.2有針對性地服務(wù)。主動開展的企業(yè)檔案利用服務(wù)只有具有針對性。即針對不同利用者的需求，采取不同的服務(wù)方式，才能獲得預(yù)定的效果。企業(yè)檔案直接形成于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營實踐中，其管理和利用的最終目的都是為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營實踐服務(wù)。

2.3及時服務(wù)?，F(xiàn)代信息的生命周期在不斷縮短，企業(yè)檔案信息作為企業(yè)的一項戰(zhàn)略性資源，如果長時間被束之高閣，得不到及時的利用。很大一部分檔案信息就會失去利用價值，科技檔案尤其如此，無疑是對企業(yè)信息資源的極大浪費；另一方面。時間對企業(yè)來說，意味著機會和效益，企業(yè)在決策、生產(chǎn)、經(jīng)營等活動中需要及時獲取各種信息，以滿足競爭和發(fā)展的需要。

3構(gòu)建檔案信息服務(wù)的公開平臺

現(xiàn)代企業(yè)需要的是綜合性信息。而不是某一單方面的信息。單純的檔案信息利用，不能滿足企業(yè)所有的信息需求。企業(yè)檔案的利用服務(wù)只是企業(yè)信息服務(wù)工作的一部分，在機關(guān)服務(wù)中采取跟蹤服務(wù)、專題服務(wù)等多種形式，把整合信息提供給用戶。

3.1社會化服務(wù)。是指企業(yè)檔案的利用面向全社會的運行機制，這是新時期對企業(yè)檔案利用服務(wù)提出的新要求，也是企業(yè)檔案利用服務(wù)的一個發(fā)展趨勢。信息是現(xiàn)代社會的一種戰(zhàn)略性資源，企業(yè)信息不僅對企業(yè)內(nèi)部有用，對外部社會也能發(fā)揮作用：每個企業(yè)自身形成的檔案信息資源為該企業(yè)所獨有，因而是稀缺資源，對外提供能為企業(yè)帶來經(jīng)濟效益和社會效益，如科技成果檔案信息的復(fù)制轉(zhuǎn)讓、企業(yè)對外宣傳等都要用到企業(yè)檔案。

3.2多元化服務(wù)。多元化服務(wù)是有針對性服務(wù)要求的必然補充，是由企業(yè)檔案的特點和企業(yè)對檔案信息需求的特點決定的。企業(yè)檔案的門類眾多、載體復(fù)雜，各種類檔案的利用價值有所區(qū)別，企業(yè)利用檔案的部門和人員種類多，目的不同，各種活動、各個工作環(huán)節(jié)中都可能利用到檔案。