淺議檔案信息管理創新

陶　紅

為了適應信息化的新潮流，企業的檔案信息管理工作必須進行創新。

1檔案信息化是客觀趨勢

企業檔案工作的重點在于為企業生產經營服務。為企業在激烈的市場競爭中生存與發展服務。全球經濟的融合，國外競爭力量的進入。使國有企業生存環境變得更加嚴峻，眾多的國有企業將在全球市場范圍內接受優勝劣汰的考驗。對企業來說，單一的內部文件和檔案本源性的固態信息已無法滿足企業在日益激烈的國際競爭中的信息需求，企業在競爭中必須通過各種途徑隨時獲取外部動態信息。如先進的國際質量標準、經營管理模式、經營理念和技術，國內外市場動態、政策動態等。中原油田在20多個國家的國際市場上的檔案信息需求，就充分說明了這一點。

2實現檔案信息化必須進行創新工作

筆者以為檔案工作必須從以下幾方面創新：

2.1創新管理體制。企業內部檔案的固態信息和外部動態信息的一體化，將成為企業檔案管理的必然趨勢。中原油田實行的“專業化管理。區域性服務”的檔案管理體制。若和信息中心合并，成為檔案信息一體化的新管理模式，才能使兩種相關信息優勢互補，發揮出強大的整體效應。能否充分發揮檔案信息一體化在企業、生產經營、市場營銷等活動中的作用，將成為企業能否在市場競爭中制勝的關鍵所在。

2.2創新管理方式。作為企業檔案的管理部門在檔案的管理上。首先應實現由淺到深的創新，既要把檔案管好，更要把重點放在全方位為企業的決策、管理深層次服務的基點上；其次要實現由低到高的創新，把檔案工作的著眼點放在提高檔案管理水平和檔案管理者素質的基點上：再次要實現由單一向全方位的創新。改變過去主要管理和利用紙質檔案的現象，逐步做到保管和開發利用多種信息資源，

2.3創新工作流程。檔案的收集、管理、鑒定、保管和利用都有一套緊密相連的流程，每個流程的科學性、規范性都很強。隨著科學技術的不斷發展，在收集、鑒定、保管、利用等工作流程上都需要創新，如對電子檔案安全利用問題、采用通訊傳輸的加密處理、不定期更換密鑰、跟蹤監控等方面予以有效的控制。

2.4創新操作技術。檔案工作的每一個流程，每一種載體(如紙質檔案、電子檔案)都具有復雜多樣的操作技術，計算機網絡準確及時的操作自不待言。就是一般整理及裝訂的日常事務，也具有一定的工作方法和技巧，方法得當、技術熟練，就能收到事半功倍之效。

3創新工作必須要有創新思維

我認為創新檔案管理者工作思維要從以下幾方面做起：

3.1要敬業愛崗。敬業愛崗，是發展思維能力的動力。一個人對事業的熱愛，對工作的執著，必然促使他積極思考問題，勇于提出改進工作的意見和設想，隨時根據工作中出現的問題不斷進行探索和創新，檔案工作是一項重要的工作，要求檔案工作者具有較強的事業心；要任勞任怨，在平凡的崗位上，創造出不平凡的業績。

3.2要有知識積累。知識可以使人思維縝密，經驗可以使人方法得當。一個檔案工作者如果知識貧乏，經驗不足，從而對知識經濟的新形勢、新情況就很難做到準確地判斷，提出妥善的解決辦法，工作上就談不到有所改進和創新。中原油田檔案管理處實行的檔案工作人員科研量化管理，與職務評聘掛鉤，完不成任務的高職低聘，督促員工不斷學習新知識、新科學，就是一種知識積累的嘗試。

3.3要有創新思維能力。善于獨立思考問題，不墨守陳規，這是做好一切工作的前提。獨立思考就是調動主觀思維能力，大膽設想，敢于向傳統觀念挑戰，善于提出新辦法，解決新問題。要培養獨立思考能力，就必須克服種種思維障礙，消除自卑心理和盲目迷信權威等思想，擺脫傳統觀念和習慣勢力的束縛。

3.4要提高信息管理者業務素質。檔案工作者應當具備獲取、評估、加工、利用信息的能力：并且能據此成為一個終身學習者。就是說，檔案工作者要能夠明確社會對檔案信息的需求，對所管和獲取的檔案信息有進行綜合分析的能力，并將加工的信息成果以一定的形式為利用者提供全新的、深層次的信息服務。

3.5要培養良好的職業道德。檔案工作是一項服務性工作。敬業、樂業、勤業、精業是職業道德的具體要求，檔案工作者首先要熱愛本職工作，忠于職守。只有熱愛本職工作，才能對從事的檔案事業有所追求：有了對事業的追求，才能勤奮；有了勤奮。才能有創造性的發揮。其次，要有認真負責、精益求精的職業作風。檔案信息工作是一項技術操作性較強的工作，在工作中要一絲不茍，否則就有可能造成無法彌補的損失。第三，要有高尚的職業情操。檔案管理工作是一項默默無聞的工作，需要的是埋頭苦干、任勞任怨、樂于奉獻，檔案工作者要以黨和國家的利益為重，為國分憂，為民解愁，踏踏實實地做好自己的本職工作。