淺議檔案社會功能的發揮

沈　藝

檔案社會功能所涉及的范圍很廣，本文試從以下三個方面加以分析。

1檔案的社會信息服務功能的發揮

檔案是一種信息資源，即使其所有權屬于國家，屬于某個社會團體，但是其服務社會功能卻是客觀存在的。各級檔案部門和各類檔案館作為公共服務部門，對檔案只擁有管理權、開發權和公布權。其社會目標是滿足社會的客觀需求，實現服務社會、為社會提供信息資源的職責。

信息社會的來臨使得檔案社會功能的發揮在總體社會功能不變的情況下，服務的對象發生了一定的變化。也就是說，在由原來的“深閨”走向大眾的同時，在其服務功能得以強化的同時，它的重要性也日益凸顯。從另一個角度來講，一般的檔案或者過了若干時間段在部分文檔解密以后，正在面向多群體開放，這時的社會功能可能更多的是服務功能的體現，是其重要性為人們所認識。同時，由于社會物質文明的提高，社會與家庭的勞動強度和勞動的時間正在逐步減弱、減少，個人自由支配的閑暇時間日漸增多。人們休閑時間的增多導致了包括檔案利用在內的文化需求的攀升。在信息共享的休閑社會，人們不僅可以參與道德社會的民主化管理，也可以借助檔案維護自身的權利?？梢哉f，檔案作為一種資源豐富的信息源，只有在面向社會最廣大利益群體時，才具有最現實的使用功能。眼下走入檔案館大門的非職務利用者越來越多，目的是為了維護自身權益，有的是業余研究，有的是為了知悉、監督政務。因而有專家預言，現代人和未來人對歷史的興趣會越來越濃厚，一些過去看來“不起眼”或根本無暇顧及的歷史問題會成為人們競相刨根問底的熱門話題，到那時，檔案會是人們眼前揮之不去的“亮點”，檔案館、檔案室就成為了熱鬧的去處。

2檔案的社會效益功能的發揮

檔案的社會效益功能一般有以下類型：第一，從館藏檔案的作用看，可分為社會效益和經濟效益。社會效益就是檔案利用過程中的資政和教育作用，如利用檔案資料著書立說或舉辦展覽，可以起前人之鑒后世之師的作用。經濟效益是指檔案在利用之后可以起到知識傳播或技術轉讓作用，一方面可使后人少花費代價應用前人成果；另一方面可使后人開拓視野，啟迪靈感，創造出前所未有的業績，產生經濟效益。第二，從館藏檔案的價值大小看，可分為宏觀效益和微觀效益。微觀效益是指從多方面滿足社會人的多種需求。宏觀效益是指從多方面滿足國家及其系統工作流程的需求。第三，從館藏檔案的信息時間性看，可分為瞬間效益和潛在效益。瞬間效益是在短時間內表現出來的結果。潛在效益是指需要在較長時間才能表現出來的結果。檔案資料起了潛在作用，為其科研成果發揮了潛在效益。第四，從館藏檔案的信息開發看，可分為直接效益和間接效益。直接效益是指檔案信息直接用于生產效益顯著增長，表現為檔案的直接效益。間接效益是指檔案信息經過曲折復雜的演變、漫長的周期、繁雜的環節轉化為一定的成果，創造出新的效益，這種間接效益不能排除檔案信息的原始效能。這些成果又會轉換新的檔案資料，循環往復，永無止境。

3檔案的社會誠信功能的發揮

檔案的社會誠信功能也就是其價值所在、魅力所在。一個社會迫切需要誠信，那么檔案就是提供誠信的源泉所在。其根本原因在于，誠信的本質是“真”，檔案的本質也是“真”。檔案是人類對誠信控制的心理需求的產物。檔案是真實與誠信的重要載體，檔案是人們對事務真實性控制的理想模型。在重建社會誠信的過程中。無論社會團體、企業、中介組織還是個人，只有借助檔案的“真”和檔案對事務“真”的控制功能，才能昭示自身的誠實，獲得社會的信任，也才能對他人的“真”有所把握，為社會參與提供依據。

人們把檔案的原始記錄稱為“社會的活化石”，因而是區別于其它文獻的信息“元資源”，具有權威的憑證價值。檔案的“真”源于它作為人類對文件的一種結構形式和控制方式，即檔案功能所決定的真實性。悠久的檔案工作傳統，在賦予其神秘性的同時，也累積起人們心理上對它的信任。面對同樣一份文件的拷貝，人們更愿意相信來自檔案中的那一份。這種穩定而普遍的認同，賦予檔案以社會誠信價值，也是如今信用檔案建設的社會心理基礎。單份文件固然可以反映一定的社會真實，但它只能對應于個別或局部的事實。由于檔案信息與社會的對應與同構，我們似乎更應把檔案看成具有廣泛來源聯系的社會“原生信息系統”。檔案信息的集合性程度愈高，在一定程度上反映為內容的連續性和完整性，反映的來源聯系愈清楚，檔案“真”的程度就愈高。

“信用檔案”是直接以誠信控制為目的所形成的新門類專門檔案，它的提出是社會規則意識、誠信意識和檔案意識綜合作用的結果。