制造業內部會計控制制度的設計

譚貴連

[摘 要]本文依據國家財政部2006年2月最新頒布的《企業會計準則》《中國注冊會計師準則》和相關法律法規,具體研究制造業部分重要內部會計控制制度的設計。

[關鍵詞]制造業 內部會計控制制度

所謂制造業,是指直接從事工業生產、提供工業性作業或勞務的生產單位。制造業內部會計控制的內容主要包括:籌資業務、貨幣資金、采購與付款業務、存貨業務、生產業務、對外投資業務、固定資產業務、成本費用業務、銷售與收款業務、擔保業務和工程項目的內部控制。以下將就比較重要環節的內部會計制度的設計進行闡述。

一、貨幣資金的控制制度

(一)職務分離制度,出納人員不得兼任稽核、會計檔案保管和收入、支出、費用、債權債務賬目的登記工作。不得由一人辦理貨幣資金業務的全過程。(二)崗位輪換制度,單位辦理貨幣資金業務應當配備合格的人員,并根據單位具體情況進行崗位輪換。(三)授權批準制度,單位應對貨幣資金業務建立嚴格的授權批準制度,明確審批人員對貨幣資金業務授權批準的方式、權限、程序、責任和相關控制措施,規定經辦人員辦理貨幣資金業務的職責范圍和工作要求。(四)貨幣資金預算制度,主要包括貨幣資金預算編制控制和貨幣資金預算批準控制。(五)貨幣資金支付制度,單位應當按照規定的程序辦理貨幣資金支付業務。貨幣資金支付業務程序分為:支付申請→支付審批→支付復核→辦理支付。(六)現金控制制度,單位應加強現金庫存限額的管理,超過庫存限額的現金應當及時存入銀行。單位必須根據相關規定,結合本單位的實際情況確定本單位現金的開支范圍。單位現金收入應及時存入銀行,一般不得用于直接支付單位自身的支出。不得私設“小金庫”。(七)銀行存款控制制度,單位應當嚴格按照有關規定加強銀行賬號的管理,并按照規定開立賬戶,辦理存款、取款和結算業務。(八)票據控制制度,單位應加強與貨幣資金相關的票據的管理,明確各種票據的購買、保管、領用、背書轉讓及注銷等環節的職責權限和程序,并專設登記簿進行記錄,防止空白票據遺失和被盜情況的發生。(九)印章控制制度,單位應加強銀行預留印鑒的管理。財務專用章有專人保管,個人印章必須由本人或其授權人員保管。嚴禁一人保管支付款項所需的全部印章。

二、采購與付款的控制制度

(一)職務分離制度,企業應根據物資采購管理的要求,建立采購與付款業務的崗位責任制,明確相關部門和崗位的職責、權限,確保辦理采購與付款業務的不相容崗位相互分離、制約和監督。(二)授權批準制度,企業應對采購與付款業務建立嚴格的授權批準制度,明確審批人員對采購與付款業務的授權批準方式、權限、程序、責任和相關控制措施。(三)采購申請制度,企業應依據購置物品或勞務等類型確定歸口管理部門,授予相應的申購權,并明確相關部門或人員的職責權限及相應的申購程序。(四)預算控制制度,對于預算內采購項目,具有申購權的部門應嚴格按預算執行進度辦理申購手續;對于超預算和預算外采購項目,具有申購權的部門應對需求部門提出的申請進行審核后再行辦理申購手續。(五)申購審批制度,對于超預算和預算外采購項目,應明確審批權限,由審批人員根據其職責、權限以及單位實際需要等對采購申請進行審批。(六)采購與驗收制度,企業應建立采購與驗收環節的管理制度,對采購方式的確定、供應商選擇及驗收程序等做出明確規定,確保采購過程的透明化。(七)付款控制制度,企業應按照相關財政法規規定,辦理采購與付款業務。(八)監督檢查控制制度,企業應建立采購與付款控制的監督檢查制度,明確監督檢查機構或人員的職責權限,定期或不定期地進行檢查。

三、存貨業務控制制度

(一)職務分離制度,企業應建立存貨業務的崗位責任制,明確相關部門和崗位的職責、權限,確保辦理存貨業務

的不相容崗位相互分離、制約和監督。(二)授權批準制度,應對存貨業務建立嚴格的授權批準制度,明確審批人員對存貨業務的授權批準方式、權限、程序、責任和相關控制措施,規定經辦人員的職責范圍和工作要求。(三)購貨訂單制度,預先核對每份訂單編號,檢查訂單上的授權簽字,復核訂單內容,妥善保管訂單副本。(四)訂貨制度,大宗貨物招標采購,簽訂合同;防止盲目進貨。(五)驗收制度,收貨部門對貨物進行檢驗;驗貨后填制收貨報告單交購貨和會計部門。(六)付款制度,會計部門收到收貨報告單后,要與合同核對。核對無誤并經會計主管審核后辦理貨款結算業務。(七)領退料制度,倉庫審核領料單無誤后發料,對多余材料的處理也應當報經有關負責人批準,以明確責任。(八)保管制度,應建立的主要控制措施有點控制;對大類存貨重點抽查,年度決算前對存貨進行全面的清查,保管安全控制;要有專人負責消防及其防火、防爆、防腐等安全保障工作。(九)會計核算制度,會計部門應設置實物總賬,同時分設明細賬,并與實物賬和倉庫部門的保管卡片定期核對,做到賬賬、賬卡相符。同時對本期到貨的實物也應與付款金額進行核對,保證存貨記錄準確。

四、銷售與收款業務的控制制度

(一)職務分離制度,企業應將辦理銷售、發貨、收款三項業務的部門(或崗位)分別設立。(二)授權批準制度,明確審批人員對銷售與付款業務的授權批準方式、權限、程序、責任和相關控制措施,規定經辦人員的職責范圍和工作要求。(三)合同控制制度,企業要嚴格按照銷售合同進行生產和銷售,在銷售過程中必須簽訂規范的購銷合同。合同必須由專人管理,并根據應收賬款的賬齡分析清單,實時監控合同執行情況,重視貨款到期日的監控工作。(四)發貨制度,銷售部門應按照經過批準的銷售合同編制銷售計劃,向發貨部門下達銷售通知單,同時編制銷售發票通知單,并經過審批后下達給財會部門,由財會部門根據銷售發票通知單,向客戶開出銷售發票。編制銷售發票通知單的人員與開具銷售發票的人員應相互分離。(五)銷貨退回制度,銷售退回必須經過銷售主管審批后方可執行。銷售退回的貨物,應經過質檢部門檢驗和倉儲部門清點后方可入庫。(六)會計記錄制度,企業應在銷售與發貨各個環節設置相關的記錄,填制相應的憑證,建立完整的銷售登記制度,并加強銷售合同、銷售計劃銷售通知單、發運貨憑證、銷售發票等文件和憑證的核對工作。(七)收款制度,及時辦理銷售收款業務,銷售收入及時入賬,不得賬外設賬,不得擅自坐支現金;銷售人員應避免接觸銷售現款。(八)應收賬款管理制度,應充分了解和考慮客戶的信譽、財務狀況等情況,降低賬款回收風險;加強丟賒銷業務的管理;建立賬齡分析和逾期應收賬款的催收制度;定期與往來客戶通過函證等方式核對應收票據。(十)監督檢查制度,監督檢查的內容主要包括:相關崗位及人員設置情況;授權批準執行情況;銷售管理情況;收款管理情況;銷售退回管理情況。

參考文獻

[1]《企業內部控制與審計》 李榮梅,陳良民著。經濟科學出版社

[2]《企業內部會計控制方法與實務》 王軍輝著。中國市場出版社

[3]《內部會計控制制度設計》 趙保卿主編。復旦大學出版社

[4]《企業內部會計控制研究》 張福康,姚瑞馬著。社會科學文獻出版社