現代項目管理理論在工程項目監管方面的探討

汪梅華

中圖分類號:F27文獻標識碼:A文章編號:1671-7597(2009)0810179-01

一、引言

現代項目管理作為一門新興的學科,正在普遍為人們所接受。項目管理的理論發展,經歷了從實踐到理論總結和從理論到實踐認證的反復過程,經過幾十年的努力才形成了今天的現代項目管理理論體系。我國項目管理的發展以60年代引進和推廣的運籌法為代表,其中著名的是華羅庚教授推廣的“優選法”,在此之后,相繼引進了國際項目管理和美國項目管理的理論體系。2000年推出了中國項目管理知識體系,為促進我國現代項目管理起到了積極的推動作用。

作為工程項目,以衢江航運開發項目工程為例,工程包括:2座電站(安仁鋪、紅船豆電站);4座船閘(塔底、安仁鋪、紅船豆、小溪灘船閘);1條57公里航道的疏浚及相應的配套設施建設。估算投資額為26.2545億元。衢江航運開發項目于2008年11月份通過浙江省發改委正式立項,整個工程進入實質性階段,工程開工建設進入議事日程。如何做好工程建設管理工作顯得非常重要,這里提出了一套對企業監管及推進項目管理的參照方法。

二、參照方法

(一)啟動工程項目。啟動工程項目應做好以下幾項工作:

1.選好項目經理和項目管理團隊,向項目經理正式授權,工程的甲、乙方和監督方都應指定項目經理;2.簽訂合同,明確各方的權益和責任;3.制定項目章程;4.確定關鍵里程碑;5.對組織的內、外部資源進行評估,特別是資金保證程度,確定完成工程的風險;6.召開開工會議,分配責任,確定協作關系;7.粗略建立工程項目的進度計劃。

(二)規劃項目范圍。如何劃分項目的范圍是困擾監管企業職能部門和企業管理層的問題,一些監管部門和企業并未對項目范圍劃分對項目成功意義引起足夠的注視,甚至認為項目范圍確定與否意義不大,這是造成多數企業超預算、超工期的一個主要原因。

(三)規劃項目階段。劃分項目階段的意義在于進行宏觀或整體的監控項目進展情況,項目的各個階段應以可交付果的完成和交付為標志,設置“門”以檢查上一階段的完成情況項目的建設階段可以按照工程的性質不同而劃分不同階段,一般分為決策期、實施期和評價期,進而劃分為項目決策階段、實施準備階段、實施階段、投產竣工階段和生產運營階段劃分項目階段,又可以進一步劃分為初步可行性研究、可行性研究、工程設計、實施準備、施工安裝、生產準備、調試運行、竣工移交和后評價階段,并在不同階段實現資金控制。

(四)規劃項目進度。規劃進度的過程也就是確定項目工期的過程,是對項目時間的管理過程,最終要確定項目進度表和進度基準。制作工作分解結構(WBS分解)是網絡規劃進度的前提,在完成工作包劃分后,應對活動進行定義、排序和歷時估算,最終形成網絡圖。網絡圖是以資源完全滿足需求為前提的情況下,計算關鍵路徑的方法,在此基礎上進行資源配置和優化,進而確定項目的工期,制定進度計劃。對于監管層和企業高管層做好里程碑圖,這一方法以時間和主要交付成果為標志,宏觀地表示了重要事件的計劃和完成情況,可為高層決策者所使用。引入甘特圖和網絡圖,可以作為規劃進度圖使用和跟蹤進度使用,引入計劃評審技術,確定項目的工期,對進度進行優化,主要對工期,資源和成本進行優化。

(五)塑造一支優秀的項目團隊。選好項目經理,組建項目團隊,項目的臨時性決定了項目團隊都要經過從組建、共同工作、交付項目和解散的過程。正確處理來自進度計劃,資源分配,成本績效,項目的優先級,管理程序,人格個性的沖突。在監管工作中合理的運用強制,撤退,調合,妥協,面對等方法,使得面向決策和尊重人的關系問題得到統一。

(六)建立績效考核體系。明確考核機構,建立績效基準,各種項目基準可以通過核實WBS實現,主要的基準有:范圍基準、質量基準、進度基準、成本基準和合同基準等。區分估算概算、預算、計劃、結算、決算,建立項目-財務關聯體系,現行的會計核算體系可分為核算會計、管理會計和項目會計三大類。實現這一過程的基本原理,一是必須樹立項目管理思想,用項目的理念指導會計工作;二是必須建立組織機構代碼,合理劃分工作分工;三是與項目的WBS編碼緊密結合,使每一個工作包與組織的實施部門關聯起來,從而為績效考核提供直接手段。

(七)應用掙值管理技術監控成本和進度。掙值管理(EVME-arned Value Management)技術是以項目的成本為核心測算項目的進度,考察的是項目的價值轉移過程和計劃成本、實際成本的關系,并以此預測項目的進展,是普遍認可的進度管理技術。

(八)工程質量管理。規劃項目質量標準,采用通行的質量標準:ISO國際標準應當成為企業制定最低質量標準的參照系,國際通行的ISO9000

-2000以及國內標準GB/T19000-2000《質量管理體系-基礎術語》,GB/T19001-2000《質量管理體系-要求》和GB/T19004-2000《質量管理體系——業績改進指南》應當成為企業制定質量標準的基本標準,工程質量標準:工程標準因工程對象不同而不同,監管部門和企業應當建立質量改進計劃,應對質量變更可能采取的四種措施,一是預防措施,二是糾正措施,三是補救措施,四是返工。使用控制圖作為質量管理工具。

(九)工程項目監控。工程項目監控的中心任務是對建設項目進行投資、質量、進度、安全和合同、信息管理,并協調參與項目建設各利害關系方的關系。對于投資、工期、質量、合同管理、組織協調進行控制,接受公眾的輿論監督,保證項目的順利進行。

(十)工程項目收尾。項目收尾由合同收尾和項目收尾兩部分組成,合同收尾主要表現為質量驗收和范圍驗收,兩者都需要對相應的文件資料整理歸檔情況進行同步驗收。工程項目驗收可以是項目結束或項目階段結束,驗收的作用是確認工作已完成,并可以進入下一階段或工程結束,具有以階段性標志為結束目標的特征。值得注意的是,不應僅憑階段或項目的最終驗收作為最終項目驗收的結論,而必須注重各階段的分步驗收。驗收時遵照準備、自檢、驗收申請、成立驗收委員會、現場初驗、正式驗收、簽署項目驗收合格文件步驟進行。

(十一)工程項目后評價。項目后評價是指項目建成投產或交付使用后,在一定時期內對項目在立項、決策、設計、實施和生產經營過程的投資活動進行一系列系統的審計、總結的過程,目的是總結經驗,檢驗判斷項目是否達到預期目的。

三、結語

本文利用現代項目管理理論對推進監管部門和企業現代項目管理進行了探討,對促進管理層次升級,提高組織效率和應對風險能力,全面提升組織的管理水平具有現實的指導意義。工程項目監管部門的監管工作和企業的戰略發展表現為項目階段性的多種特征,從戰略規劃到戰略目標,從項目目標到企業的日常運作,都可以用現代項目管理的思想作指導,本文緊密結合企業的實際,系統、全面地闡述了現代項目管理的主要思想和實現途徑,特別是結合監管部門的特點和企業面臨的突出問題,站在現代項目管理的角度提出了現實可行的解決方案。