試析特種地方文獻收藏中存在的問題及對策

陳開建　鐘　瓊

[摘要]本文針對當前圖書館在特種地方文獻收藏管理中普遍存在的幾個問題，闡述了特種地方文獻收藏的重要性和對地方文化建設發揮的積極作用，并就特種文獻的采集、加工和合理利用提出了一些相應的對策。

[關鍵詞]特種文獻；數據庫；館藏資源

[中圖分類號]G255[文獻標志碼]A[文章編號]1005—6041(2009)02—0080—03

特種地方文獻概念主要包括兩個方面內容：一是指非傳統紙本或印刷型文獻，如金石拓片、縮微品以及視聽資料等；二是指社會生活中自然形成的、不以出版為目的的信息載體，如商標、票據、證券、戲劇說明等[1]。這些文獻基本是非正式出版物，具有較強的特殊性，結構比較復雜，收藏也無固定標準，但它們卻具有反映地方歷史事件、歷史人物、地方民族風俗的客觀性特點，對推動地方經濟文化建設有著非常積極的作用。在信息資源日益社會化發展的今天，圖書館應配合地方文化建設，在收藏正式出版物的同時，加大對這類文獻的收藏力度，對突顯圖書館信息資源集散地功能和資源收藏優勢有著非常重要的作用。然而，對于這類文獻收藏，在當前圖書館工作中存在諸多問題。

1存在的問題

1.1重視程度不夠

主要表現在幾方面，首先是當前許多圖書館都沒有依據地方特種文獻的特殊性建立專業、規范的資源建設系統。相對于正式出版物，特種地方文獻具有載體形式多樣性、涉及內容廣泛性和資源分布零散性等特點，對于文獻獲取又存在諸多不確定因素，工作強度之大，給圖書館的收藏帶來很多問題，因此建立專業、規范的資源建設系統尤其重要；其次，許多圖書館沒有征購特種地方文獻的專款，或使用經費非常有限，這給資源征集帶來太多不便，尤其在實行政府統一采購招標制度后，對于形式上較為分散的特種文獻而言，在征購過程中各種手續非常繁瑣，對于需要購買的資源，常受制于經費和手續等等因素，造成資源搜集主要以接受贈送的為主，以免去許多不必要的麻煩；第三，缺乏精干的資源采集隊伍，由于沒有足夠重視，導致資源采集隊伍人員少、專業素質低、工作能力不高、整體能力弱，工作效益自然不高；第四，應有的工作重心失衡。特種地方文獻是館藏文獻的一個重要組成部分，是衡量館藏文獻是否完整的重要標準，而圖書館定期的等級評估標準主要以正式出版物額定指標來衡量，因此大多圖書館資源采集的經費、人力等重心過于偏向于正式出版物，忽略了對一些特種地方文獻采集應有的重視程度。因此，受這諸多因素的影響，當前一些圖書館，尤其是經費比較緊張的圖書館，對此類文獻的收藏就難以給予足夠的重視。

1.2傳統的文獻采訪理念制約了特種地方文獻建設

從主觀上講，傳統意義上的圖書館主要是利用自身豐富的藏書向讀者傳遞已積累的書本知識，在這種觀念的指導下，采購正式出版物已成為主要的進書渠道，這種單一的征購模式使圖書館長期處于一種被動靜止的社會配角狀態，易于忽視特種地方文獻的收藏和提供利用。據筆者長期觀察，我館的一些零散資料和圖片散頁的復印率并不低。而在專業性較強的高校圖書館，特種文獻更是教師從事科學研究、研究生撰寫學位論文所必需的文獻_2J。要改變傳統的文獻采訪理念，就要更多地考慮建立特種文獻的采訪渠道，這種觀念的轉變包括增加對特種文獻入藏所必要的財力和人力，以適應環境變化發展的需要。

1.3缺乏合理的入藏手段

相比較而言，正式出版物標準化建設較為成熟，入藏管理也比較統一和規范。而特種地方文獻因受地方性較強、出版時間跨度長、文獻載體、規格形式多樣化等因素影響，多數文獻的分編入藏沒有統一成熟的標準，給文獻的管理帶來一定困難，比如散頁圖片、名人真跡如何做到合理歸類和利用，音像制品的排架如何更為科學等，這些都是值得認真加以研究的。由于缺乏規范、合理的分編入藏手段，一些圖書館存在對特種文獻“放而不編”的現象。如此年復一年，積壓的數量越來越多，到頭來反而是一種負擔，成為一堆名符其實的“閑置品”，更談不上“藏以致用”，這從根本意義上就違背了圖書館的辦館宗旨。

綜上所述，如何加深對特種地方文獻收藏的認識，建立起一種行之有效的收藏保障體系，是當前需要認真考慮的問題。

2特種文獻的收藏管理及對策

2.1加強對特種文獻利用價值的認識

特種地方文獻是對地方各個歷史時期發展進程的反映，是一種有著巨大潛在價值的文獻，它往往包含著超前或發展中的問題，有著珍貴的學術研究價值和參考價值，能在很大程度上反映出本地區的經濟、科技和文化的發展。它的來源廣泛，搜集渠道繁多，是一筆巨大的信息財富，對它的收藏利用，有助于幫助人們從不同角度了解科技進步及歷史發展進程，幫助人們更好地著眼于未來，對地方建設有很重要的指導意義。因此可以說一個沒有特種地方文獻入藏的圖書館，是一個文獻收藏不完整的圖書館。重視和加強對特種地方文獻收藏并真正加以利用，是歷史賦予圖書館的使命。

2.2建立合理的收藏保障體系

高度重視特種文獻的收藏，認真研究并建立起一套行之有效的資源收藏保障體系，投入必要的人力、財力，從各方面保證特種文獻收藏工作全面、順利地開展。

2.2.1保障特種文獻采集經費，并逐步加大投入。當前一些公共館在每年購書費中都有部分采集特種文獻的專項經費，但是經費額度與正式出版物采購數量相比，比率非常小，尤其是經濟欠發達地區圖書館和中、小型圖書館，能夠使用的經費數額非常有限。特種文獻涉及面廣，分布零散，如果沒有足夠的經費保障，采集工作很難深入和有效開展，因此，圖書館在每年的經費分配中，應把特種地方文獻采集經費作為重要的一項經費指標來看，并按比率逐年增加。對于一些有條件的地方，應向政府申請特種文獻征集專項經費，以保證對必要的特種文獻的征集。

2.2.2組建一支科學、高效的資源采集隊伍。特種文獻形式和內容的多樣性，對資源采集人員的綜合能力也相應提出了較高的要求。首先文獻征集員對文獻本身要具有識別能力，包括各種載體形式、內容價值的判斷和識別，才能從諸多良莠不齊的文獻中采集到真正有收藏價值的文獻；其次要熟悉館藏資源，熟知地方歷史文化，了解地方經濟文化建設發展方向，才能很好把握地方建設和館藏建設的需要，有效采集文獻資源；要具有一定的公關能力。特種文獻采集主要是到各地走訪征集，沒有良好的攻關素質和能力，很難找到資源采集的契合點，獲得良好的效果。因此，加強隊伍建設，建立科學、高效的資源采集隊伍，是開展特種文獻收藏工作的重要保證。

2.2.3建立多種資源搜集渠道，保證資源采集來源。出版單位、集體、個人、民間走訪、拍賣行等，都是征集的重要渠道，采訪人員應隨時把握特種文獻的信息和來源，及時建立聯系，保證特種文獻的有效采集。同時，要建立合理的捐贈鼓勵制度，鼓勵社會各

界和有關人士向圖書館捐贈有價值的文獻資源。要加強宣傳，在社會上形成圖書館是特種文獻資源收藏、保護和知識傳遞首選場所的意識，形成自覺、良好的社會捐贈氛圍。

2.2.4結合社會發展需要，突顯文獻采訪新亮點。特種文獻以其自身的多元化結構，能較好地滿足不同層次讀者的檢索要求，顯現出巨大的開發潛力，因此，圖書館應以當地發展軌跡為依托，抓住本地的資源優勢，在采集力度上有所側重，突現采訪亮點，吸引更多讀者到圖書館獲取有用的信息。對此，上海圖書館早在十年前就已經摸索出了成功經驗，該館根據當地文化名人較為集中的特點，在兩年多時間里，加大了對文化名人手稿的征集力度，以該地區為輻射點，初步形成了北京一上海一四川的名人采訪網絡，并與100多位文化名人及其家屬建立了友好關系，籌建了國內首家“中國文化名人手稿館”[3]，在國內文化界和同行中引起巨大反響。這一成功的探索，使這個館找到了業務發展的新天地、新亮點。

2.2.5探索科學合理的文獻館藏模式。特種文獻載體形式較為復雜，合理的入藏，方便的檢索，是特種文獻入藏管理的根本。一些圖書館已探索出較好的工作方法，他們先以不同載體類別歸類，再根據內容劃分，先實行專室或專架管理，再編制專題內容的特種文獻架，在此基礎上除根據文獻內容進行必要的分編加工和標準化格式著錄外，還對文獻進行主題詞、關鍵詞的標引，以方便讀者從不同角度對文獻進行交叉檢索[4]，這些做法都可作為借鑒。同時也可結合本地的實際，利用館藏優勢，選擇一個適合本地發展的專藏重點，組建特種文獻專藏庫，為地方經濟和文化建設服務。

隨著信息技術的廣泛應用，建立特種文獻專題數據庫，編制出標準化、規范化的各種檢索數據，一方面使廣大讀者能通過互聯網對特種文獻進行檢索，便于資源共享，更重要的是能對文獻實體進行有效保護。

3加強橫向聯系，建立地方特種文獻系統聯合檢索目錄

由于特種地方文獻貯藏點分散，時間跨度長，僅靠某一圖書館收全是不現實的。為使圖書館能擔負全方位為社會服務的重任，除與兄弟館進行資源共享外，還應加強與博物館、檔案館、文史研究館等收藏單位的橫向聯系，對于本館缺藏的文獻，可通過復印、照相等方式進行互通有無，也可以建立地區性收藏單位的地方文獻聯合目錄，利用網絡技術建立有規范檢索細目的地方特種文獻聯合檢索數據庫，并不斷提高特種文獻的加工深度和綜合處理水平，向讀者提供更為便捷的檢索渠道。

4結語

圖書館應作為收藏行業對特種地方文獻的特殊性及使用價值應給予足夠認識，兼顧“藏”與“用”的關系，努力探索出一種切實可行的收藏模式。當前我們也只有切合現實需求，結合當地社會發展軌跡，不斷提高館藏資源利用率，才能充分發揮出館藏的資源優勢，這不僅有利于對館藏資源的保護，也有利于實現館藏資源的共建共享，有利于推動本地區的經濟建設與文化建設。

[參考文獻]

[1]金沛霖.圖書館地方文獻工作[M].北京：北京圖書館出版社,2000.

[2]王代禮.高校圖書館特種文獻需求情況的調查與分析[J].河南圖書館學刊，2006(5).

[3]祝均宙.近代特種文獻開發研究的戰略思考[J].上海高校圖書館情報學刊，1998(Z).

[4]劉文勇.天津地方文獻的開發整理與資源共享[J].圖書館工作與研究，2007(3).