新時期高校人事檔案管理的對策

李芳芳

1、提高認(rèn)識，樹立現(xiàn)代化檔案管理理念

人事檔案的管理水平直接關(guān)系到高校的發(fā)展，因此檔案主管部門、檔案工作人員都應(yīng)該提高認(rèn)識，立足于為人事工作服務(wù)、為人事決策服務(wù)、為建設(shè)高素質(zhì)的干部隊(duì)伍服務(wù)。逐步樹立檔案管理的現(xiàn)代化理念。一要提高對人事檔案工作地位和作用的認(rèn)識。要把人事檔案工作納入自己的工作日程。關(guān)心檔案工作，努力為人事檔案工作提供各種支持和保障。二要及時轉(zhuǎn)移檔案管理的側(cè)重點(diǎn)。隨著近些年來我國高校人才的培養(yǎng)觀和人才審視角度的變化，高校重視人才的側(cè)重點(diǎn)也隨之發(fā)生了很大轉(zhuǎn)變。從重視政治、歷史，轉(zhuǎn)為重視學(xué)力、能力和業(yè)績。高校人事檔案工作的主要職責(zé)是為高校人事、干部管理工作提供服務(wù)，因此，高校人事檔案管理在歸檔內(nèi)容和管理方式上也必須突出相應(yīng)的側(cè)重點(diǎn)。三要與時俱進(jìn)，突出檔案管理的信息服務(wù)功能。在過去傳統(tǒng)檔案管理理念中，“看攤守堆”的錯誤思想長期存在，并且在許多檔案工作者頭腦中根深蒂固。極大地影響了檔案管理工作的發(fā)展。為了改變傳統(tǒng)老化觀念，高校在檔案管理中要不斷強(qiáng)化創(chuàng)新意識。牢固樹立檔案信息服務(wù)理念，形成“信息檔案、信息服務(wù)”的管理模式。

2、強(qiáng)化意識，規(guī)范人事檔案內(nèi)容信息

做好檔案管理工作首先要加大人事檔案工作的宣傳力度，努力提高全體教職工的人事檔案意識。除此之外，還應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：第一，建立高校人事檔案管理運(yùn)行機(jī)制，擴(kuò)大兼職檔案人員的隊(duì)伍，及時將形成的檔案材料收集歸檔；第二，以國家政策與相關(guān)的原始記錄為依據(jù)，認(rèn)真審查、鑒別人事檔案材料，確保檔案材料的真實(shí)性；第三，科學(xué)設(shè)置檔案材料的格式，刪繁就簡，剔除重復(fù)材料、縮小靜態(tài)材料。減少人事檔案管理的重復(fù)勞動：第四，增加反映人才業(yè)績、婚姻狀況、誠信資料等個人材料進(jìn)入人事檔案，不斷補(bǔ)充新內(nèi)容、增加動態(tài)材料。

3、躬身實(shí)踐，探索人事檔案管理新模式

在高等學(xué)校檔案管理體制上，高校可以成立獨(dú)立的檔案管理工作部門，將全校檔案管理人員與檔案管理職能集中起來，統(tǒng)一管理學(xué)校的各類檔案，改變高校現(xiàn)行檔案管理分散、各自為政的狀況。高校檔案的集中管理，有利于統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、開展檔案評估目標(biāo)管理。也有利于檔案隊(duì)伍的穩(wěn)定與檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。此外，高校還可以采取人事檔案托管的方式，既節(jié)約人力與物力資源。又有利于實(shí)現(xiàn)人事檔案的動態(tài)管理。

4、加大投入，建立檔案信息化建設(shè)的支撐體系

針對高校檔案管理技術(shù)相對落后的實(shí)際，有計(jì)劃、有步驟地加大投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施。以加強(qiáng)檔案管理的技術(shù)裝備。由于高校檔案管理的核心問題是信息資源庫的建設(shè)，首先，信息化建設(shè)要建立高校人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化，把人事檔案原始材料通過電子設(shè)備轉(zhuǎn)換成數(shù)字模式存儲到磁盤等存儲設(shè)備上，通過相應(yīng)管理軟件或網(wǎng)絡(luò)對其進(jìn)行管理、使用，提高檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息價值，為高校決策層提供有力的信息支持。其次，要建立并完善高校人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。高效地利用人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫中的信息資源才能將人事檔案的日常管理通過計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)信息化管理。三是建設(shè)高校人事檔案信息網(wǎng)站。建立起以人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫為核心，以人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)為服務(wù)手段的高校人事檔案信息網(wǎng)站，通過網(wǎng)站將檔案信息服務(wù)直接面向用戶，形成用戶與人事檔案信息管理者之間良好的互動，

5、注重培訓(xùn)。不斷提升檔案管理者的綜合素質(zhì)

人事檔案管理的效率高低與工作人員的素質(zhì)密切相關(guān)，由于檔案管理人員是高校人事檔案工作的主體，起主導(dǎo)和支配作用，因此應(yīng)千方百計(jì)提升檔案管理者的綜合素質(zhì)。首先，應(yīng)加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案人員的繼續(xù)教育。針對目前檔案部門人員專業(yè)不對口、專業(yè)知識貧乏的狀況，繼續(xù)教育應(yīng)注意以下幾個方面：一是實(shí)用性知識教育。要結(jié)合檔案管理工作實(shí)際需要和檔案管理未來的發(fā)展趨勢，按需施教，學(xué)以致用。便于實(shí)際操作，講究實(shí)效。二是相關(guān)學(xué)科教育。高校人事檔案是一門綜合性的邊緣學(xué)科，涉及的知識面廣，這就需要在掌握本學(xué)科知識基礎(chǔ)上，了解歷史學(xué)、人事科學(xué)、管理學(xué)、情報(bào)學(xué)知識及計(jì)算機(jī)應(yīng)用等技術(shù)。其次，要注重開展人事檔案管理工作學(xué)術(shù)研究活動，學(xué)術(shù)研究是一種較高的智力活動，不僅需要掌握一定的研究方法、具備一定的研究能力。還要有刻苦鉆研、勤于學(xué)習(xí)的精神。高校應(yīng)當(dāng)注重開展檔案學(xué)術(shù)研究活動，使檔案工作人員結(jié)合業(yè)務(wù)工作開展學(xué)術(shù)研究，通過學(xué)術(shù)研究以提高檔案管理者的專業(yè)理論水平和業(yè)務(wù)工作能力。再次，從目前高校檔案管理專業(yè)人才短缺的實(shí)際情況出發(fā)，各高校要注意招聘一些有專業(yè)知識、專業(yè)技術(shù)技能的人才充實(shí)到人事檔案管理隊(duì)伍中來。高校只有具備了穩(wěn)定的、高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍，其人事檔案才能充分發(fā)揮其在高校發(fā)展中的基石作用，高校才能在改革與競爭中處于不敗之地。