淺議信息系統工程建設中的監理問題

劉彥凱

近年來，以信息技術為代表的科技革命突飛猛進，信息化已經成為一個國家經濟和社會發展的強大動力，我國已把推進信息化作為增強綜合國力的戰略選擇。然而，隨著信息化進程的不斷深入，由于主、客觀的原因，信息系統工程建設中的質量問題顯現出來，為此，原信息產業部借鑒國家建設部對土建工程質量管理的經驗，在2002年11月29日下發了“信部信（2002）570號《關于發布信息系統工程監理暫行規定的通知》”的文件，以此來規范、指導和強化信息系統工程的質量管理工作，繼而，不少地方政府也出臺了相應的管理制度與規定，于是乎，信息系統工程監理行業便“應需”而生,信息系統工程建設介入監理的比例逐年加大。

截止到目前，文件下發已六年有余，各地、各部門對這一管理機制運用的如何呢？據筆者考察，與文件的初衷還有較大的差距，主要表現在：一是建設單位對信息系統工程實施監理的問題了解不多、理解不深、運用不當；二是信息系統工程監理這一新興行業的運作程序亟待細化與規范。

如何改變現狀？筆者認為應先解決理念的更新，即從正確地理解與重視以下問題做起：

一、信息系統工程建設為什么要啟用監理機制

有人片面地認為，啟用監理只不過是一個形式，是為項目主持人開脫責任，花錢買“保險”而已，其實不然。眾所周知，信息系統工程建設，是依托著計算機、網絡、軟件、流媒體等高科技產品與技術的支撐，這類知識和相應的操作技能，對于甲方（建設單位）來說多為陌生的，也就是說，存在著嚴重的“信息不對稱”問題，故此客觀地講，就多數信息工程建設項目而言，甲方自身是無法，也不可能會全方位的掌控與鑒別乙方（承建單位）所提供和施實方案的可行性、技術的先進性、質量的可靠性、預算的合理性，為此，有必要借助外腦和外力，取人之長來補己之短，信息系統工程介入監理就是重要的舉措之一。

二、明確與擺正三方關系

建設單位與承建單位為合同關系；建設單位與信息監理單位也為合同關系；信息監理單位與承建單位不是合同關系，而是監理與被監理的關系。

三、信息工程監理的內容

欲啟用監理機制，首先要了解監理介入工程后應該有哪些作為。簡潔的講，就是通過“旁站、測試、評審、抽驗”等質量監控手段和“圖表控制法、網絡圖控制法、香蕉曲線法”等質量控制手段來實現“四控、三管、一協調”。“四控”即質量控制、進度控制、變更控制、成本控制；“三管”即合同管理、信息管理、信息安全管理；“一協調”即協調各方關系。

值得一提的是，在信息監理的眾多監控手段中，“旁站”是其他一切監控手段的基礎，可以說，在信息監理的全過程中，不采用“旁站”就無法驗證其他監控手段的有效性和時效性。如何正確地實施和考核監理工作呢?分述如下：

(一)“四控”

1. 質量控制。分為前期預控、過程控制與分析。

前期預控：即為便于項目順利開展，有利于監理單位進行監理和最后項目驗收，監理單位應首先對甲、乙雙方所簽訂的合同內容進行審核，并將所有與項目相關的技術和保障方案等納入合同的附件。監理單位對項目承建單位提供的“質量保證體系計劃方案”，通過評審、評估、監控等手段給出結論性意見，依據評審或評估的結果，由承建單位對自己的“質量保證體系計劃方案”不足的部分進行修改完善，做到切實可行。

過程控制與分析：

一是在日常的過程控制中一般采用“旁站”和“抽驗”的方法。“旁站”可以通過信息監理師的“監理日志”和信息監理的“會議紀要”來記錄、反映監理過程中的情況，如發現問題將以“信息監理通知單”的形式進行“協調”解決。“旁站”是設備到貨驗收的唯一手段(包括貨物落地、開箱、通電和調試)，亦是驗收軟件開發、電子機房系統建設、通用電纜布線系統等的重要手段。“抽驗”是檢查隱蔽工程質量問題的最好方法，可以直接地發現和解決問題。

二是在項目建設達到某一里程碑（階段）時，要按信息監理工作對照表中對這一階段的要求，對階段性成果進行評定，其手段主要采用“評審、測試”。甲方負責召集專家，監理單位組織承建單位、建設單位，對階段性成果進行“評審”并將結論記錄在案。“測試”包括對成果的“硬”（如儀器、設備）測試和“軟”（如使用測評軟件）測試，并將測試結果記錄在案。“分析”指對“評審”和“測試”結果進行的量化分析。

2.進度控制。分為實施前控制和實施過程的控制。從理論上講，監理的進度控制手段是“圖表控制法、網絡圖控制法、香蕉曲線法”，但在實際工作中，進度控制也離不開“旁站、測試、評審、抽驗”。

實施前控制：乙方應按合同條款中規定的進度要求，編制出實施進度計劃并提交監理單位進行“評審”。進度計劃應包括開發進度、設備到貨、設備調試和工程進度等。

一是進度計劃“評審”。此過程采用“評審”手段進行監控，其主要監控的方法有：是否將項目進行“階段”劃分；是否有“里程碑”標識說明；是否有“關鍵路徑”的描述說明；是否有“網絡圖”說明，以及是否可行。

二是會議紀要“評審”。會議紀要應記錄在案，并通過“監理通知單”的形式將紀要內容送達乙方，責其按紀要和監理通知單中所列問題進行修正并報審。

實施過程控制：在信息項目實施過程中，必須以“旁站”的監控手段掌控影響進度的因素。

一是對照乙方提供的“關鍵路徑圖”，找出與關鍵路徑對應的工程點，并列為確保進度的監控“點”。

二是對此“點”的監控，現場監理師應在“信息監理日志”中對進度情況進行重點描述，如果發現影響“關鍵路徑”進度的因素，立即通知總監理師，并以“監理通知單”的形式送達乙方現場項目經理。

三是在信息項目工程實施中，監理師要實時、準確的收集來自各方的進度信息，匯總后呈交現場總監理師。在信息監理例會上，總監理師要將進度情況向與會各方通告，并提出具體要求，形成會議紀要，各方簽字后送達各方。

四是依據“監理工作對照表”對各階段工作內容的進度進行檢查，對每一個階段成果進行“評審”。

五是對于由于“變更”引起的工期延長，監理師必須做到有據可查（變更起因及甲、乙雙方的審批意見和簽字）。

六是對于各種“借故”拖延工期的情況，現場監理師先口頭協調，如協調不果時，必須采用“監理通知單”，以書面形式告知各方。

3.變更控制。引起變更的因素很多，但總結起來主要有以下兩個方面：

①軟件開發中的“變更”。起因一般為初始調研不充足，造成數據流圖和實際不符或不詳以及隨著甲方工作深入引發的新需求。如需“變更”，應填寫“變更申請單”，履行“變更”程序及相應的手續。

②硬件環境建設的“變更”。如在網絡、布線、機房、信息安全、流媒體等工程中的變更，大多數為設備或實施方案的變更，這類變更一般不影響工程總體方案。如已選設備型號在訂、供貨時發生了意外，須用新型號替代，只要不涉及價格問題，甲方一般都會同意，但必須填寫“變更申請單”，待批準后方可進行“變更”。

4.成本控制。成本控制作為監理全過程來說，前期介入是關鍵，一般分為前期預控和過程控制。

前期預控：

①從制作招標文件入手，對成本進行合理控制，提供合理的中標價格參考，采用科學的評標機制。

②評審方案中的各種報價明細，提供合理的價格范圍（一般情況下不建議采用最低價中標，因為沒有合理利潤的標是不會有好的施工質量和后期維護的）。

③對投標方案進行詳細的審核，審核其包含的內容是否涵蓋了項目需求的全部內容（功能指標與性能指標）。

過程監控：

①嚴格控制項目建設進度，因甲方原因造成的停工時間在一周之內的，應及時向乙方說明；如在一周以上的應以“暫停項目建設通知單”的方式告知乙方，乙方可暫時撤離現場，總進度可將此段時間除外。停工時間過長的，應和所有參建方協商解決。這樣可以避免成本的大幅度遞增。

②嚴格控制總體方案的變更和增加合同外的內容。

③嚴格控制變更建議方案的提出，確實需要變更并要增加成本時，須得到甲方同意并辦理相應手續，還要報監理單位備案，以便增加相應的監理范圍。

④嚴格執行中標金額或合同金額。

⑤項目進行中的階段性付款，乙方應首先填寫“付款申請表”，監理單位在意見欄內填寫意見并加蓋“監理現場專用章”后，報甲方申請撥付。

⑥項目竣工要進行竣工結算，監理方確認結算結果并加蓋“監理現場專用章”。

(二)“三管”

1.合同管理。包括：合同原件、合同規定的所有附件、增補合同、變更合同。嚴格執行合同的內容是合同管理的核心。

①按ISO9001：2000標準對合同進行編號管理。

②對合同和附件中的內容進行量化或標準化處理后，寫進監理規劃的監理標準依據中，與國際標準、國家標準、行業標準同時作為監理標準依據。

③對變更合同、增項合同的管理應按ISO9001：2000標準與主合同的編號共為統一標準進行管理。

2.信息管理。信息管理是信息工程項目建設的關鍵工作之一，將為今后信息化項目改建、擴建、運維等工作打下堅實的基礎。信息管理工作的內容包括信息監理和乙方施工現場的全部信息。

①監理單位按照交底文件、監理規劃和相關國家標準對文檔的要求監控乙方。

②監理單位應交付的文檔包括：監理文檔列表；監理回復（批復）文檔；監理日志和例會記錄；評審記錄和相關決議；信息監理實施文檔和總控文檔。

③監理單位遞交文檔時，應有文檔交接清單，并請甲、乙方接收人員簽字并蓋章。

3.信息安全管理。

①審核關于信息安全的方案，包括對物理環境的安全管理、應用環境的管理、邏輯訪問的安全管理、數據備份和災難恢復的管理制度和相關措施，并出具審核報告。

②監理單位應將信息安全的理念貫徹到項目的建設單位，使其了解什么是信息安全。

③監理單位要督促甲方進行全員信息安全教育、建立安全規劃和信息安全制度的落實與貫徹。

(三)“一協調”

協調的手段包括監理報告、監理會議、監理通知和監理例會等。具體方式如下：

1.口頭協調。在施工現場針對某個具體問題，由監理單位總監理師或總監代表召集現場的甲方負責人和乙方項目經理臨時決定解決方案，但事后必須補填臨時會議記錄，并請參會人員簽字，以便留檔備查。

2.書面協調。在這里主要指“監理通知單”或“備忘錄”。將問題的內容和限定解決的時間，以書面形式告知乙方現場項目經理，并進行整改。

3.會議協調。“評審”會針對某一階段性成果或方案進行的專家審核，形成專家評審最終結論（專家中須包括甲方單位內的業務專家）。對于“評審”會形成的審核意見，以書面形式存檔，同時呈交甲方項目負責人和乙方現場項目經理存查。在“評審”記錄上應有監理方、甲方、乙方的參會人員簽字。

四、監理介入的最佳時機

在北方農耕作業中有句諺語——白露早、寒露遲、秋分的麥子正當時。指的是冬小麥要在秋分時節下種最為適宜。每個信息化工程項目建設，通常可依次分為以下幾個階段：需求調研；整理分析；可行性報告;方案與預算；專家論證;立項招標;簽訂合同；組織施工；測試驗收；培訓推動；投入使用。目前，較為流行的作法是在組織施工前介入監理，如能提前會更好些，因為這樣才能把監理的優勢用好用足。原因是，大凡一個合格的、具有監理資質的企業，都曾是業內的高手，對軟件開發、硬件配置、系統集成、價格談判、起草標書均有著豐富的實踐經驗和運作技巧，他既是甲方的高參與助手，又是乙方施工質量的監護者，經驗告訴我們，條件允許的話（因為國家財政投資的項目啟用監理也需投、招標），監理介入的越早，越會使總體規劃、實施方案、設備選型、資金預算等工作做的精細和具有可操作性，會起到事半功倍的增值之效。

(作者單位：天津市政府辦公廳)