新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策

【摘 要】 電子檔案管理面臨著原件的真實性、內容的保密性、保管的長久性、軟件的統一性等問題。為了適應電子檔案管理的需要,應盡快培養精通計算機技術的檔案專業人才;建立健全維護電子文件真實和安全的法規;制定科學、合理、嚴密的電子檔案工作標準和規范。全面做好電子檔案管理工作。

【關鍵詞】 電子檔案;檔案管理;對策

信息技術的飛速發展和廣泛應用使人類生活的各個方面發生了巨大的變化。計算機應用于辦公自動化和自動化工程設計,產生了大量的CAD或公文性電子文件。由此引起的對電子文件和電子檔案的管理,是檔案工作者面臨的新問題。電子文件被廣泛地認識和應用,成為勢不可擋的潮流。計算機的普遍應用、電子文件的大量產生、信息高速公路的建成,為縮小檔案保存空間,快捷傳遞交流信息,搞好信息服務,實現信息共享,帶來極大的方便,同時也給檔案工作帶來了一系列的新情況新問題。

一、檔案管理工作的轉變

1、檔案載體的轉變

在檔案管理活動中,電子文件以其快捷的辦文進度和傳遞速度逐步取代了紙質文件。電子圖紙也以手工制作所不可比擬的優勢大量出現。通過計算機輔助設計使產品圖紙的設計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。例如高速公路工程設計過程中就需產生上萬份的圖紙,因此電子圖紙顯示了其比紙質圖紙更旺盛的生命力,保存電子圖紙要比保存紙質圖方便、省時、省力并且更有意義。

2、檔案的分類變化

舊有的關于文書檔案、科技檔案、基建檔案、財務檔案、人事檔案等傳統分類方案將被打破,取而代之以信息集成系統中各個管理模塊、流程的設置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統中,計算機依照規定指令根據工作目標隨時設立和調整類目。各單位檔案信息的分類不盡相同,但可以肯定的是計算機管理過程中檔案分類更能貼近現代化管理的需要,分類也將更詳細、更科學、更規范。

3、檔案接收和保管也有所改變

在電子環境中,如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程,文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用。這就是說檔案人員如果不進入到信息集成系統中去,則很難掌握到信息的核心部分甚至接收不到檔案。

無時無刻不在產生的電子文件、電子圖紙使檔案工作者再也無法坐等檔案的最后形成與歸檔了。他們必須在產生電子文件的源頭就行使檔案的監督指導職能。參照國家有關文件制定出本單位的《電子文件歸檔管理辦法》,提請信息集成系統的編制人員在其系統的設計和運行過程中加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等檔案管理的內容。檔案工作者要在專業人員的指導下學會運用專門的檔案信息接收管理平臺,要懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性,掌握電子檔案信息的收集、管理。

此時,單位的檔案保管也不再只以卷盒和柜架為裝具,更多的經過檔案人員鑒定歸檔的單位檔案信息將存入“虛擬庫房”。

二、電子檔案工作面臨的問題

1、電子檔案原件的真實性

電子文件很容易被刪改,且修改后不留任何痕跡。在使用計算機形成文件材料的過程中,擬稿者無法留下自己的筆跡,單位負責人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發,日后難以確定該份材料是否具有真實性和權威性。即使有人出于自己的目的將軟盤中存的內容進行了刪改,也難以發現和確定。

2、電子檔案內容的保密性

用網絡的任何終端設備都能索取到存儲在網絡某一個設備上的電子文件。另一方面,一個終端上的電子文件也可同時發給若干個網絡終端。這對于在一段時間需保密的內容或限制提供利用的內容的安全保密問題,帶來了極大的威脅。

3、電子檔案保管的長久性

隨著辦公自動化的不斷深人,好多單位將會實現無紙辦公,所有的情況、決策、信息存儲在網絡中,人們只要操作一下鍵盤就可以得到所需的信息。這種方法確實為檔案的歸檔存儲簡化了程序,也方便了利用,但是一旦網絡突然癱瘓或被毀,如出現“黑客”問題,遇到病毒問題或其它方面的故障,電子文件可能會在一瞬間同時消失,造成難以彌補的損失。

4、檔案管理軟件的統一性

計算機軟件研制大大落后于硬件的發展,遠不適應各方面存儲的需要。檔案系統各地區之間、單位之間不使用統一的軟件,勢必會影響到互相之間的利用以及全國的聯網。

三、應采取的對策

1、盡快培養精通計算機技術的檔案專業人才

培養一批既懂檔案業務又精通計算機專業知識的人才已是各級檔案管理部門的當務之急。當前要在加強全員計算機知識培訓的同時,通過招考、送出去深造等渠道選拔、培養高、精、尖計算機管理應用人才,使他們不僅精通計算機技術而且熟悉檔案業務,熱愛檔案事業;不僅會操作而且會設計程序,能夠開發軟件。

2、建立健全維護電子文件真實和安全的法規

在電子文件的形成、處理、歸檔,電子檔案的保管、利用等各個環節,信息都有被更改、丟失的可能性,即使擁有完善的信息安全技術,也需要有相應的管理措施來保證其得以實施。因此,建立健全相關法規和管理制度,對于維護電子檔案的原始性、真實性,保證其安全具有重要的意義。要通過法律形式將電子檔案的保管和利用標準規定下來,使人們能夠自覺地遵守這些規定。同時要通過立法確認電子文件、電子檔案的法律憑證作用,確保國家檔案行政管理部門依法管理電子文件和電子檔案。

3、制定科學、合理、嚴密的電子檔案工作標準和規范

隨著電子文件的大量產生,迫切需要建立一整套科學、合理、嚴密的電子檔案管理標準和規范。將電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔工作和分類、排列、保存方式,用標準和規范確定下來,使電子檔案從誕生之初就得以科學、有序、規范地管理,這是擺在檔案部門面前的一項重大課題,也是迫切需要解決的基礎性工作。

4、研制開發數據格式標準統一、可以互相兼容的檔案管理軟件

建議由國家檔案局牽頭,研制開發適應檔案管理現代化的軟件,并在全國檔案系統統一推廣。我們盼望國家檔案局能把該問題列為工作重點,以此帶動全國檔案系統現代化管理水平的提高。

辦公自動化的廣泛實現,信息高速公路的建成,對傳統的檔案工作是一次巨大的沖擊,必將促使檔案工作從管理方式和管理手段上進行一次徹底革命。檔案部門要盡快認清形勢,采取有力措施,從工作重點和方式上來一次大轉變,從人才和技術力量上來一次大儲備,以從容應對信息時代的挑戰。

【作者簡介】

夏利宏(1975-)女,漢族,河北省唐山市人,畢業于河北工業大學,唐山市交通局檔案室工作,助理館員.