基于供應(yīng)鏈模式下電子化采購研究

羅如學(xué)　尤妙娜

摘要:基于傳統(tǒng)供應(yīng)鏈中的采購活動存在信息不對稱、需求反應(yīng)遲鈍及成本過高的一些因素導(dǎo)致失去了市場競爭力,基于此,文章分析了采購工作實(shí)施電子化采購和信息化的必要性,然后闡述了在供應(yīng)鏈的模式下實(shí)施電子化采購的核心思想,并在此基礎(chǔ)上提出了相應(yīng)的方案選擇和須注意的問題。

關(guān)鍵詞:供應(yīng)鏈;電子化采購;模式

中圖分類號:F273.7文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A

Abstract: In purchasing activity of conventional supply chain, just as there are some factors such as information dissymmetry, delaying the response of requirement and high cost, which cause the enterprise lose competition, based on those. The thesis analyze that's necessary to implement electronic business and information in purchasing working, and clarified the core ideas of electronic business under SCM mode, and put forward some attentive issue and relative choice scheme.

Key words: supply chain; electronic purchasing; pattern

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展,企業(yè)傳統(tǒng)采購活動面臨重大沖擊和挑戰(zhàn)。互聯(lián)網(wǎng)的迅猛發(fā)展以及其所創(chuàng)造的效率與價(jià)值,使得構(gòu)建在互聯(lián)網(wǎng)之上的電子化采購應(yīng)運(yùn)而生。本文擬就實(shí)施電子化采購在供應(yīng)鏈采購活動中的策略進(jìn)行一些探討。

1傳統(tǒng)采購模式

傳統(tǒng)采購的重點(diǎn)放在如何和供應(yīng)商進(jìn)行商業(yè)交易的活動上,重視價(jià)格比較,通過供應(yīng)商的多頭競爭,選擇價(jià)低為合作者,交易過程的重點(diǎn)放在價(jià)格的談判上。雖然質(zhì)量、交貨期也是采購過程中的重要考慮因素,但是質(zhì)量、交貨期等主要以事后把關(guān)的辦法進(jìn)行控制。因此在供應(yīng)商與采購部門之間經(jīng)常要進(jìn)行報(bào)價(jià)、詢價(jià)、還價(jià)等來回的談判,并且多頭進(jìn)行,最后從多個(gè)供應(yīng)商中選擇一個(gè)價(jià)格最低的供應(yīng)商簽訂合同,訂單才決定下來。傳統(tǒng)的采購模式的主要特點(diǎn)表現(xiàn)在如下幾個(gè)方面。

1.1傳統(tǒng)采購過程是典型的非信息對稱博弈過程

選擇供應(yīng)商在傳統(tǒng)的采購活動中是一個(gè)首要的任務(wù)。在采購過程中,采購一方為了能夠從多個(gè)競爭性的供應(yīng)商中選擇一個(gè)最佳的供應(yīng)商,會保留私有信息,作為談判籌碼。這樣,采購、供應(yīng)雙方都不進(jìn)行有效的信息溝通,這就是非信息對稱的博弈過程。

1.2驗(yàn)收檢查是采購部門的一個(gè)重要的事后把關(guān)工作

由于質(zhì)量控制難度大,質(zhì)量與交貨期是采購一方要考慮的另外兩個(gè)重要因素。在傳統(tǒng)的采購模式下,要有效控制質(zhì)量和交貨期只能通過事后把關(guān)的辦法。因采購方很難參與供應(yīng)商的生產(chǎn)組織過程和有關(guān)質(zhì)量控制活動,相互的工作是不透明的。因此需要通過各種有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)如國際標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行驗(yàn)收。缺乏合作的質(zhì)量控制會導(dǎo)致采購部門對采購物品質(zhì)量控制的難度增加。

1.3供需關(guān)系是臨時(shí)的或短時(shí)期的合作關(guān)系,而且競爭多于合作

在傳統(tǒng)的采購模式中,供應(yīng)與需求之間的關(guān)系是臨時(shí)性或者短時(shí)性的合作,且競爭多于合作。由于缺乏合作與協(xié)調(diào),供應(yīng)與需求之間缺乏合作的氣氛并增加了許多運(yùn)作中的不確定性。

1.4響應(yīng)用戶需求能力遲鈍

由于供應(yīng)與采購雙方在信息的溝通方面缺乏及時(shí)的信息反饋,在市場需求發(fā)生變化的情況下,采購一方也不能改變供應(yīng)一方已有的訂貨合同,因此采購一方在需求減少時(shí)庫存增加,需求增加時(shí),出現(xiàn)供不應(yīng)求。重新訂貨需要增加談判過程,因此供需之間對用戶需求的響應(yīng)沒有同步進(jìn)行,缺乏應(yīng)付需求變化的能力。

2實(shí)施電子化采購的必要性和緊迫性

2.1采購在企業(yè)中的地位和作用

物流管理在供應(yīng)鏈管理中有著重要的作用。這一點(diǎn)可以通過價(jià)值分布來考查。表1為供應(yīng)鏈的價(jià)值分布。不同的行業(yè)和產(chǎn)品類型,供應(yīng)鏈價(jià)值分布不同,物流價(jià)值(采購和分銷之和)在各種類型的產(chǎn)品和行業(yè)中都占到了整個(gè)供應(yīng)鏈價(jià)值的一半以上,制造價(jià)值不到一半。在易耗消費(fèi)品和一般工業(yè)品中,物流價(jià)值的比例更大,達(dá)80%以上,這充分說明物流的價(jià)值意義。供應(yīng)鏈?zhǔn)且粋€(gè)價(jià)值增值鏈過程,有效地管理好物流過程,對于提高供應(yīng)鏈的價(jià)值增值水平,有著舉足輕重的作用。

物資采購作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營價(jià)值鏈主鏈條的第一個(gè)環(huán)節(jié),是企業(yè)資金和物質(zhì)投入的開始,對工程項(xiàng)目投資成本控制、產(chǎn)成品成本控制和質(zhì)量控制至關(guān)重要,是企業(yè)挖掘效益潛力的非常重要的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

因此,物資采購不僅要保證物資供應(yīng)、降低采購風(fēng)險(xiǎn),更要在保證供應(yīng)的同時(shí),降低物資采購成本、減少資金占用。

2.2優(yōu)化采購管理水平和實(shí)施電子化采購是提升采購管理的重要手段

由于中小公司不具備國際性大公司的市場、渠道、信息、資源等方面的優(yōu)勢,其更期望通過發(fā)展電子化采購打開企業(yè)與市場實(shí)時(shí)聯(lián)系反饋的通道,其對發(fā)展物資采購電子化采購更是倍加青睞。從而使其企業(yè)在強(qiáng)化物資供應(yīng)各環(huán)節(jié)間的相互制約和控制、減少和避免暗箱操作、比質(zhì)比價(jià)、提供充分的采購決策依據(jù)、降低采購成本、優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)、提高工作效率和物資管理水平等方面發(fā)揮著越來越大的巨大作用。故加快發(fā)展物資采購電子化,可以給物資采購管理工作帶來如下的好處。

(1)可以擴(kuò)大比價(jià)范圍,提高采購效率,降低采購成本。可以突破傳統(tǒng)物資采購模式的各種局限,擴(kuò)大采購比價(jià)范圍,由貨比三家到貨比百家,大幅度降低采購費(fèi)用,降低物資采購成本,同時(shí)還可以大大提高物資采購工作效率。

(2)實(shí)現(xiàn)物資采購過程公開化,有利于進(jìn)一步公開物資采購過程,實(shí)現(xiàn)對物資采購過程中業(yè)務(wù)操作與結(jié)果的適時(shí)監(jiān)控,使采購工作更透明更規(guī)范。

(3)物資采購業(yè)務(wù)操作程序化。采購業(yè)務(wù)操作必須按照軟件規(guī)定的流程進(jìn)行,否則無法通過,可以大大減少物資采購過程中的隨意性。

(4)促使物資采購管理定量化、科學(xué)化。借助電子化采購網(wǎng)站可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部物資采購管理信息的大容量、快速傳遞,為各級物資采購決策者提供更多、更準(zhǔn)確、更及時(shí)的量化決策信息,使我們的物資采購決策更科學(xué)、依據(jù)更充分,大大緩解和改變我們傳統(tǒng)物資管理決策中信息不靈、信息源不足、傳遞緩慢、無法定量化等問題。可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)與供應(yīng)商之間供需信息的及時(shí)溝通與共享,可以減少物資采購過程中的不公開性和隨意性,為供應(yīng)商營造更公平、公正的競爭氛圍。

3企業(yè)的電子化采購模式構(gòu)建思路與方案

發(fā)展和應(yīng)用電子化采購的過程,是先進(jìn)物資采購管理思想的滲透過程,是對傳統(tǒng)的物資采購管理方式的變革過程,是物資采購管理創(chuàng)新的過程,是開放各級物資采購管理決策者的視聽過程。而絕不僅僅是將傳統(tǒng)物資采購業(yè)務(wù)操作簡單地搬到網(wǎng)上進(jìn)行的問題。

3.1發(fā)展電子化采購的關(guān)鍵目標(biāo)

發(fā)展電子化采購,必須改變物資采購傳統(tǒng)模式,實(shí)現(xiàn)企業(yè)物資需求信息的網(wǎng)上動態(tài)發(fā)布,實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商產(chǎn)品和庫存信息的實(shí)時(shí)交流,實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上詢價(jià)比價(jià)和商務(wù)技術(shù)交流,這是最基本的功能要求。 因此,發(fā)展電子化采購應(yīng)該必須重點(diǎn)實(shí)現(xiàn)以下核心功能和內(nèi)容:(1)網(wǎng)上詢價(jià)(物資采購最大增值環(huán)節(jié)之一)功能,即在網(wǎng)上編制詢價(jià)方案、向供應(yīng)商發(fā)布詢價(jià)書或招標(biāo)公告,供應(yīng)商在網(wǎng)上對詢價(jià)書進(jìn)行報(bào)價(jià)、投標(biāo)。(2)網(wǎng)上比價(jià)(物資采購最大增值環(huán)節(jié)之一)功能,即在網(wǎng)上對各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)或標(biāo)書進(jìn)行比較,結(jié)合網(wǎng)上采購過程積累的關(guān)于各供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)水平、交貨期、資信狀況等情況,選擇確定供應(yīng)商。(3)在線集成用戶企業(yè)與供應(yīng)商之間的供求信息與資源,實(shí)現(xiàn)物資需求動態(tài)、可供產(chǎn)品信息、新產(chǎn)品情況等重要信息和庫存資源的共享,為減少物資儲備資金占用、降低物資采購成本提供條件,為各級物資采購人員提供大量的決策信息。(4)網(wǎng)上實(shí)時(shí)傳遞和交流商務(wù)技術(shù)業(yè)務(wù)信息,大幅度提高供需之間的聯(lián)系頻度與速度。(5)供應(yīng)商動態(tài)考評(物資采購最大增值環(huán)節(jié)之一)功能,即在網(wǎng)上對供應(yīng)商的每一份合同交易中的質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等方面情況進(jìn)行考核評價(jià),為下一次物資采購決策提供參考依據(jù)。

3.2采購的電子化采購模式構(gòu)建思路

(1)建物資采購網(wǎng)站模式或同行企業(yè)間聯(lián)建模式。建立企業(yè)間的相互溝通平臺在Internet/Intranet集成網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,供應(yīng)鏈企業(yè)內(nèi)部與企業(yè)之間的信息交流通常都是通過雙方的 IP和主頁來完成的。這種信息溝通方式無論從效率上,還是從時(shí)間上都是傳統(tǒng)方式無法比擬的。這一過程如圖1所示:

Internet/Intranet集成環(huán)境下開發(fā)的管理信息系統(tǒng),必須提供高效的數(shù)據(jù)庫與 Web相接,利用可視化開發(fā)工具,采用有效方式(API、CGI等)與數(shù)據(jù)庫端連接。采用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫引擎技術(shù),并與Web技術(shù)結(jié)合,可實(shí)現(xiàn)企業(yè)動態(tài)、交互的信息管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)基于Web的信息網(wǎng)絡(luò)。各種信息交流更為及時(shí),經(jīng)營成本將進(jìn)一步降低。數(shù)據(jù)庫的無縫連接技術(shù),使企業(yè)內(nèi)外部信息環(huán)境成為一個(gè)統(tǒng)一的平臺,實(shí)現(xiàn)內(nèi)外部及內(nèi)部各個(gè)業(yè)務(wù)部門之間的信息共享,以提供組織、管理和決策的工具,提高決策的科學(xué)性、可行性。運(yùn)行過程如圖2所示。

(2)J2EE的四層次電子化采購模型構(gòu)想。基于J2EE的電子化采購開發(fā)模型分為四層,分別是客戶層、Web層、業(yè)務(wù)層和企業(yè)信息系統(tǒng)層,見圖2。其中,客戶層為通過瀏覽器對電子化采購系統(tǒng)進(jìn)行訪問的網(wǎng)絡(luò)終端用戶,一般又分為一般用戶與會員和管理員。一般用戶與會員可通過訪問電子化采購系統(tǒng)進(jìn)行信息查詢和產(chǎn)品定購等操作;而管理員則負(fù)責(zé)對電子化采購系統(tǒng)進(jìn)行管理和維護(hù)。

Web層實(shí)現(xiàn)與客戶層的交互,處理客戶層的請求并做出響應(yīng)。Web層向客戶層提供了兩個(gè)接口,分別是電子化采購系統(tǒng)接口和管理接口。客戶層的所有用戶都可以通過電子化采購系統(tǒng)接口訪問電子化采購系統(tǒng);而管理接口只能由管理員進(jìn)行訪問,一般用戶與會員則無此權(quán)限。Web層的功能通過Web組件實(shí)現(xiàn)對用戶處理數(shù)據(jù)的表達(dá)。業(yè)務(wù)層實(shí)現(xiàn)與Web層的交互,處理Web層的數(shù)據(jù)處理請求,是模型的核心層。模型對業(yè)務(wù)層的業(yè)務(wù)對象進(jìn)行封裝,使Web層不直接訪問EJB組件,而是通過系統(tǒng)訪問會話Bean和子系統(tǒng)會話Bean來實(shí)現(xiàn)對EJB組件的訪問。企業(yè)信息系統(tǒng)層運(yùn)行企業(yè)信息系統(tǒng)軟件,例如企業(yè)資源計(jì)劃、大型機(jī)事務(wù)處理、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)及其他遺留信息系統(tǒng)。企業(yè)信息系統(tǒng)層實(shí)現(xiàn)與業(yè)務(wù)層的交互,一般處理業(yè)務(wù)層的數(shù)據(jù)庫操作。

4發(fā)展電子化采購要注意的幾個(gè)問題

4.1把握電子化采購概念的本質(zhì)

顧名思義,電子化采購概念中包含兩個(gè)含義,即網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是手段與載體、提高商務(wù)活動的效果才是最終目的。因此,發(fā)展電子化采購的落腳點(diǎn),應(yīng)該放在應(yīng)用電子手段、在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行一個(gè)或多個(gè)具有實(shí)質(zhì)意義的關(guān)鍵采購環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)處理與商務(wù)活動上,而不應(yīng)該拘泥于采購商務(wù)活動的全過程是否在互聯(lián)網(wǎng)上完成的形式上。

4.2認(rèn)識電子化采購的功能與作用

電子化采購就是互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用于經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的產(chǎn)物,電子化采購的著眼點(diǎn)是加快信息傳遞速度、加大信息共享量和提高商務(wù)活動的效率與效果,而不是立足于把網(wǎng)下業(yè)務(wù)活動搬到網(wǎng)上操作。電子化采購是建立在互聯(lián)網(wǎng)上的市場營銷活動,絕不能用閉關(guān)自守的心態(tài)和方式來發(fā)展本來就是開放的電子化采購。

4.3物資采購的側(cè)重點(diǎn)

物資采購的主要著眼點(diǎn),應(yīng)該定位在供應(yīng)商的管理上。因此不僅要實(shí)現(xiàn)觀念上的轉(zhuǎn)變,更要在工作的內(nèi)容和重點(diǎn)上進(jìn)行調(diào)整。否則,電子化采購的巨大潛能就無法得到充分的發(fā)揮出來。

4.4電子化采購網(wǎng)站的運(yùn)行安全

鑒于物資采購工作的特殊性,電子化采購網(wǎng)站的設(shè)計(jì)建設(shè)不僅要從網(wǎng)絡(luò)技術(shù)角度充分考慮安全問題,還要特別強(qiáng)調(diào)實(shí)行用戶會員制度和對不同角色用戶進(jìn)行有限授權(quán)。對紛繁的供應(yīng)商群體進(jìn)行資格篩選審查,只有通過資格認(rèn)證的、可以確保產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格競爭優(yōu)勢明顯、實(shí)力強(qiáng)的供應(yīng)商才可以進(jìn)入電子化采購網(wǎng)站與用戶企業(yè)進(jìn)行實(shí)時(shí)的商務(wù)技術(shù)交流和信息共享,一方面有利于降低物資采購風(fēng)險(xiǎn),另一方面有利于供應(yīng)鏈的形成和企業(yè)參與市場競爭能力的提高。

5小結(jié)

應(yīng)用電子化采購,可以使物資采購工作公開化、透明化;可以大大提高物資供應(yīng)工作效率和科學(xué)化決策水平;可以充分利用供應(yīng)商儲備,在公司范圍內(nèi)、甚至世界范圍內(nèi)進(jìn)行物資儲備的實(shí)時(shí)調(diào)度調(diào)劑,最大限度地降低物資供應(yīng)儲備資金占用;可以通過物資資源信息的掌握與調(diào)控、用很少的物資供應(yīng)人員,確保企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)的物資供應(yīng)。

發(fā)展電子化采購,其意義將遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過應(yīng)用電子手段進(jìn)行物資采購商務(wù)活動本身,不僅是促進(jìn)物資采購成本大大降低、采購效率大大提高,其更加深遠(yuǎn)的意義在于借助電子化采購改造中國企業(yè)傳統(tǒng)的物資采購理念、方法、習(xí)慣,公開物資采購過程,規(guī)范物資采購行為,進(jìn)而促進(jìn)市場的健康快速發(fā)展。

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