效能提升：在工作中維護自己的行為邊界

蔣齊仕

情景故事:

有一天,你的經理給你布置了一項任務,要求你在下午五點提交一個工作報告。

你對這個任務非常清楚,你知道這個任務的全部“邊界”:時間:下午五點,內容:向經理上交工作報告。

根據經驗,你知道,完成這個報告需要至少兩個小時,而且在這兩個小時內,你必須專心地坐在自己的計算機前工作。否則,這個報告是無法完成的。

你對如何完成這個任務也非常清楚,你需要的時間是:兩個小時,需要的空間是:專心地不受干擾地在計算機前工作。

根據今天的時間安排,你決定將下午3點到5點這段時間用于撰寫這個報告。

下午3點,你準時開始了這項工作。10分鐘后,你的同事過來找你:“老張,不好意思,能麻煩您幫我看一下這個文件嗎?我對于其中的一個重要問題弄不明白,我知道您原來處理過類似的問題,所以想占用您兩分鐘的時間請您幫個忙。”你感到無法拒絕她懇求的眼神,于是答應了。最后,你花了至少10分鐘為她解答那個她只想占用你“兩分鐘”時間的問題。

你開始感到時間不夠用了,你決定拒絕別人的打擾,專注地寫那個報告。但是30分鐘后,電話響了,是你一個做銷售的同事,他在外面拜訪客戶,但迷路了,找不到客戶的辦公室,而且此時離他與客戶約定的見面時間十五分鐘了,他想請你在互聯網上查一下地圖,幫幫他。你深知客戶對公司的重要性,而且非常理解銷售工作的挑戰,他的困境讓你無法說“不”,你答應了他,但由于你對Google地圖不夠熟悉,你花了20分鐘幫他解決了這個問題。

但現在,你的報告肯定是無法按時完成了......

案例分析:

如果你有意,你會發現以上的情形是非常常見的。現在,讓我們來對這個案例作一個簡單的分析。

在工作中,我們每個人都要完成這樣或那樣的任務。一般地,我們都會比較容易了解和明確任務的具體內容,我們在很多情況下,甚至也知道完成相應的任務都需要我們做些什么。盡管如此,我們還會時常出現無法及時完成任務的情況。

那么,究竟是什么原因導致了無法及時完成任務這種情況的發生?

事實上,在我們明確任務內容時,我們所明確的,是有關任務的“邊界”。比如在上面的案例中,任務的“邊界”是非常清楚的:五點鐘交報告。同時,在我們想明白如何去做時,我們事實上就是確認了自己的“行為空間”,這個空間由“下午3點到5點”和“專注在計算機前工作”兩項組成。這兩項內容,同時也定義了你的“行為邊界”。

經過上面的分析,我們可以用以下的圖,來表示上面案例中“你”在下午3-5點這兩個小時的工作情境:

這張圖告訴我們,我們在完成一個任務時,不僅要明了自己的任務邊界,知道自己的工作目標,還必須要明確自己的行為邊界,同時要對影響行為邊界的事件或行為保持敏感,并在自己的行為邊界受到影響時,及時地用自己的行為,去維護自己的行為邊界,為自己贏得必要的行為空間,以保證完成任務。

以上對“行為邊界”的敏感并及時用自己的行為去維護它,往往不是一件容易做到的事情。其中的原因之一,是我們常常會過于擔心人際關系遭到破壞,而這種擔心的根源,則是我們對于各種“可能”發生的壞情境的想象。

對于未來的“災難性”思維或想象,常常會約束我們,無論是我們個人的成長,還是完成一件具體的工作。

(作者單位:思騰中國)