妙用ＥＸＣＥＬ函數(shù)快速實現(xiàn)ＨＲ管理

林萬平

將EXCEL電子表格的強大功能巧妙運用于人力資源管理實踐中,將會起到事半功倍的效果,使工作效率提高數(shù)倍甚至數(shù)十倍。以下就是筆者根據(jù)自己在企業(yè)人力資源管理中的實踐和研究,對EXCEL函數(shù)在人力資源管理中的運用進行的實例介紹。

篩選同名同姓之人或刪除重復姓名

在成百上千的員工姓名中篩選同名同姓之人或刪除重復姓名,用手工操作將是一件十分麻煩之事,而運用EXCEL函數(shù)可以快速準確地解決此問題。如圖1:

眾所周知,每個人的身份證號是唯一的,身份證號相同,則表明是同一人,身份證號不同,姓名相同,則表明是同名同姓的兩個人。因此,在圖中的C列用函數(shù)驗證姓名是否有重復,在圖中的D列驗證身份證號是否有重復,然后,用菜單中的“自動篩選”功能,就可以輕易篩選出姓名相同、身份證號也相同的行,然后將之選中,“刪除行”則可。

函數(shù)釋義:COUNTIF函數(shù)意為條件計數(shù)。C2單元格中的函數(shù)意義為:以A2單元格到A列中的目標單元格為查找范圍,統(tǒng)計目標單元格的值在查找范圍中出現(xiàn)的次數(shù),如果次數(shù)大于1,則顯示為“重復”,否則,則顯示為空格。需查找的起始單元格A2中的“$”符號(在純英文狀態(tài)下用“SHIFT+4”鍵輸入)表示絕對地址引用,它不隨單元格的向下填充而發(fā)生改變,其在函數(shù)應用中具有舉足輕重的作用。D列中的函數(shù)運用同理,只需將A2改為B2即可。

在身份證號碼中自動提取出生年月

身份證號碼中隱藏著出生年月信息。在建立員工電子文檔時,利用函數(shù)自動提取出生年月,可省去大量輸入時間,并可做到準確無誤。如圖2:

函數(shù)釋義:LEN函數(shù),統(tǒng)計文本中的字符個數(shù);MID函數(shù),從文本字符串中的指定位置始,返回指定長度的字符;“&”符號(在純英文狀態(tài)下用“SHIFT+7”輸入)的作用為連接文本字符。B2單元格中的函數(shù)意義為:判斷C2單元格中身份證號的位數(shù),如果等于18位,則從C2單元格中身份證號的第7位開始,提取4位字符,然后用“-”符號連接,再從第11位開始,提取2位字符,然后用“-”符號連接,最后從第13位開始,提取2位字符;如果身份證號為15位,其意義依此類推;如果既不是18位,也不是15位,則在B2中標注符號“?”。如果出現(xiàn)了“?”號,則表示其對應的身份證號輸錯了,提示操作者檢查重輸。

自動計算年齡或工齡

如圖3:

函數(shù)釋義:DATEDIF函數(shù)返回兩個日期間的年數(shù)、月數(shù)、天數(shù)(均為整數(shù)),引號中“y”表示求年數(shù),“m”表示求月數(shù),“d”表示求天數(shù);NOW()表示返回當前的日期和時間。D2單元格的函數(shù)意義為:從B2單元格中的日期始,到當前日期止,求兩個日期間的周年數(shù)。

進行邏輯判斷

IF函數(shù)具有強大的邏輯判斷功能,前面的例子中已將此函數(shù)配合其它函數(shù)套用,顯示了此函數(shù)的一些巧妙用法。只要讀者舉一反三,定能在實踐中找到此函數(shù)的更多巧妙用法。下面,再舉個簡單而實用的例子:某公司在春節(jié)前準備給普通員工發(fā)放慰問金,進行了如下規(guī)定:凡進入本司后工齡在5年及以上的,發(fā)放慰問金500元;工齡在2年以上5年以下的,發(fā)放300元;1年以上2年以下的,發(fā)放200元;1年以下的,發(fā)放100元。要求人力資源部據(jù)此打印花名冊。只要用IF函數(shù),即使有成千上萬的員工,也能在一二十分鐘內(nèi),迅速準確地完成。如圖4:

用條件求和函數(shù)進行工資統(tǒng)計

舉個例子:公司需要抽調(diào)部分員工作為機動人員,在多個車間進行頂崗,所在的車間負責核算這部分機動人員的考勤和工資。次月初,各車間將員工工資和考勤報到了人力資源部,要求人力資源部進行匯總統(tǒng)計。

看似雜亂無章的原始資料,只要借助于高級篩選功能和SUMIF函數(shù),此問題就能迎刃而解。首先,進行如下操作:將光標移動到A列→點擊菜單上的“數(shù)據(jù)” →“篩選” →“高級篩選”,出現(xiàn)了高級篩選界面,選擇“將篩選結果復制到其他位置”,并在“選擇不重復的記錄”前打勾,然后在“列表區(qū)域”中選擇從A2到A15,在“復制到”中選擇從H2到H16,點擊確定,所有不重復的員工姓名就復制到了目標單元區(qū)域。如圖5:

然后在I2中輸入SUMIF函數(shù),向下填充即可。如圖6:

函數(shù)釋義:SUMIF函數(shù)格式為:“=SUMIF(需進行計算的單元格區(qū)域,條件,實際求和的單元格區(qū)域)”。

批量查找

在人力資源管理中,經(jīng)常會遇到批量查找工作,如查找某些員工的工資額、身份證號、員工檔案編號、年齡等。若只采用編輯菜單中的查找復制功能,在任務較多時,則顯得相當繁瑣。用VLOOKUP或HLOOKUP函數(shù),則簡易多了。如圖7:

函數(shù)釋義:VLOOKUP函數(shù)以列的方式查找,HLOOKUP函數(shù)以行的方式查找。其格式為:=VLOOKUP(需查找的值,查找區(qū)域,查找到目標后需返回的查找區(qū)域中對應的列的序號,參數(shù))。說明:目標值所在的列的起始序號為1;參數(shù)FALSE表示精確匹配,即查找值與目標值完全一致。

計數(shù)統(tǒng)計

人力資源管理中,經(jīng)常需要統(tǒng)計諸如公司共有大專文化的員工多少人、40歲以上的員工有多少人、月工資2000元以上的有多少人等等,只要請出COUNTIF函數(shù),這些都是極其簡單的工作。COUNTIF函數(shù)格式為:=COUNTIF(統(tǒng)計的區(qū)域范圍,條件)。如圖8:

在企業(yè)管理中,許多工作都可以形成EXCEL電子文檔,借助函數(shù)及其他功能實現(xiàn)辦公現(xiàn)代化管理。以上只是一些簡單的實例,EXCEL中還有許多函數(shù),還有許多其他功能(如選擇性粘貼、內(nèi)容重排、公式審核、條件格式等),只要勤學勤動腦,做到舉一反三,定能大大簡化繁瑣工作,成倍提高工作效率。