印刷企業如何加強應收賬款管理

易　海

如何管理應收賬款，防范由此帶來的風險，成為企業管理中不容回避的一個重要課題。本文結合印刷企業特點并依托數字化管理系統(ERP)平臺就應收賬款的管理進行探討。

一、應收賬款管理的目標和原則

應收賬款管理的目標是，制定科學合理的應收賬款信用政策，并在運用政策所增加的銷售盈利和采用這種政策預計要擔負的成本之間做出權衡。只有當所增加的銷售盈利超過運用此政策所增加的成本時，才能實施這種信用政策。同時，應收賬款管理還包括企業未來銷售前景和市場情況的預測和判斷，以及對應收賬款安全性的調查。應收賬款管理的重點是。根據企業的實際經營情況和客戶的信譽情況制定企業合理的信用政策。

對應收賬款管理應實行“職責分明、部門配合、信用授權、實時監控、獎懲分明”的原則。職責分明：企業銷售部門和財務部門職責分明，銷售部負責執行銷售政策、收款政策、信用政策，并催收貨款；財務部負責制定信用政策，對客戶進行賒銷批準，監督信用政策執行。部門配合：銷售、財務各部門對應收賬款的整個過程經常溝通，密切配合，確?？铐椀氖栈?。信用授權：財務部對客戶進行信用分析并進行賒銷批準，避免銷售人員為擴大銷售而使公司承受不適當的信用風險。實時監控：銷售部門對客戶及銷售合同進行審核，根據財務部提供的客戶信用等級實施不同的收賬策略；財務部進行回款記錄、編制應收賬款明細賬、形成定期的與客戶對賬制度，定期進行賬齡分析。銷售部是應收賬款追收的直接責任人，對拖欠賬款的催收，要采用多種方法清繳，催收賬款責任到人；財務部對已形成的壞賬負責報批核銷。獎懲分明：對三年以下的債權的催收，按債權收回部分的比例給予獎勵；對銷售人員違反應收賬款管理的規定而形成新的應收賬款或壞賬，要與個人績效考核相結合。

二、應收賬款的控制措施

1成立企業應收賬款管理機構，設立應收賬款管理委員會，由企業分管領導牽頭，相關部門和人員組成。定期召開會議，商討、協調應收賬款管理中出現的問題。

2企業制定信用政策，對客戶進行賒銷批準。財務部應充分了解和考慮客戶的信譽、財務狀況等有關情況，制定信用政策，監督信用政策的執行，加強對賒銷業務的管理。對客戶的信用進行評價是管理應收賬款的重要內容。在發生賒銷行為之前，要對購貨方進行嚴格的資信調查，科學地對其信用進行評估。以客戶的類別、欠款額、欠款比例、賬齡、信用期等指標，將客戶信用評定為A、B、C三級。代印報刊、代印雜件長期客戶欠款額在信用期內為A級，代印報刊、代印雜件長期客戶欠款額超過信用期且賬齡在1年以上、代印雜件臨時客戶每票合同金額在1萬元以上為B級。不符合以上條件的賒銷客戶為C級。對A類客戶可以不預付款，對B類客戶必須預付一部分貨款，對C類客戶必須預付全部貨款。A、B類客戶在簽定合同時規定其付款方式及信用期。每年底對代印報刊、代印雜件長期客戶進行信用評級。代印雜件臨時客戶在合同簽定前進行信用評級。一般來說，在本企業無信用資料或未取得銀行等部門信用證明的客戶，評定為C類客戶。財務部對客戶信用評級后，授權銷售部對客戶的賒銷金額及信用期根據銷售計劃確定執行。

3銷售部門遵循規定的銷售政策和信用政策。銷售部建立適合本公司特點的銷售定價控制制度，制定價目表、折扣及折讓、退回、收款政策等，報批準后予以執行。在選擇客戶時，應當根據財務部制定的信用政策適當選擇客戶，降低賬款回收中的風險。對符合賒銷條件的客戶，經批準后方可辦理賒銷業務；超出銷售政策和信用政策規定的賒銷業務，由應收賬款管理委員會決策審批。對于小客戶、不經常發生業務的客戶印刷雜件一般要求填制現銷批準書，預付印刷費，提貨時付清全額；代印雜件每票合同金額在1萬元以上，根據信用等級，采用不同的預付金及信用期，并填制賒銷批準書，由財務部審核批準：代印報刊在簽定合同時規定其付款方式及信用期。

4企業按照規定的程序辦理銷售和發貨業務。銷售人員就銷售價格、信用政策、發貨及收款方式等具體事項與客戶進行談判。并以合同的形式確認。銷售部應當建立健全銷售合同審批制度。審批人員應對銷售價格、信用政策、發貨及收款方式等嚴格把關。對長期業務在開機前都要簽定法律上認可的合同或協議：對臨時客戶在開機前也要客戶簽字認可其結算金額。

5銷售部建立銷售折扣及折讓、退回管理制度。確定付現折扣率和折扣期限時，必須衡量信用條件對企業銷貨和經營利潤的影響程度。銷售折扣及折讓、退回必須經銷售主管審批后方可執行。由于特殊原因，客戶不能按已審核的計價單付款時，折讓金額占計價金額5％以內或1000元以下由銷售部長審批，折讓金額占計價金額5％以上10％以內或1000元以上10000元以下由企業分管副總審批，折讓金額占計價金額10％以上或在10000元以上由企業總經理審批。銷售部填制ERP折讓單，由財務部審核。對于銷售退回，財務部應對檢驗證明、退貨接收報告以及退貨方出具的退貨憑證等進行審核后辦理相應的退款事宜。

6企業根據客戶不同的信用等級實施不同的收賬策略，并進行貨款的跟蹤和收款。銷售部設置銷售臺賬，在ERP上對應客戶做定單計價、定單審核、定單收款登記。財務部應將銷售收入及時人賬，并在ERP上對應客戶和定單審核每筆收款，真實完整地反映應收賬款的收回。財務人員每日及時對完工定單做內部銷貨處理，準確反映應收賬款余額。還要將內部完工定單與報收定單相核對，及時監督完工定單有沒有未報收情況。銷售部負責應收賬款的催收，并責任到人。對催收無效的逾期應收賬款可通過法律程序予以解決。對于可能成為壞賬的應收賬款應當報告應收賬款管理委員會，由其進行審查，確定是否確認為壞賬。

7加強應收賬款的日常管理。建立客戶信用檔案，進行有效的信用評估和跟蹤記錄?？蛻粜庞觅Y料由銷售部負責收集并填制信用資料卡。信用資料卡包括：公司名稱、法人代表、地址、聯系方式、開始往來日期等基本信息。對于組織管理、經營狀況、財務狀況、信用記錄、行業分析等信息，能獲悉的也要歸檔，以便對客戶信用做出全面的分析和判斷。

財務部定期向大額往來賒銷客戶寄發“客戶月末對賬單”。單上應注明應收賬款期初余額、本期銷貨業務金額、本期已收到的貨款、各項折讓及退回金額、本期余額，由對方簽字認可并寄回。如有不符，應查明原因，及時處理。財務部門應當按客戶設置應收賬款明細賬，根據結算的訂單、收款憑證和銷售折扣及折讓、退回明細賬按月登記每一客戶賒銷、回款、銷售折扣及折讓、退回，應收賬款余額增減變動情況和信用額度使用情況。并與銷售臺賬相核對。建立應收賬款賬齡分析制度，對應收賬款進行清理，并根據合同、信用等級及其規定進行應收賬款賬齡分析，對拖欠貨款(超過信用期的1／3)理出清單。

8應收賬款壞賬控制。應收賬款不可避免地會發生壞賬損失，因此要根據客戶的財務狀況正確估計應收賬款的壞賬風險，建立壞賬準備金制度及壞賬損失審批核銷制度。根據企業的具體情況選擇恰當的會計政策處理已形成的壞賬損失。注銷的壞賬應當進行備查登記，做到賬銷案存。已注銷的壞賬又收回時，所有收回的債權資金及抵債物資一律進財務賬，不得私自截留，挪作他用。