對高校固定資產管理的思考

摘 要:高校的固定資產不僅是高校教學、科研、行政管理、后勤服務等各項工作順利進行的物質基礎,還是衡量高校辦學規模和質量的重要指標之一。然而,目前高校的固定資產管理水平與高校的發展速度極不相適應,為此在中共中央號召建設節約型社會的今天,繼續探討與實踐高校固定資產的管理有著十分重要的現實意義。文章以分析高校固定資產管理的現狀為基礎,剖析了高校固定資產管理存在問題的根源,提出了新形勢下加強高校固定資產管理的措施。

關鍵詞:固定資產 高校 管理

中圖分類號:G475 文獻標識碼:A

文章編號:1004-4914(2009)09-110-02

近年來,高校采取了積極措施擴大辦學規模和改善辦學條件來迎接教學水平評估。高校占有、使用固定資產的規模急劇擴大,構成也日趨復雜,包括土地、房屋建筑物、圖書資料以及各種日新月異的高、精、尖儀器等實驗實習設備。雖然各高校的固定資產在數量上和質量上都得到了較大程度的提高,但同時也暴露出管理落后、資產的使用效益低下、資產流失等問題。因此,加強固定資產管理已成為高校的一項重要工作。

一、高校固定資產管理的現狀

1.重購建,輕管理。隨著高教事業的迅速發展,高校都十分重視固定資產投入,每年都會投入大量經費購置設備。然而,在設備購入后,使用效率如何,日常維護怎樣,卻沒有統一的管理考核機制。有的設備甚至自購進后就束之高閣,從不使用,造成極大的資金浪費,還有的房屋、建筑物早以投入使用,但遲遲不入賬,而一些接受捐贈的固定資產根本沒有納入學校統一管理,形成大量賬外資產。

2.重形式,輕實質。一些固定資產形式上是學校所有,實質上卻為個人所占用,在這些人調離學校時往往帶走了設備和圖書,造成學校資產流失。又如,利用科研經費購買的設備,應屬于學校的固定資產,設備購入時需辦理入庫手續,但項目人員往往認為科研經費是其搞科研用的,設備應該為個人所用,從而造成國有資產的暗流失。

3.重賬面,輕賬實。高校的固定資產管理上多部門交叉,使用上相對獨立,而且大都是財務部門管理登記總賬,設備管理職能部門管理明細賬,而實物則分散在各個使用部門管理,由于管理上“多頭”交叉,全面的賬實核對工作較難展開,因此,造成一定時期內賬物不符的現象。

4.重計劃,輕落實。當前高校用于購置固定資產的支出一般在年度開始前納入學校的預算,但由于高校目前預算編制過于粗略,而且高校預算管理主要由財務部門負責,缺乏專門的針對固定資產購置、使用、管理及報廢等具體環節的預算管理,造成預算編制與執行“兩張皮”,預算目標不夠科學,導致預算管理的計劃、執行、控制功能不能充分發揮作用。

二、高校固定資產管理存在問題的根源探析

1.不正確的管理理念。由于我國高校大部分是公辦性質,屬于事業單位管理體制。高校的固定資產主要通過國家財政投資建設而成,長期以來高校無償地使用固定資產,不計提固定資產折舊,也不需要進行成本核算,導致了部分高校領導對財務管理特別是固定資產管理和教育成本核算的重要性認識不足;另外,不少高校領導忙于學校的教學、科研和行政工作,忽視了高校固定資產管理工作,導致高校固定資產管理機制不健全、管理手段落后、管理工作缺乏科學性,從而造成高校普遍存在著重錢輕物、重購建輕管理、公物私用、重復建設、資源浪費的現象。使固定資產難以發揮其在高校教學科研中應有的作用,影響了學校的可持續發展。

2.不協調的制度設計。財務制度與資產管理制度不協調問題。根據《高等學校財務制度》第三十二條規定,高等學校的固定資產一般分為六類:房屋和建筑物;專用設備;一般設備;文物和陳列品;圖書;其他固定資產。而教育部頒布的《高等學校固定資產分類目錄》又將固定資產分為房屋及建筑物;土地及植物;儀器儀表;機電設備;電子設備;印刷機械;衛生醫療器械;文體設備;標本模型;文物和陳列品;圖書;工具、量具和器皿;家具;行政辦公設備;被服裝具;牲畜等十六類。制度的不協調給各個學校固定資產的日常核算和管理工作,特別是對賬工作帶來很大的困難。

3.不合理的管理體制。學校內部管理條塊分割。從表面上看,教務、總務、財務、圖書館都在管理固定資產,但沒有一個部門統籌。而且缺乏有效的資產預算管理體制。一般來說,高校對經費預算的安排是比較重視的,但是對如何集中管理已經形成的固定資產,如調劑余缺、物盡其用、資源共享等問題則考慮得不多,固定資產購置缺乏統籌規劃和科學論證,各部門、各系、各學科貪大求全,爭投資、爭設備,造成設備的重復購置、大量閑置和低效使用。

4.不清楚的界定標準。一是概念模糊。仔細分析各校的機構設置及職責和權限劃分情況,不難得出這樣的結論:多數人(包括各級領導在內)對國有資產、固定資產、實物資產、教學儀器設備等概念是不清晰的,通常情況是,設置國有資產處、設備處或資產處管理學校的實物資產或部分實物資產,計財處或財務處管理學校的資金。而事實上,設有國有資產處,就不應該再設置獨立的財務處,因為資金和實物資產都是國有資產。二是對標準和口徑的理解各異。隨著科學技術的發展,新產品的更新換代加快了,這給高校固定資產的界定也帶來了新的問題,有關固定資產界定的爭議越來越多。《高等學校財務制度》第三十二條規定,固定資產是指一般設備單位價值在500元以上、專用設備單位價值在800元以上,使用期限在一年以上,并在使用過程中基本保持原有物質形態的資產。單位價值雖未達到規定標準,但耐用時間在一年以上的大批同類物資,也作為固定資產管理。由于各校的理解不一致,在賬務上的處理方式也不同。統計口徑不同,各校的數據也不具可比性。三是軟件及網絡產品的處理不同。按照固定資產定義,軟件應該列為固定資產,但在固定資產分類中查不到它的編碼。因為軟件始終是依附在一定的物體上,如可以保存在光盤上,也可以保存在計算機硬盤上,還可以進行無限的復制和升級,而且價格很高,因此,軟件具有很強的固定資產特性,應該列為固定資產進行管理。網絡產品更具有特殊性,如網絡實驗室,有設備、耗材、房物裝修、家具;有大量的科技投入,如培訓軟件等。如果以單件辦理固定資產,那么只能將設備和個別夠標準的家具列入固定資產,其價值可能只有整個實驗室的一半左右,大量的投入無法形成學校的資產,只能作為費用列支,但如果以一個實驗室為單位,那么情況就不一樣了。因此,在新形勢下,如何界定固定資產是一個值得研究的課題。

5.不合理的評估導向。各種評估對固定資產管理只有量的要求,沒有質的控制。目前對高校的各種評估很多,但對固定資產的管理指標不多,而且大多只有數量要求,如本科教學水平評估共有19個二級指標,涉及固定資產的只有一個指標,占整個指標的5%;44個觀察點中涉及固定資產的只有5個,占整個觀察點的11%;各地的會計基礎工作規范化檢查,涉及固定資產管理的指標也只在20%～25%之間。

6.不相符的人員素質。近年來,由于學校規模不斷擴大,財政投入也在不斷加大,加之各融資渠道的拓寬,新校區的建設和本科教學水平評估要求的提高,各校設備的數量和價值都在迅速增長,但師資隊伍建設沒有跟上。主要體現在:一是實驗室教師隊伍欠缺,導致實驗設備不能發揮其應有的效能;二是管理隊伍也不像會計人員隊伍那么專業化,大多數人員都是半路出家,專業化程度不高,加之管理手段的落后,整個管理隊伍都跟不上新形勢的要求。

三、加強固定資產管理的措施

在高校固定資產管理中,既有共性的問題,也有個性的問題。針對近幾年出現的問題,筆者認為主要應從以下幾方面著手。

1.增強管理理念。高校各級領導要充分認識固定資產管理的重要性,沒有領導的高度重視是做不好這項工作的。同時還要增強全校廣大師生員工的資產意識,這樣才能克服重錢輕物,重購置輕管理傾向。學校要把加強固定資產管理工作列入重要議事日程,領導要經常聽取財務部門、資產管理部門和資產使用部門的匯報,及時發現、研究、解決問題,有效地指導資產管理部門的工作。

2.建立內控制度。固定資產從申請、采購、驗收、使用、維修、報廢、處置、清查等各個環節都應當置于有效的控制之中。為此,需要從以下幾個方面加強控制:一是明確各職能部門的工作職責,職權相互分離獨立又相互配合;二是對采購申請應進行合理論證,統籌計劃安排,避免重復建設,增加財務負擔;三是采購、驗收等活動應由相關部門共同參與,符合政府采購條件的一定要進行政府采購,以體現公開、透明、低價;四是定期、不定期對固定資產進行盤點,加強實物控制,做到賬實相符;五是維修、報廢、處置等活動需相關部門研究后,報上級有關部門批準,及時辦理固定資產增減手續;六是進行固定資產使用效率評價,并與部門年度考核相掛鉤。總之,要形成一個領導重視、制度保障、統一管理、專人負責、全員參與的管理體系,營造一個良好的固定資產管理氛圍。

3.健全管理機構。高校應健全固定資產監督管理體系,堅持“統一領導,歸口分級管理”的原則。財務部門負責固定資產的價值核算,設置數量、金額總賬,進行總量控制,掌握固定資產總值,實行財務監督,進行一級管理;資產歸口管理部門負責教學儀器設備、房屋及建筑物、行政設備、圖書等實物和價值,進行二級管理;實物的具體使用部門則進行三級管理,建立固定資產管理臺賬,準確反映資產去向,保證資產的安全和完整。各級管理部門明確責任,相互制約。

4.完善核算方法。一是準確認定固定資產,根據學校固定資產目錄和分類標準,劃清固定資產和非固定資產界限,對于符合固定資產條件的,應納入固定資產核算,不得遺漏。二是真實反映固定資產價值,引入權責發生制的會計核算基礎,及時核算學院的固定資產價值。在固定資產購入遇到財務支付困難時,先填寫固定資產驗收單,資產管理部門及使用單位登記固定資產增加。財務部門憑發票、運輸單、驗收單等進行會計核算,保證固定資產賬實相符。參照企業對固定資產的核算,取消固定基金科目,增設累計折舊科目對固定資產使用中的價值轉移情況進行核算,以真實反映固定資產的價值。三是建立健全核算體系,財務部門、資產管理部門和使用部門,應分別設置固定資產總分類賬、固定資產登記簿和固定資產卡片,全面正確及時地記錄固定資產增減變動情況,保證核算、管理和使用部門銜接一致。

5.運用現代化手段。學校應利用計算機按照管理要求建立資產數據庫,全面、完整地記錄學校各類固定資產的管理信息,利用校園網實現網絡化管理,準確、及時地反映固定資產的增減、調配等變動情況,使各部門之間實現信息共享,有利于財務核算部門、歸口管理部門、使用者之間的協調與溝通,提高管理質量,并為學校高層管理者決策提供參考依據。

6.提高隊伍素質。學校應把固定資產管理隊伍建設列入學校整體規劃,選拔一些思想進步、作風踏實、責任心強、熟悉政策、懂業務、善于管理的人才充實到固定資產管理隊伍中去。建立固定資產管理崗位責任制,確保管理工作的規范、有效。通過多種形式對固定資產管理人員進行培訓,提高其管理知識和責任意識。培訓內容要結合會計核算的有關知識,使管理人員從固定資產的購置、登記、建卡、入賬,到固定資產的使用、保養、維修,再到固定資產的毀損、報廢、清理、核銷等一系列的程序和相關手續都有所了解,達到應知應會,統一思想,統一認識,共同提高管理水平。另外,還要建立嚴格的獎懲制度,對管理業績突出和管理混亂造成損失的人員分別予以獎勵和處罰。

參考文獻:

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(作者簡介:趙蕊芬,山西財經大學會計專業在職研究生,工作單位為山西旅游職業學院 山西太原 030000)(責編:喬木)