淺論公共檔案館的建設

周　璐　張　攀

摘要：近年來。公共檔案館的建設是檔案界理論和實踐研究的新熱點，本文從政府、公眾和公共檔案館自身三個方面加以分析，綜合論述了這三個因素對于公共檔案館建設的影響，希望在實踐中，能夠調動各方力量，共同促進公共檔案館又好又快地發展。

關鍵詞：公共檔案館；政府；公眾

在社會轉型和信息化浪潮的推動下，公共檔案館的建設成為時代的必然。一方面，政府職能的轉變要求更加透明、開放、民主的政治環境，而檔案館作為民眾了解政府的一個重要窗口也應該更加開放和貼近民眾。另一方面，隨著國民文化素質的提高和民主意識的增強，人們對于檔案和檔案館的了解逐漸增多，越來越多的人渴望利用檔案提高自身文化修養或維護自己的合法權益。最重要的是，我國的檔案館大部分是建于上個世紀六七十年代，其建筑形式、管理機制、服務理念和服務方式等方面都已經不適應現代社會信息化、多元化、人本化的大環境，只有標志著親民、開放、文化和服務的公共檔案館才是與社會相適應、人民和國家需要的、有利于檔案事業快速發展的新時代檔案館。因此，傳統檔案館向公共檔案館的轉型已經是刻不容緩。

目前，公共檔案館的建設尚處于起步階段，雖然檔案界普遍認同了公共檔案館的提出，也認識到其建設的重要性，但是，大多數檔案館都是在“孤軍作戰”，得不到政府和外界的支持，僅僅停留在喊口號的階段，雷聲大雨點小，沒有實質性的措施。公共檔案館的建設是多方因素促成的結果，需要各方面的努力與配合才能成功，簡單地說，公共檔案館建設不是只關系到檔案館自身的問題，還關系到政府和每個公民自身，是全社會的問題。我認為，政府和公眾是影響公共檔案館建設的比較重要的兩個外在條件，因此，著重從這兩個方面和檔案館自身進行分析，希望能引起各方重視，加強配合，使公共檔案館的建設如火如荼地發展下去。

1政府在公共檔案館建設中發揮著領頭作用

1．1政府的重視是公共檔案館建設的前提。“檔案館是保管黨和國家重要檔案的基地和愛國主義教育基地，是為改革開放和現代化建設事業提供檔案信息服務的中心。”縱觀檔案事業發展史，只有當國家和政府重視檔案事業發展時，檔案館才能夠相應地有很好的發展，反之則不然。例如，在建設公共檔案館方面走在全國前列的上海市，就是一個重視檔案事業的例子。早在1999年，由市政府制定的《上海城市發展總體規劃(1999～2002)中長期城市建設行動計劃》就破天荒地把檔案館列入群眾性文化設施建設之中，上海已經把檔案館與圖書館、博物館等公共文化單位一樣放在面對全體公眾的重要位置。在2004年。《上海實施科教興市戰略行動綱要》把檔案信息應用數據庫建設和信用檔案建設作為整個科教興市主戰略的組成部分。隨著經濟發展越來越依賴于科技和人才這些軟實力，作為重要信息源的檔案館在城市建設、地方經濟發展、豐富百姓文化方面所作的貢獻越來越大。政府必須意識到這一點，從長遠角度看待檔案館等公共設施的社會效益和潛在的經濟推動力，重視公共檔案館的建設，將其提上工作日程，納入政府事業規劃，將公共檔案館的建設問題通過法規政策加以落實并對其建設進行有效監督，才能保障公共檔案館建設的順利進行。

1．2政府的財政撥款和優惠政策是解決公共檔案館資金問題的關鍵。資金問題一直是困擾公共檔案館建設的“瓶頸”。“公共檔案館主要是由各級政府的公共資金來維持，但全國3100多家公共檔案館中又有多少家是資金充足的呢?雖然在1996年～2002年期間，我國GDP總量持續上升，但各省、自治區、直轄市各級檔案行政管理部門和國家公共檔案館事業的經費總體上并沒有隨著經濟的增長而持續上升，甚至還出現了幾年的負增長局面，致使大部分地區公共檔案館事業經費相當緊張。”“以2003年為例，我國GDP，漢量達到了116694億元，而當年我國投入檔案行政事業費和檔案館事業費卻只有4.2111億元，只占到GDP的0.0036％。”通過以上這些描述，我國公共檔案館建設經費短缺的情況可見一斑。巧婦難為無米之炊，對于公共檔案館，我們需要更多的支持，而不是指責。政府應該加大對公共文化設施的財政投入，因為公共檔案館建設與否、建設得好壞，不僅是反映一個地方文化素養和城市品位的問題，也是一個關系到人民精神生活和政治權利的問題，同時還是一個能否提高科技創新力從而推動經濟可持續發展的問題，從穩定社會秩序、保障人民合法權益、提高生產力出發，這種投資也是值得的。因此，政府要為公共檔案館提供多種獲得企業贊助和社會捐助的渠道和優惠政策，并以政策落實，形成長效機制。使公共檔案館建設無后顧之憂。

1．3政府是公共檔案館政務信息公開的活水之源。《政府信息公開條例》第16條規定：各級人民政府應當在國家檔案館、公共圖書館設置政府信息查閱場所，并配備相應的設施、設備，為公民、法人或者其他組織獲取政府信息提供便利。行政機關可以根據需要設立公共查閱室、資料索取點、信息公告欄、電子信息屏等場所、設施，公開政府信息。行政機關應當及時向國家檔案館、公共圖書館提供主動公開的政府信息。上述法律條文雖然簡單，但它卻傳達了一個重要信息，那就是履行政務公開職能的公共檔案館已經是公平、民主和權利的代表。政務信息公開是公共檔案館職能創新的表現，有利于快速打造公共檔案館的良好形象，為公共檔案館乃至整個檔案事業的發展帶來了新的契機。但是。要想為公眾提供可持續的、高質量的服務，來自政府的支持是至關重要的。只有政府明確自身職責，本著打造陽光政府和充分尊重公民知情權的態度，按照法律規定，將應該予以公開的和人民渴望了解的紅頭文件及時送交公共檔案館，才能使公共檔案館的這一職能發揮實質的長久的作用，而不是形同虛設。“問渠那得清如許，為有源頭活水來”，政府就是公共檔案館的活水之源。

從以上幾個方面可以看出，政府在公共檔案館的建設過程中，起著舉足輕重的作用。政府有責任也有能力為公共檔案館提供政策、資金和資源方面的支持，為民眾打造一個真正服務社會、服務人民的檔案館。

2公眾對于公共檔案館的建設有著間接的催化作用

2．1檔案取之于民。公共檔案館的一個基本要求就是館藏的社會化，而館藏的社會化要求公共檔案館除了接收黨政機關和企事業單位的檔案外，還要擴大對民生檔案、非物質文化遺產等各方面涉及老百姓生活檔案的收集。這些檔案分布廣泛、零散，光靠檔案部門自身的力量是遠遠不夠的，需要我們每個公民有檔案意識，平時多注重檔案的積累和珍貴檔案的收集、保護，多向檔案館捐贈或寄存檔案，為豐富檔案館資源盡一份力。實際上。我國民間確實有很多熱衷于收集檔案、保護檔案的公民，他們為保護國家的檔案資源作出了貢獻。例如著名的“京城第一破

爛王”趙慶偉，辭去董事長的職務，幾十年如一日在北京城里尋找購買被大家稱為文化垃圾的文物、手稿等，他的收藏筆記上寫著：“青史成灰，悲莫大焉!天生我材必有用，既無力創造，就全力保護吧。”還有一位叫曹云泉的已是古稀之年的老人，幾年來靠騎著自行車、坐公交車和步行，獨自一人走遍江蘇南通的大地，用手中的相機和筆為496棵百年以上的古樹建立了檔案，對古樹的保護和文明的傳承作出了貢獻，并且將其全部無償捐獻給了南通市檔案館。這些都是愛檔護檔的好榜樣，他們的精神值得我們學習。

2．2檔案用之于民。檔案只有得到公眾的利用，其價值才能實現。公眾的利用需求為檔案事業發展指明了方向，是檔案事業前進的動力。目前，公眾利用檔案的目的不僅是局限在學術研究、參考咨詢等方面。利用檔案解決實際問題如財產繼承、經濟糾紛、落實政策、婚姻關系、學歷資歷證明、工作調動、勞動保險等的人越來越多，檔案在化解矛盾、改善民生方面的作用被人們充分認可，人們對檔案的依賴性也越來越強。政務信息公開和利用檔案休閑也逐漸成為人們新的需求，特別是實行政務信息公開以后，普通百姓的維權意識和民主意識有了很大提高，查閱檔案和政府紅頭文件的渴望也更加強烈，“據成都市檔案局的問卷調查顯示，有70.36％的被調查者有了解政府公開信息的需求，有74.21％的被調查者認為應該建立政府公開信息服務中心。”這是一個很令人欣慰的現象。現在不少公共檔案館在人們生活中還充當了休閑娛樂場所的角色，有的地方將檔案館作為城市的一張名片，納入重要旅游景點的行列。2006年4月8日，在人民大會堂舉辦的“中國最值得外國人去的50個地方”的評選活動中，上海市檔案館就憑借外灘新館公共服務的優勢成功獲得此次評選的銀獎。國外的一些檔案館，不僅設有禮堂、自助餐廳、康樂中心，甚至還有咖啡廳、網吧等，休閑氣息相當濃厚。所有這些設計絕不是無中生有，而是對人們利用需求的滿足，這些新的需求無疑為公共檔案館的發展注入了新的血液。拓展了新的空間。

2．3公民文化素質的提高是打造公共檔案館不可或缺的背景。一個國家的公民重視檔案的程度，代表了這個國家的文明程度。公民文化素質的提高是公共檔案館建設的一個有利背景。我們不難想象，連溫飽都成問題的人們或者文化層次很低的人們，有多少利用檔案的需求，而且在信息技術飛速發展的今天，公共檔案館網絡體系也逐漸形成，如果有的公民不會使用互聯網，這也將大大降低公眾對公共檔案館的使用率和認可度。因此，公共檔案館的打造和人民文化素質的提高應該是同步的，公眾的文化素質提高了，才會更加注重精神文化和自身合法權益，更加關心城市的歷史和發展，更加關注民族的過去和將來，更進一步，才會選擇到檔案館等文化設施來休閑娛樂，陶冶性情。國民素質的提高是公共檔案館事業發展的軟環境，它無形中促進了檔案事業的發展。當越來越多的人知道檔案館時，當公眾到檔案館的次數越來越多時。公共檔案館的形象已經慢慢在他們心中樹立起來了。

3檔案館自身的完善才是公共檔案館建設的重頭戲

外因是變化的條件，內因是變化的根據。無論是政府還是社會公眾，其對于公共檔案館的建設主要是外部因素，歸根結底，要想建設一個真正意義上的公共檔案館，還必須落實到檔案館自身，簡單地說，有賴于檔案人員意識的人性化、檔案館館藏的社會化和檔案服務方式的多樣化和現代化。

3．1服務理念處處體現以人為本——親民。了解國內外優秀的公共檔案館，不難發現一個顯而易見的事實，那就是作為公共文化設施的檔案館，無論是其建筑設計還是其服務理念。小到檔案借閱的流程手續，大到檔案館的整體功能設計，無不體現了以人為本、用戶至上的法則。比如，“在美國檔案館查閱檔案，不需介紹信，也沒有文化限制，接待廳的咨詢人員熱情、詳細、耐心地了解利用目的和查檔內容后，便開始主動地介紹查檔程序，或指導利用者利用錄像片查看‘查閱指南，在利用室，利用者只要通過桌上的計算機提出利用檔案的項目、內容，填寫‘查閱服務單，稍后，即可到取卷臺領取所需的檔案資料了。縮微品、聲像檔案放在利用室的鐵柜里，利用者可隨意取用”。加拿大公共檔案館為了隨時滿足用戶的需求，全年365天、每天24個小時不間斷開放，大大方便了公眾的利用。以人為本，是公共檔案館建設的精髓和核心價值所在。而國內有些檔案館，館藏很豐富，設備很齊全，但是，總感覺少了一點人情味，這里的人情味，更多的是對人的尊重，對人的關懷。傳統的檔案館里，檔案人員老是擺著一副官臉，對待用戶不只是談不上熱情，而且是冷冰冰的。試想。這樣的檔案館，誰會愿意進去呢?而同樣作為公共文化設施的圖書館和博物館，在公眾印象中，一直都是熱情服務、處處為用戶著想的。所以，公共檔案館的建設，首先是正確服務理念的樹立，這應該是公共檔案館的神之所在，有了這個思想基礎，建設公共檔案館就成功了一半。

3．2館藏的真正社會化——近民。檔案館的最終目的是保管檔案給用戶利用，檔案才是公眾來檔案館的目標。因此，衡量一個檔案館是否公共檔案館，非常重要的一個指標就是看其館藏是否真正實現了社會化、公共化，只有做到館中有貨，才能做到熱情服務，使用戶滿意而歸，而不是像現在許多檔案館那樣，以一句令人掃興的“查無檔”將用戶拒于門外。

館藏的社會化，準確說來，應該是實現館藏的平民化和多元化，因為，現在的國家綜合檔案館，其館藏主要是政府機關的文書檔案，種類和載體形式都比較單一。脫離了占社會絕大多數的主體——普通老百姓。有學者提出，綜合檔案館應該加強“人本、人文檔案”的收集，“人本、人文檔案”即名人檔案、譜牒檔案、宗教檔案、重要私營企業檔案、民間重要社團檔案、年代久遠的珍稀檔案、民間收藏檔案、婚姻檔案、房地產檔案和公證檔案等，這是一個很好的建議，許多檔案館正在積極實踐。上海市檔案館的珍檔薈萃欄里，就有契約票證、名人手跡、商標廣告、公文布告、珍貴資料和歷史寫真這些豐富多彩的檔案資源：深圳市檔案館也緊跟社會的發展，適時舉行了以“地震無情、深圳有愛”和“點燃激情、傳遞夢想”為主題的圖片征集活動。當然，檔案館館藏結構的改變也不是一朝一夕就可以做到的，檔案人員應該逐步培養社會檔案觀，另外，在國家層面最好有相應的政策和法規出臺支持調整目前檔案館館藏的接收和征集范圍，充實公共檔案館的“內涵”。

3．3便捷高效的利用方式——便民。一個現代化的公共檔案館，其服務方式必然是多種多樣而且方便快捷的，這是由公共檔案館的服務對象決定的。公共檔案館的服務對象是全體公眾，因此，他們的需求是多種多樣的，有的人是做學術研究，有的人需要決策參考，有的人只是休閑娛樂。而這就要求檔案人員提供不同形式和不同獲取方式的檔案，學術研究的需要提供準確完整的原文，決策參考的可能只需二次文獻，休閑娛樂的或許更青睞于看展覽。由于利用檔案的用戶條件不同，檔案人員也要以不同的方式為他們服務，比如離檔案館近的可以到館借閱，而離得遠的就需要網上瀏覽或是通過信函、電話、傳真、電子郵件等方式利用，這也要求接待利用的工作人員要熟悉館藏，熟悉各種檢索工具，會使用各種現代化設備。客觀條件的復雜性都對檔案館的服務質量和服務效率提出了挑戰，但是。不管面對什么樣的情況，檔案館的要求只有一個，那就是以最優質的服務令用戶滿意，而只有能夠及時、準確地為用戶提供服務的檔案館，才能稱得上是公眾心中的公共檔案館。

在第十三屆國際檔案大會上，加拿大國家檔案館館長特里?庫克在其主報告中說：“20世紀公眾對檔案的認識，或至少對用納稅資金建立起來的檔案館的認識已經發生了根本的變化，即檔案現在是‘屬于人民、為人民服務，甚至通常由人民管理。，我們的，記憶宮殿是為人民，而不是為國王服務的。”公共檔案館就是這樣一種“屬于人民、為人民服務、由人民管理的”檔案館，這就是公共檔案館本質的內涵。公共檔案館的建設，同樣也離不開人民和為人民服務的政府的支持，只有全社會行動起來，舉多方之力，才能為公共檔案館的建設掃除觀念和實際中的障礙，使公共檔案館乃至檔案事業的發展一路坦途。

參考文獻：

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[3]曾淑珍，人性化——公共檔案館服務的新境界[J].湖北檔案，2008(7).

[4]辛丁，從美加經驗看高品位公共檔案館建設[J].山東檔案，2005(3).

(作者單位：周璐，武漢大學信息管理學院；張攀，青海橋頭鋁電有限公司來稿日期：2009-06-10)