對(duì)高校電子文件管理的探討

魏瑞芹

1電子文件的特點(diǎn)

電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理。并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。它主要有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

1．1電子文件只有通過計(jì)算機(jī)特定的程序解碼才能正確識(shí)讀。

1．2電子文件必須借助于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行，

1．3電子文件信息易更改，真實(shí)性在認(rèn)定上存在著困難。

1．4電子文件信息的可轉(zhuǎn)載性會(huì)直接影響它的可靠性、完整性和真實(shí)性。

1．5存放電子文件載體的不穩(wěn)定性，為電子文件的管理帶來一定困難。

2電子文件的管理現(xiàn)狀和存在的問題

電子文件和紙質(zhì)文件相比，在管理上有很大的差異，盡管國家檔案局出臺(tái)了一系列關(guān)于檔案信息化和電子文件管理的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，但是具體操作時(shí)候，仍有這樣和那樣的問題，集中表現(xiàn)如下：

2．1電子文件的數(shù)量猛增，據(jù)悉，許多重要的電子文件還處于無人監(jiān)管的狀態(tài)。

2．2歸檔問題還亟待解決，具體操作起來，還是有一定的困難，大家還是無從下手。

2．3辦公自動(dòng)化和檔案工作脫節(jié)，歸檔問題還沒有被納入學(xué)校總體規(guī)劃之中。

3電子文件歸檔的管理方法

3．1建立健全電子文件歸檔管理辦法。為了不使電子文件大量流失，使高校電子文件及時(shí)歸檔，高校檔案部門應(yīng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合各高校的實(shí)際情況，建立與本單位相適應(yīng)的檔案信息化實(shí)施綱要、電子文件管理辦法。對(duì)學(xué)校產(chǎn)生的電子文件實(shí)施全程管理，從制度上保證電子文件的歸檔管理。

3．2加大檔案經(jīng)費(fèi)投入，吸納計(jì)算機(jī)專業(yè)人才。為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，管理好電子文件，檔案部門必然需要大量的經(jīng)費(fèi)投入。首先，檔案部門需要開發(fā)和購買相關(guān)的檔案管理軟件。來管理電子文件；其次，收集電子檔案需要必備的存儲(chǔ)設(shè)備，如硬盤、光盤等；再次。收集電子檔案的最終目的還是要提供利用，就需要建立檔案部門局域網(wǎng)，建立檔案信息網(wǎng)站，添置必要的設(shè)備，等等。同時(shí)引進(jìn)計(jì)算機(jī)方面的專業(yè)人才，加強(qiáng)檔案工作管理力度，使檔案工作與現(xiàn)代化的信息技術(shù)有機(jī)地結(jié)合起來。

3．3做好電子文件的收集、歸檔及整理。要管理好電子檔案，電子文件的收集是第一位的，首先就要制定好電子文件的歸檔范圍。電子文件首先是文件。它具有文件的屬性，它與紙質(zhì)文件內(nèi)容相同，只是載體不同、表現(xiàn)形式不同，因此在制定電子文件的歸檔范圍時(shí)完全可以參照紙質(zhì)檔案的來進(jìn)行。同時(shí)在制定歸檔范圍時(shí)，還應(yīng)廣泛征求各級(jí)單位的意見。根據(jù)具體情況來制定。對(duì)高校來說一般歸檔范圍應(yīng)主要包括以下內(nèi)容：

文本類文件，主要包括黨政管理類、教學(xué)類、科研類、出版物類紙質(zhì)檔案歸檔范圍中形成的電子文件。

數(shù)據(jù)庫類及相關(guān)程序類，主要是學(xué)校各類職工、學(xué)生信息數(shù)據(jù)庫，儀器設(shè)備、科研成果、資產(chǎn)管理、基建預(yù)決算、出版書目、學(xué)報(bào)、校報(bào)、校友信息等各類數(shù)據(jù)庫，以及檔案建立的各類檔案數(shù)據(jù)庫，等等。

多媒體類文件，主要是學(xué)校各類活動(dòng)的錄像、錄音等，學(xué)校教學(xué)部門的多媒體軟件，學(xué)校的各類多媒體演示系統(tǒng)，等等。

網(wǎng)頁類文件及圖形圖片文件，包括學(xué)校校園網(wǎng)上的各種網(wǎng)頁文件，數(shù)碼照片、CAD圖形文件，等等。

在電子文件的歸檔范圍確定后，在采集的時(shí)候，一定要嚴(yán)格地甄別，確保有保存價(jià)值的電子文件成為電子檔案。

4電子文件的保存和利用

4．1由于電子文件載體具有不穩(wěn)定性，電子文件的保存對(duì)檔案部門來說是一項(xiàng)長期而艱巨的任務(wù)。目前電子文件的載體基本上是光盤和磁介質(zhì)。光盤常用的是VCD光盤和DVD光盤兩種介質(zhì)，磁介質(zhì)目前用得最多的主要是軟磁盤和硬磁盤。為了電子檔案的長久保存，我們?cè)谶x擇光盤時(shí)一定要選用質(zhì)地最好的，在光盤的存放上，要注意光盤的存放環(huán)境和方式，要避光、防潮、防磁、防有害氣體和立式存放，另外，由于磁、光介質(zhì)有易損壞的特點(diǎn)，電子檔案將會(huì)與紙質(zhì)檔案長時(shí)間并存，所以檔案部門在收集電子文件的同時(shí)，一定要收集一份同電子文件內(nèi)容相同的紙質(zhì)檔案，以確保檔案的有效完整。

4．2電子文件的利用。目前，檔案部門為用戶提供利用的方式主要有三種：提供拷貝，檔案部門在提供利用的電子文件時(shí)，應(yīng)將電子文件轉(zhuǎn)換為通用的電子文件格式，方便利用者，通信傳輸，即通過網(wǎng)絡(luò)傳輸電子文件，可使利用者不用到檔案部門來，節(jié)省了利用者的時(shí)間，提高了工作效率。直接利用，利用者利用檔案部門的網(wǎng)絡(luò)直接查詢，可以使多個(gè)利用者同時(shí)利用同一份檔案，提高了檔案的利用率。

(作者單位：濮陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院來稿日期：2009-05-20)