檔案服務職能建設新特點

周　勐

1實現(xiàn)現(xiàn)代化管理是提高檔案優(yōu)質(zhì)服務的最佳途徑

進入新時期，為了使檔案工作更好地為黨的建設和經(jīng)濟建設服務，檔案人員必須增強責任感、緊迫感和使命感，拿出更多的時間和精力，認真研究實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的有效措施，學習和掌握現(xiàn)代管理技術，采用計算機管理，逐步實現(xiàn)文件形成電子化、資料傳遞網(wǎng)絡化、文字圖片存儲數(shù)字化、檔案管理動態(tài)化的現(xiàn)代化管理模式，大大提高檔案信息收集、開發(fā)、傳遞的速度和質(zhì)量，以適應目前信息社會對檔案工作所提出的新要求，更好地為經(jīng)濟建設服務。目前，檔案管理現(xiàn)代化從總體上看仍處于由文件處理向信息管理的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數(shù)據(jù)庫建設。開發(fā)和建設數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。當前若能把數(shù)據(jù)庫完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來，通過網(wǎng)絡鏈接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將大大提高檔案管理現(xiàn)代化水平。

2更新管理職能是提升檔案優(yōu)質(zhì)服務的必要保證

檔案工作管理職能是指檔案工作參與所在機構的管理活動。這是檔案工作的主要職能。由于歷史的原因，長期以來檔案人員只關心檔案的收集、保存而不關心檔案如何形成，文件形成者只注重文件的現(xiàn)行目的與作用而不關心檔案和檔案工作的特殊關系。在機構的業(yè)務管理中，只注重文件管理與檔案管理的界線而忽視兩者之間的內(nèi)在聯(lián)系，使文件管理和檔案管理脫節(jié)，檔案管理一直處于被動、滯后和封閉、半封閉的狀態(tài)，有許多地方不適應現(xiàn)代化管理要求。為了提高工作效率和能力，全面履行檔案管理的職能，為社會發(fā)展和經(jīng)濟建設提供服務，必須更新管理理念。檔案部門不僅要對歸檔工作檢查、監(jiān)督和指導，也應該對文件的收發(fā)、登記、運轉、清退和保密工作進行監(jiān)督，真正實行文檔一體化的全程管理，特別是把管理的職能向前推移，在文件形成時及時介入，變被動為主動。隨著計算機技術的發(fā)展也為實現(xiàn)前期控制和全程管理的現(xiàn)代理念提供了可操作的平臺，更有利于提高行政管理水平。目前，檔案職能的改革和發(fā)展已進入整體推進與重點突破相結合的階段，如何把檔案繁重的任務和現(xiàn)代化管理結合起來，正確的領導和協(xié)調(diào)起著重要作用。因此，要求提高行政決策的科學性和決策過程的民主化，從檔案改革的需求、傳輸技術的可行、人財物力的可能、社會經(jīng)濟效益等多方面進行分析，集思廣益才能避免失誤。總之，要加強檔案管理職能更新建設的協(xié)調(diào)工作。提出長期發(fā)展目標和指導方針，審定規(guī)范標準、實施方案，這為提高行政決策水平建立了制度保證。

3彰顯科學勞動價值是推進檔案優(yōu)質(zhì)服務的必然要求

經(jīng)濟學者指出，凡是直接生產(chǎn)有形和無形的物質(zhì)產(chǎn)品、精神產(chǎn)品的勞動，以及直接為勞動力商品的生產(chǎn)和再生產(chǎn)服務的勞動，都是創(chuàng)造價值的勞動。檔案人員是為社會的發(fā)展和經(jīng)濟建設提供檔案信息資源服務的勞動者，其勞動也是科學勞動的一部分。檔案工作以一定的人力、物力、財力的收入為基礎。通過收集、積累和貯存反映歷史上某一時期的社會、經(jīng)濟、政治、文化諸方面豐富而寶貴的知識、技術和管理經(jīng)驗并向社會方面提供利用，使檔案信息得以順利進入社會生活的各個領域，為社會的經(jīng)濟生活、政治生活、文化生活所利用，它可以使后人站在前人的基礎上，創(chuàng)造出新的物質(zhì)財富和精神財富，為經(jīng)濟建設和社會生活的和諧發(fā)展做出巨大的貢獻，社會通過檔案工作獲得的價值則遠遠超過檔案人員自身在工作中創(chuàng)造的勞動價值。檔案管理工作是一項專業(yè)性很強的工作，這要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業(yè)道德、辦事細心的工作態(tài)度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者應該涉獵廣博的專業(yè)知識，開拓視野，優(yōu)化知識結構，提高綜合素質(zhì)，認識到檔案工作創(chuàng)造的重要的勞動價值，以高度負責和樂于奉獻的使命感做好新時期的檔案管理工作。

隨著推進檔案服務職能建設工作的不斷深入，檔案工作正由手工操作型向信息化、現(xiàn)代化管理轉變；從封閉、半封閉向開放型轉變；檔案工作者正從檔案管理者向信息管理者轉變，這是檔案工作的新要求和新特點。我們應認識到這些特點，圍繞服務這一主題，緊密聯(lián)系檔案工作的實際。創(chuàng)新、匯聚、構筑整個服務機制的大平臺，這樣才能深化對檔案工作價值的認識，并在實踐中不斷地加強和改進檔案工作，推進檔案服務職能建設，做到全方位、多層次、多角度地為黨的建設和社會活動提供更及時更有效的服務，使檔案服務職能建設更上一層樓。

(作者單位：鄭州市規(guī)劃勘測設計研究院來稿日期：2009-06-20)