論高校檔案與教學評估的辯證關系

　　[摘要]高等學校教學工作水平評估(簡稱教學評估)是教育行政主管部門代表政府對高等學校辦學水平的綜合評價。教學評估中所需信息和材料主要來自于學校的各種檔案，實踐證明：教學評估和高校檔案是相輔相成的辨證關系，一方面教學評估依賴高校檔案作為佐證材料；另一方面教學評估同時又促進高校檔案事業發展，二者相輔相成，互相促進。
　　[關鍵詞]高校檔案；教學評估；辯證關系
　　[中圖分類號]Z822.6
　　[文獻標識碼]A
　　[文章編號]1005-6432(2009)48-0092-02
　　
　　1 高校檔案是教學評估的基礎和依據
　　
　　1.1　高校檔案是教學評估的指標要求
　　普通高校本科專業辦學水平評估方案實際上是對高校進行評估的指標體系，其中包含一級指標7項，二級指標18項及40多個觀測點，分別從學校的辦學思想、師資隊伍建設、教學條件與利用、教學改革與建設、教學管理水平、教學效果和特色建設等7個方面來考查學校的辦學能力水平。在教學管理指標體系標準中，明確要求“各類檔案要齊全”，實質上是對檔案管理提出了嚴格的要求。所以，某種程度上來說，高校檔案實際上就是教學評估的指標要求。
　　
　　1.2　高校檔案是教學評估指標體系的佐證材料
　　高校檔案之所以成為評估指標體系的佐證材料，是因為檔案具有查考憑證作用：高校檔案是高校在從事教學、科研、黨政管理和其他各項活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文字材料。其主要特點就在于它的原始性強，是歷史的原始記錄，是最可靠的第一手材料。從內容上看，在一所學校里，它是學校歷史的真實記錄，是學校師生員工勞動智慧和經驗的結晶，是知識和信息儲存的一種形式，同時也是學校自我認識、自我總結提高、自我發展的依據之一；從形式上看，檔案是文件材料有條件的轉化物，是“作為歷史記錄保存起來以備查考的”文件，是令人信服的歷史證據。恩格斯說：“對于事態的真相，現在不可能提出文件來做證據。只有在事件本身成為歷史陳跡的時候，這些證據才會出現。”從檔案的本身來看，它原樣地保留著形成者當時的親筆手稿、親筆簽署，這些歷史標記可以作為歷史真跡的證明，作為查考、爭辯和處理問題的依據。在熟悉情況、總結經驗、制訂計劃、進行決策、研究問題、開拓創新等工作中往往需要查考這些真實的歷史記載。只有這些歷史記載才使我們了解其過去，預測未來，從而成為教學評估最有說服力的憑證。同時，檔案還具有記憶功能，教學評估縱然可以通過回憶，東拼西湊地羅列一些支離破碎、殘缺不全的資料，但它不能全面、真實、系統地向專家揭示學校多年的工作情況，而影響教學評估的順利進行，甚至使評估結果失真。眾所周知，檔案是知識的儲備，隨著學校的建立而產生，隨著學校的不斷發展而積累更新，檔案工作是一項偉大的記憶工程。在教學評估中形成的信息資料浩如煙海，人們沒有必要將這些信息都記在腦海里，完全可以讓檔案來承擔這一任務。高校檔案的特殊屬性決定了它在教學評估中的特殊地位和重要作用，充實和完整的高校檔案是高校順利通過教學評估的必要條件，將為學校迎接教學評估提供有利保障。
　　
　　1.3　檔案是否完整齊全直接影響教學評估的結果
　　教學水平評估能夠決定一所院校在同類院校中的地位和其在社會上的聲譽。檔案是否完整和齊全，直接影響到教學水平評估的結果。因為高校檔案是高校整體工作中積累起來的重要歷史資料，是教學管理、行政管理等工作的縮影，直接或間接地展現了教學工作的全貌，是專家組做出符合實際評價的依據。專家組進駐學校考察評估期間，大部分時間都是通過審閱自評報告和查閱支撐材料來了解學校辦學情況的，完整無缺的檔案材料是專家組做出正確評判的重要憑證。所以，高校檔案是教學評估的基礎和依據。
　　
　　2 教學評估促進了高校檔案事業發展
　　
　　2.1　教學評估增強了全體師生員工的檔案意識
　　教學評估讓更多人走進檔案室，重新認識并充分了解了檔案工作。前所未有的檔案利用熱潮，使各級領導及廣大教職工親身感受到檔案的重要性。事實上，凡接受評估的高校無不把檔案資料建設作為教學評估工作的重頭戲，力求將收集完整系統、科學規范的檔案材料提供給專家組查閱。如果學校檔案工作管理到位，平時的檔案工作基礎扎實，重視檔案材料的收集、整理、更新、歸檔、保管、利用、鑒定等工作，檔案資料完整、系統，那么在準備評估材料時只需在原有檔案的基礎上相應地充實評估所需要的材料。這樣，就可以大大減少準備評估材料的工作量。事實證明，只有背景材料和支撐材料的完整統一，才能寫出反映學校總體辦學水平和辦學特色的匯報材料，讓專家組信服，并做出符合學校實際情況的評估結論。
　　
　　2.2　教學評估贏得了各級領導對檔案工作的重視，從而改善了檔案室的硬件設施
　　檔案工作是一項極其重要的基礎性工作。但長期以來受傳統管理思想的影響和束縛，檔案部門實際上是一個封閉性機構，習慣采用“守株待兔”的服務方式；在整體的管理機制中，沒有很好地發揮其宣傳性、傳播性、開放性的公共影響作用，因此，不能引起各級領導的重視。自從高等教育有了教學評估，高校管理工作者看到了高校檔案不僅把過去所做的工作系統而準確地再現在評估材料中，而且把學校工作的特色和每一個閃光點展現在專家組面前。檔案的這一憑證和依據作用的巨大發揮，引起了各級領導對檔案工作的高度重視。許多高校通過教學水平評估，長期未能解決的人員、資金、庫房問題得到了妥善解決，檔案工作發展也列入了學校發展規劃，從而為檔案工作今后的發展提供了保障。
　　
　　2.3　教學評估推進了檔案管理信息化建設，促進了高校檔案管理的效率
　　教學評估為高校檔案信息化建設帶來了重要的發展契機。隨著數字化和網絡技術的發展，檔案管理也必須具備和采用與之相適應的現代技術設施，向檔案信息服務網絡化轉化。事實上，接受評估的高校都以檔案信息化建設作為評估工作的著力點，從被評估高校普遍建立各類檔案數據庫，提高計算機對檔案信息采集、著錄、檢索、傳輸、服務的工作力度以及充分利用校園網，實現資源存儲數字化、傳遞網絡化、管理自動化的做法看，教學評估已經成為高校檔案信息化建設的助推器和發動機。檔案信息化建設有利于解決由高等教育快速發展而日益增長的檔案信息與有限保管條件之間的矛盾。以前，高校檔案室的館藏指的是收藏的文件，主要以印刷型檔案資料為主，而在網絡信息時代，隨著文檔一體化的發展和計算機網絡信息資源的出現，高校檔案室的館藏發生重大變化，高校檔案信息化建設為擴大高校檔案收集對象、范圍和空間，增加檔案信息的存儲量提供了堅實的數據基礎，使高校檔案管理工作從單調、重復、高強度的手工勞動中解放出來，從而大大提高檔案的管理效率，同時還有利于提高教學管理的工作效率，從而更好地服務于學校和社會。
　　
　　參考文獻：
　　[1]教育部，普通高等學校本科教學工作水平評估方案(試行)[z]，北京：教育部辦公廳。2004
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