ＰＰＴ常見錯誤案例解析之文字處理

簡化文字是一個看似簡單卻非常重要的步驟。試想，受眾花同樣時間看一個PPT，在保證看懂內容的情況下，文字越少，那么花在每個文字上的時間就越多，記憶就越深刻。

我已經連續寫了數期關于PPT錯誤案例的文章，關于目錄、圖片和圖表，也許有的讀者認為，好的PPT就是圖片漂亮，制作精美?？墒?，從筆者多年企業咨詢經驗來看，好的PPT最關鍵的部分是文字內容。沒錯!只有內容有條理、邏輯清晰，才可以讓PPT更有可讀性，起到傳遞關鍵信息的作用。我們今天的主要任務就是學習了解PPT文字的技巧，排除一些常見文字處理錯誤。

先來做一個小練習，大家可以想想左下圖這個案例有什么問題，如何改動才可以更一目了然。背景：這是一個財務部門給新員工關于財務規定的培訓，但是放在PPT上顯得雜亂，不容易被記憶，我們要做的就是讓它變得更加有邏輯，容易記憶。

好了，發現這張Slide的問題了嗎?

我們對Slide作了一些簡單的修改。通過對比修改前后，我們將一起來發現文字處理的秘訣。

看了改動的Slide，不知大家是否產生一些共鳴，找到了文字處理的秘訣呢?

我們來一一分析。

文字處理規律1并列的內容要用回車隔開并加入列表符號

對于有并列關系的句子。如“對象應僅限于醫療機構、基金會或其他慈善或教育機構”，當中包含了三個并列的短句，所以我們應該把這句拆分成3個小點，這樣更容易幫助記憶。

文字處理規律2不必要的輔助性詞語不要出現在Slide上

Slide不是Word文章，文字越多，可讀性就越差，而且PowerPoint講究的就是Point而不是Power Sentence，因此“對象應僅限于醫療機構、基金會或其他慈善或教育機構”這句話中的“應僅限于”可以去掉，再如“嚴禁向任何個人提供捐贈”可以改寫成“嚴禁向個人捐贈”，“任何”和“提供”都是可有可無的內容，在這里完全可以刪除。

簡化文字是一個看似簡單卻非常重要的步驟。試想，受眾花同樣時間看一個PPT，在保證看懂內容的情況下，文字越少，那么花在每個文字上的時間就越多，記憶就越深刻。

文字處理規律3為有規律的文字作歸類處理

在這段文字中有兩個“嚴禁”，但是分別處于不同的段落，我在課堂上讓學員做這個練習時，很少有同學想到將“嚴禁向任何個人提供捐贈”、“任何現金捐贈被嚴格禁止”整合成“嚴禁捐贈個人／現金”，但這樣的整合方法很簡單，效果很明顯。

文字處理規律4用符號更容易幫助說明問題

大家都在馬路上看到交通標志，基本都是由符號和數字構成的，這樣做的目的是讓大家更加容易理解，因此在我們修改的PPT中大家可以清楚地看到，我們用了符號“x”來表示“嚴禁”完成的事情，在Microsoft PPT中，微軟提供了非常豐富的符號給我們選用，這些符號和普通文字一樣，可以放大、縮小、改顏色，非常好用。具體的位置是在菜單的“插入”-“符號”中選擇字體類型“Wingdings”即可。

文字處理規律5要學會按照重點拆分頁面

如修正過的案例，一張Slide被拆分成了兩張，第一張放財務規范要則。第二張放“嚴禁”和“必須做”的內容，然后把文字大小調整到視覺比較舒服的程度，看起來是兩張Slide，可是實際演示的效果要好于一張密密麻麻的Slide，更容易讓人記憶。

總結

以筆者的PPT制作經驗，再復雜、再花哨的PPT都離不開文字，而優秀的文字處理可以大幅提高PPT的可讀性，下面是一些最佳實踐供大家參考，希望可以幫助大家提高PPT的技能。

花費在文字處理上的時間應該不少于花在圖片和圖形處理上的時間

每頁的文字應該在15秒內可以快讀完

每頁上的文字應該可以體現一個重點

不要試圖把不同主題的內容放在一張Slide上