淺談話機(jī)在企事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

隨著高新技術(shù)的不斷應(yīng)用與滲透，長(zhǎng)期經(jīng)驗(yàn)式管理手工操作和科技含量不高的檔案管理方式亟待改進(jìn)，計(jì)算機(jī)技術(shù)飛速發(fā)展促進(jìn)了計(jì)算機(jī)在企事業(yè)單位檔案互作中的普及應(yīng)用，Internet現(xiàn)在也已悄然進(jìn)入了檔案館，面對(duì)檔案事業(yè)這一新的發(fā)展形勢(shì)，本文對(duì)計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用問(wèn)題進(jìn)行闡述，以期尋找一個(gè)適合我國(guó)檔案工作的現(xiàn)代化發(fā)展模式，

計(jì)算機(jī)在企事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

隨著時(shí)代日新月異的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)已進(jìn)入千家萬(wàn)戶，并且在社會(huì)生活各個(gè)領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用。近年來(lái)，計(jì)算機(jī)在檔案部門應(yīng)用發(fā)展勢(shì)頭比較強(qiáng)勁。在企事業(yè)單位中，檔案管理工作由最初的手工作業(yè)進(jìn)入了一個(gè)由電子計(jì)算機(jī)管理的全新的模式。

計(jì)算機(jī)的普及和發(fā)展逐步派生出一種全新的檔案載體形式——電子檔案。電子檔案是通過(guò)計(jì)算機(jī)將整理的電子文件和它生存的環(huán)境一并轉(zhuǎn)存在磁性存貯載體或光盤上保存起來(lái)，它必須通過(guò)有關(guān)的一種特殊檔案技術(shù)和設(shè)備才能讓人識(shí)別出它的廬山真面目，對(duì)于這種檔案，無(wú)論是其形成還是管理，都必須通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)條件才能實(shí)現(xiàn)。這種電子文件的數(shù)據(jù)單元是隨機(jī)存儲(chǔ)的，與傳統(tǒng)的手工作業(yè)和紙質(zhì)文件材料不同，每份文件具有多種順序，可根據(jù)不同的需要，采用不同的方式將相同的單元數(shù)據(jù)組合成不同的文件。因此，只有掌握了有關(guān)的計(jì)算機(jī)知識(shí)，才能談得上對(duì)電子檔案進(jìn)行科學(xué)有效的管理。

利用計(jì)算機(jī)輔助檔案管理的關(guān)鍵技術(shù)

利用計(jì)算機(jī)輔助檔案管理是企事業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)的核心工作，企事業(yè)單位檔案的錄入與檢索是計(jì)算機(jī)檔案管理的重要內(nèi)容。其中計(jì)算機(jī)輔助檔案管理的關(guān)鍵技術(shù)有如下幾點(diǎn)：

(一)目錄管理檔案目錄管理是檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)中發(fā)展早且比較成熟的技術(shù)，其核心是對(duì)存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中的目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和快速檢索。該系統(tǒng)具有以下優(yōu)點(diǎn)：數(shù)據(jù)庫(kù)及數(shù)據(jù)管理開放性強(qiáng)；實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的檔案檢索；提供強(qiáng)大的系統(tǒng)編目功能；可以方便快捷地進(jìn)行檔案的利用登記、利用統(tǒng)計(jì)和檔案統(tǒng)計(jì)等。

(二)檔案數(shù)字化檔案數(shù)字化，其手段就是對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)全文存儲(chǔ)，它在檔案信息管理系統(tǒng)中采用目錄進(jìn)行管理，把全文信息、圖像信息及其瀏覽功能集成于目錄數(shù)據(jù)中進(jìn)行管理，以目錄數(shù)據(jù)為檢索入口，從而實(shí)現(xiàn)檔案圖文信息的全文檢索，用戶界面友好，易于掌握。檔案數(shù)字化主要包括：檔案數(shù)字化；圖像壓縮；圖像管理；檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)管理；文件鏈接；漢字識(shí)別；光盤刻錄等。

(三)檔案答理網(wǎng)絡(luò)化計(jì)算機(jī)管理檔案有人工無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)，但如果只是單機(jī)作業(yè)，其缺陷也是明顯的。主要是：檔案數(shù)據(jù)錄入及全文信息數(shù)字化工作較慢；建成數(shù)據(jù)庫(kù)、資源庫(kù)的周期長(zhǎng)，檢索地點(diǎn)單一，在時(shí)間和空間上受限。為了更大范圍，更加有效地發(fā)揮開放檔案的社會(huì)作用，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化就應(yīng)運(yùn)而生。檔案答理網(wǎng)絡(luò)化分局域同和因特網(wǎng)兩種方式實(shí)現(xiàn)。

(四)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的建設(shè)企事業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)可歸結(jié)為兩個(gè)方面：檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立和檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的操作。從實(shí)踐應(yīng)用上看，各類計(jì)算機(jī)可輔助檔案管理部門，提高管理檔案和利用檔案的工作質(zhì)量，促進(jìn)檔案業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)建設(shè)，優(yōu)化工作流程，開發(fā)信息資源。為社會(huì)服務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的規(guī)范化設(shè)計(jì)是實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)，資源共享和機(jī)讀檔案移交的重要前提和保障。沒有規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)就不可能在檔案管理這個(gè)范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)輔助檔案管理，并取得整體效應(yīng)。

(五)在檔案管理的硬件和軟件上的要求應(yīng)有符合計(jì)算機(jī)設(shè)備運(yùn)行要求的工作場(chǎng)地及滿足檔案管理軟件運(yùn)行要求的計(jì)算機(jī)設(shè)備與輔助設(shè)備檔案管理軟件的開發(fā)研制與功能設(shè)計(jì)必須符合國(guó)家有關(guān)檔案工作和計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)檔案管理軟件應(yīng)具備數(shù)據(jù)管理、整理編目、檢索查詢、實(shí)體管理、安全保密、系統(tǒng)維護(hù)等基本功能，覆蓋檔案管理的接收、整理、保管、利用、鑒定、五大環(huán)境檔案管理軟件應(yīng)具備良好的實(shí)用性通用性及可擴(kuò)展性，并做到界面友好。操作簡(jiǎn)單，使用方便；檔案管理軟件應(yīng)考慮檔案管理電子化、遠(yuǎn)程化、圖文一體化的趨勢(shì)，擴(kuò)充電子檔案管理、與檔案管理、與地理信息系統(tǒng)相結(jié)合、遠(yuǎn)程管理等其他功能或預(yù)留相應(yīng)接口。

當(dāng)前企事業(yè)單位檔案管理計(jì)算機(jī)化應(yīng)采取的對(duì)策

目前看，檔案部門完全靠自己的技術(shù)力量解決計(jì)算機(jī)普及應(yīng)用的問(wèn)題代價(jià)高昂，而且越來(lái)越困難。針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，主要采取以下措施：

加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)資源建設(shè)，現(xiàn)有檔案的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和部分全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。要加快對(duì)現(xiàn)有檔案的整理、著錄、入庫(kù)工作，逐步實(shí)現(xiàn)檔案文件及目錄機(jī)檢，同時(shí)要積極推進(jìn)那些內(nèi)容重要、容易受損、利用頻率高的檔案的數(shù)字化進(jìn)程，加強(qiáng)珍貴、重要檔案的保護(hù)，提高檔案利用率。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及到檔案工作的方方面面，能否與各項(xiàng)檔案的全面管理工作相融合，關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的成敗，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)要統(tǒng)籌規(guī)劃，突出重點(diǎn)，整體推進(jìn)。

檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵是檔案工作者隊(duì)伍素質(zhì)的全面提高，加快在檔案工作者中的計(jì)算機(jī)知識(shí)普及，盡快使計(jì)算機(jī)技術(shù)成為每個(gè)檔案工作者必須具備的基本職業(yè)技能。為此，對(duì)工作人員也提出了掌握現(xiàn)代管理工具、具備現(xiàn)代信息意識(shí)的商標(biāo)準(zhǔn)和嚴(yán)要求，這些將在今后建立現(xiàn)代化檔案館的過(guò)程中起到?jīng)Q定性的作用。

把握檔案管理網(wǎng)絡(luò)化特點(diǎn)，著重解決檔案管理計(jì)算機(jī)化中的安全問(wèn)題。隨著網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，檔案信息的上網(wǎng)管理及其安個(gè)性、可靠性等問(wèn)題會(huì)日益突出，網(wǎng)絡(luò)的不安全性已成為限制其發(fā)展的最大障礙。針對(duì)檔案管理有關(guān)的網(wǎng)絡(luò)及信息安全問(wèn)題，我國(guó)檔案部門已在科研，標(biāo)準(zhǔn)化方面進(jìn)行了重點(diǎn)支持。今后，會(huì)不斷出臺(tái)系列技術(shù)措施和標(biāo)準(zhǔn)。這此標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)措施將對(duì)檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全等級(jí)劃分及測(cè)評(píng)、檔案信息上網(wǎng)前的密級(jí)控制、網(wǎng)絡(luò)中的檔案信息的安全管理等提供規(guī)范化的要求或解決方法。

4、提高檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度。檔案工作現(xiàn)代化的基礎(chǔ)是標(biāo)準(zhǔn)化。計(jì)算機(jī)在檔案管理應(yīng)用中涉及的每個(gè)問(wèn)題，如數(shù)據(jù)著錄、設(shè)備兼容、應(yīng)用軟件推廣、信息聯(lián)網(wǎng)等都需要一系列的標(biāo)準(zhǔn)才能解決。

5、在標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上大力推進(jìn)計(jì)算機(jī)應(yīng)用的社會(huì)服務(wù)，這是檔案部門獲得高質(zhì)量技術(shù)支持和減少人力、物力投入的最有效的途徑。

企事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化工作的前景

對(duì)當(dāng)前企事業(yè)單位檔案工作現(xiàn)代化問(wèn)題進(jìn)行深入探索和廣泛研究，必然會(huì)引起對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式的思考、完善和改進(jìn)，在這一基礎(chǔ)上，才能建立新型的檔案管理和服務(wù)模式。面對(duì)這一新的機(jī)遇，企事業(yè)單位一方面應(yīng)加強(qiáng)檔案實(shí)體的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)，另一方面應(yīng)適時(shí)適地進(jìn)行檔案的數(shù)字化信息庫(kù)建設(shè)，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，為我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)提供全方位的信息服務(wù)。

企事業(yè)單位檔案管理部門正面臨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)大潮的挑戰(zhàn)，在我國(guó)檔案的計(jì)算機(jī)管理工作有一個(gè)很好的外部環(huán)境和內(nèi)部環(huán)境，正是一次很好的發(fā)展機(jī)遇。然而，在以“信息時(shí)代”和“知識(shí)經(jīng)濟(jì)”為特征的21世紀(jì)，計(jì)算機(jī)技術(shù)飛速發(fā)展，對(duì)檔案工作者來(lái)說(shuō)，與機(jī)遇同在的是更新的挑戰(zhàn)。為了迎接我國(guó)檔案電子化、信息化管理的新戰(zhàn)，我們必須不斷地學(xué)習(xí)，吸引掌握新知識(shí)、新技術(shù)，及時(shí)解決制約、影響檔案計(jì)算機(jī)管理發(fā)展的主要問(wèn)題，掃清檔案信息化管理道路上的一切障礙，使檔案現(xiàn)代化工作不斷邁上新的臺(tái)階。(作者單位山東省工會(huì)管理干部學(xué)院)