淺談如何做好高校系部教學檔案管理

摘要：高校系部教學檔案管理是一項繁雜而又細致的工作，是學校管理的一個重要方面。利用計算機進行教學檔案管理，充分發揮教學檔案在教學管理、教學活動、教學研究等各項工作的作用。對提高教學檔案的質量和管理水平，逐步實現教學檔案管理的標準化、規范化和現代化具有重要意義。

關鍵詞： Excel軟件應用； 高校系部；檔案管理

作者簡介：冒紅（1956~），女，山東淄博人，館員，研究方向為檔案系統開發與管理。

【中圖分類號】G271【文獻標識碼】A【文章編號】1002-2139（2009）-13-0000-01

一、高校系部教學檔案管理存在的問題

教學管理和教學活動是一項復雜的實踐活動，因此，反映這一實踐活動的教學檔案內容非常繁雜，既包括教學計劃、大綱、課程表、等教學文件，又包括教研成果、師資隊伍建設及學生成績、學生學籍管理、優秀畢業設計（論文）等各種材料。雖然配備了計算機，多數高校在管理方面實現了網絡化，但系部教學檔案管理卻仍然完全或大部分使用人工進行，現代化的設備只是擺設。出現了檔案管理混亂不清、查詢檢索較復雜、信息收集不及時等問題。尤其是應對各種教學評估和申報各種材料時，針對不同的指標體系所要整理的材料格式都有所不同，另外，文件在形成過程中沒有統一的格式，在標準化建設方面相對落后，嚴重地影響著檔案工作一體化、標準化的推進。所以，為了能準確及時地整理出所要材料，利用現代化手段，對確立統一的文件資料格式，構建適應現代化教學工作的日常系部教學檔案管理系統非常必要。

二、利用現代化手段創建高校系部教學檔案

1.利用Excel編制教學檔案檢索

利用Excel編制教學檔案檢索是創建高校系部教學檔案的關鍵，創建教學檔案要將大量的經過規范化處理的教學檔案數據錄入系統，這是實現編制科學合理的教學檔案檢索的重要環節。第一，將已經分類的電子檔案設置為只讀文檔，按照檔案類別放入文件夾，每一類別的文檔放一個文件夾，文件夾按照檔案類別(二級類)命名。第二，將沒有電子文檔的檔案用掃描儀掃描后建立相應的文檔。一些次要的短期保存的過程性資料只保存紙質文檔。把主文檔中的檔案類別(二級類)與相應的子文檔建立超級鏈接；把子文檔中的檔案名稱與文件夾中的對應檔案之間建立鏈接。對一些重要的關聯性的檔案在文檔中增加“相關鏈接”。對需要保密的電子文檔設置密碼。

將裝訂后的紙質檔案按Excel電子文檔中的文檔編號進行編號后裝入檔案盒，放入檔案架上相應的位置。定期將檔案管理數據庫和檔案文本刻成光盤保存。

1.1利用Excel編制教學檔案檢索的方法

編制教學檔案檢索可以以學期為單位，首先要對本學期形成的各種類型的教學資料及時進行收集、整理，并依據管理需求進行分類，再用Excel建立該檔案案卷目錄，制作方法如下。

一級類檔案案卷目錄表格的制作。在SheetⅠ里設計綜合管理類別“卷內文件”表格，采用A4紙作為頁面設置，每頁設15條目錄，行高為28.50mm，列寬為最合適列寬，頁面方向為橫向。設頂端兩行為頂端標題行，單擊“文件”菜單下拉“頁面設置”對話框的“工作表”項，將前兩項設為總標題“卷內文件”，用24號楷體、黑體，合并居中；第二行為列標題行，用16號楷體，列標題分別為：序號、學年/學期、一級類、二級類、文件編號、案卷存檔架編號、備注共7項，選中總標題以下的格式，設為12號楷體，并添加邊框為“田”，一張規范的“卷內文件”表格就設置好了。可以在表格內錄入所有管理類檔案的“卷內文件”。

其余學籍檔案、學科與實驗室建設檔案、課程教學與教學實踐檔案、畢業生檔案、教材等的“檔案目錄”表格的設置與管理類檔案相同。

二級類別檔案案卷目錄表格的制作。頁面采用A4紙橫向設置，行高為28.50mm，列寬為最合適列寬。每頁設15條目錄，單擊“文件”菜單下拉“頁面設置”對話框的“工作表”項將前三行設為頂端標題行，其中第一行總標題“綜合管理二級檔案案卷目錄”用24號宋體、黑體，合并居中，第二行為二級類別檔案名稱用12號宋體字，第三行列標題行，分別為：序號、學年/學期、文件編號、案卷標題、歸檔時間、文件來源、形成單位、起止時間、件數、頁數、保管期限、案卷存檔架編號、備注、借出情況，共12個字段，其中，最后一個字段“借出情況”一列不在被打印的“檔案案卷目錄”表格內，而只是作為檔案利用情況的一個標記。此單元格設計與“檔案借閱登記表”超鏈接。再選中列標題以下的所有格式設為12號宋體，并添加邊框為“田”，一張規范的“檔案案卷目錄”表格就設置好了，可以在表格內輸入所有檔案案卷的標題及相關信息。

在教學檔案檢索數據全部編制錄入完畢后，可以根據檔案管理的需要分別打印輸出該檔案的主要相關信息的目錄等。還可用計算機對目錄進行修改，如果將這些相關的目錄裝訂成冊，就成了檢索工具。當需要查找時，就可以直接利用計算機進行檢索。

檢索工具的使用頻率高、范圍廣、標準高、要求高，在編制時應力求科學性。編制教學檔案檢索必須納入學校檔案工作規范化、標準化的軌道。隨著檔案利用工作的深入開展， 部門之間、學院之間的交流，甚至跨校區之間的協作也會日益頻繁，這就要求本部門的教學檔案要與兄弟部門的教學檔案具有兼容性，以便實現聯網與資源交換、資源共享，從而適應當今信息化社會對檔案利用的需求。

建立了科學合理的檔案管理體系，不僅能更加全面真實地記錄院(系)教學管理和科研的成果，而且會給日常工作帶來很大的便利，大大提高工作效率。教學檔案的計算機管理，主要是以滿足學校教學工作對教學檔案的利用為目的。在研究教學檔案內容的基礎上對教學檔案信息進行系統化整理或加工，使之更好地服務于教學。

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