巧妙拒絕讓工作更高效

完美是一個不錯的理想和方向，但它是不可能達到的目標。因此，我們只需專注于將一些事情做到優秀，其他的能達到良好就可以了，果斷拒絕那些無用的信息，沒有必要所有的事情都身體力行。

盡量避免會議

2001年，我們新的銷售副總監來公司的第一天，在全員大會上的發言只有以下幾句：“我不是來這里交朋友的，而是受命而來，要打造一個銷售團隊，銷售我們的產品，這就是我想做的事情。謝謝！”言簡意賅的發言與動輒長達幾小時的會議，形成了鮮明對比。接下來，他履行了自己的承諾。辦公室里，每一位員工都尊重他的時間，認為他做事非常有效率。

而第一次與他在辦公室里單獨會面時，我剛從4年嚴格訓練的大學畢業出來，說話滔滔不絕：未來的計劃、特別策略、反響……侃侃而談。為了塑造良好的第一印象，我至少花了兩個小時準備那次會面。但他微笑著傾聽了不到兩分鐘，然后善意地舉起手來：“Tim，我不想聽故事，直接告訴我，你能做什么，想要做什么？”

接下來的幾周里，他讓我意識到，如果不專注或者專注于錯誤的事情，對如何讓公司最大的兩三位客戶簽署購買訂單，根本沒有好處。此后，我們的會面從未超過5分鐘。

所以，要下決心讓你身邊的人學會專注，避免各種沒有明確目標的會議，讓那些喜歡浪費時間的人清楚你的原則是做好事情，并讓他們接受這個原則，高效率地工作。

高效率交流“三部曲”

假如不是緊急情況，你可以要求人們按以下次序進行交流：電子郵件、電話、會面。

電子郵件有助于明確會議和電話所要達到的理想結果。大多數情況下，見面和會議并沒有必要。在電子郵件中，可以巧妙運用“如果這樣……如果那樣……”的方式來防止無謂的來回糾纏。比如，如果我懷疑一個生產訂單還沒有到貨，我會給貨運經理發這樣一封郵件：“親愛的蘇珊，新的生產訂單到貨了嗎？如果到了，請通知我。如果還沒到，請聯系約翰，電話號碼××××，電子郵件×××（這封郵件也抄送給約翰），并請確認到貨日期。約翰，如果貨運方面有任何問題，請和蘇珊直接協調，她的聯系電話是××××，她有權代表我做500美元額度的決定。如果有緊急情況，請打我的手機，不過我非常信任二位的能力。謝謝！”這就避免了太多隨之而來的問題，避免了兩次分別對話，而且把自己拉出了解決問題的圈子。

只有在問題得到確認后，才召開會議做決策，而不是開會確認問題。實際上大多數情況下，會議并沒有必要，因為一旦確定了問題，你就可以通過電子郵件回答那些問題，讓大家都養成這樣的習慣。

如果確實不能阻止召開會議或者撥打電話，就請確定會議和電話結束的時間，讓討論簡短，讓大家專注于問題本身，不要互相閑聊或者訴苦。如果你不得不參加一個長時間而又沒有結果的會議，可以請會議組織者允許你第一個發言，然后借故離開，事后再通過別人，了解會議的其他內容。

培養“忽視能力”

一個人必須學會忽視那些無關而瑣碎的信息，去除無用的干擾。比如，我只在每天去午餐時掃一眼報紙的頭版標題。這不會給你的生活帶來任何麻煩，反而會讓你有很多新的話題，你可以在談話中問別人：“告訴我，最近有什么新鮮事發生嗎？”如果事情真的那么重要，人們一定會談論它，你也可以從別人口中了解整個事情。我以這種方式所了解到的世界大事，往往比那些專注于細枝末節而失去整個信息森林的人所了解的還要多。

在上一次總統選舉中，繁忙的工作并沒有影響我參與各項投票和交流。我給朋友們發電子郵件，他們都受過良好教育，價值觀也和我一致，我問他們選了誰以及為什么。其次，我判斷候選人的標準是行動，不是言語。最后，我看了總統候選人的電視辯論。我就做了這么多，而不是跟很多人一樣，閱讀大量關于他的評論和資料。這些拒絕與忽視，都有助于我們成為一個高效率的人。

鞏華//摘自《IT時代周刊》，杜芳/圖