淺談醫院電子文件歸檔與管理

摘 要 就醫院電子文件的收集、整理和電子文件檔案安全進行探討，逐步完善醫院電子文件的歸檔和管理工作。

關鍵詞 電子文件 歸檔整理 安全保護

doi:10.3969/j.issn.1007-614x.2009.19.341

醫院電子文件的歸檔范圍和注意事項

記錄重要文件的主要修改過程，有查考價值的電子文件應被保留。正式文件是紙質的，如果有全文檢索價值，對于在起草文件的過程中形成的與正式文件定稿內容相同的電子文件應當保留。這部分電子文件基本來源于院部辦公室，檔案人員應即時對院部電腦中的材料進行備份。

保存與紙質等文件內容相同的電子文件時，應在彼此間建立準確、可靠的標識關系。掃描紙質文件時，應先在紙質文件上加蓋歸檔印章后再進行掃描。

計算機辦公或事物處理系統中產生的電子文件，應采取嚴格的安全措施，確保不被修改，隨時備份。我院將此類文件存儲在檔案專用服務器上。

用文字處理技術形成的電子文件，收集時應注明其格式、屬性和文字處理平臺。

用視頻設備獲得的動態圖像電子文件，應同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關軟件。為保證動態圖像電子文件的真實性和完整性，我院中心檔案室將宣傳科移交的未經剪輯的原始視頻圖像和已經剪輯加工的視頻圖像一并制成動態圖像電子文件保存。

由電子計算機多媒體技術制作的文件，收集時應保證參數準確、數據完整。

通用軟件產生的電子文件，應同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關參數手冊、說明資料等。專用軟件產生的電子文件，原則上應轉換成通用型電子文件;如不能轉換，則在收集時必須連同專用軟件一并收集。

電子計算機系統運行和信息處理等過程中涉及的與電子文件處理有關的參數、管理數據等應與電子文件一同收集。

醫院電子文件的整理

電子文件的分類、排序:①要求:電子檔案分類排序、著錄標引是保管電子檔案的基本要求，在建庫前的整理工作的質量直接影響電子檔案的保管和利用。按檔案管理要求，對電子文件進行分類、排序、著錄標引的工作應由歸檔人員來完成。歸檔后，檔案部門還要進行檢查和系統地整理。②注意事項:由于不同系統產生的電子文件，在整理過程中可能會遇到文件格式重新編排和組合，這種格式轉換有可能損傷數據，損害了電子文件的憑證作用。不斷解決這一格式轉換問題是檔案保管部門整理電子檔案的一項重要內容，否則即使增加很多設備，也不可能建立完整的電子檔案數據庫。

建立數據庫:組建數據庫的主要工作內容和步驟包括:對電子文件進行分類編號。一個單位的電子文件類別是多種多樣的，要對這些電子文件進行分門別類的管理，就必須進行科學的分類。檔案部門應按門類劃分的標準，結合本單位的專業和電子文件內容，制定本單位的電子文件分類方案。分類編號就是按照分類方案的規定對電子文件進行劃分，并給每份電子文件一個固定的代號，從而使全部電子文件成為一個有機的、排列有序的整體。電子文件分類編號后，要建立檢索文件，對電子文件進行逐件登記。檢索文件是對電子文件進行快速訪問的有效工具。核對建庫就是對數據庫中的內容進行檢查核對，最終形成數據庫。

醫院電子文件檔案的安全保護

為加強防范措施，確保檔案信息和系統安全，我們目前主要采取了以下措施:①使用了硬件防火墻;②對服務器設置了登錄密碼;③對檔案管理系統所有使用人員權限進行嚴格控制，并根據人事變動情況及時調整權限，定期修改系統管理員的登錄密碼;④所有安裝客戶端的計算機均安裝了趨勢網絡版殺毒軟件，并定期查殺;⑤有專人負責檔案管理系統數據的定期備份。在實際運行中，尚未發生檔案信息和系統安全問題。

參考文獻

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