高校聲像檔案管理存在的問題及對策

摘要：文章列舉了一些高校聲像檔案管理存在的諸多問題，分析了造成聲像檔案管理狀況的原因在于：思想認(rèn)識方面不到位，管理規(guī)范方面不到位，制度健全方面不到位，基礎(chǔ)建設(shè)方面不到位。針對造成問題的原因提出了：加大宣傳力度，強(qiáng)化歸檔意識，采取多種形式，拓寬收集渠道，建立健全各種規(guī)章制度，提高聲像檔案管理水平的對策。

關(guān)鍵詞：聲像檔案 現(xiàn)狀 原因 對策

【中圖分類號】I226，9

【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A

【文章編號】1002-2139(2009)-20-0053-1

一、目前一些高校聲像檔案管理的現(xiàn)狀

1 觀念陳舊，聲像檔案損毀較重

由于人們多年來形成的陳舊的檔案觀念，人們往往只重視典藏的紙質(zhì)檔案而不重視聲像檔案，過去長期在對檔案室(館)的評估中，大都只重視典藏得紙質(zhì)檔案的數(shù)量的多少和質(zhì)量的好壞，而往往忽略了對于聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量的高度重視。這就造成了某些領(lǐng)導(dǎo)在對于檔案保管從設(shè)備到經(jīng)費(fèi)的投入上都偏于典藏的紙質(zhì)檔案，其不知聲像檔案在保管條件上比文書檔案有更高、更嚴(yán)格的要求。

2 聲像檔案館藏嚴(yán)重匱乏

隨著科學(xué)技術(shù)、傳播媒體等的飛速發(fā)展，在科學(xué)研究及社會生活里領(lǐng)域形成了大量的照片、影片、錄音、錄像等聲像資料。成為科研、教育、傳播信息的重要手段。但從目前看，聲像檔案和文書、科技、專門檔案相比，普遍存在各館(室)聲像檔案存量明顯不足。但這些聲像資料最終轉(zhuǎn)化為聲像檔案保存下來的卻很少。

3 聲像檔案管理制度不健全，沒有集中統(tǒng)一管理

一些重大活動檔案失控，聲像檔案流失嚴(yán)重，眾所周知，每次高校重大活動或大的科研項(xiàng)目的評估鑒定，召開的重要會議，都要安排人員攝錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報(bào)刊登或印成圖書、畫冊對外發(fā)行，但在檔案館(室)卻找不齊這些原始檔案。因?yàn)橐恍┐笮突顒樱瑱n案管理集中統(tǒng)一。各部門領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員都是臨時抽調(diào)的，各自負(fù)責(zé)一塊工作，相應(yīng)形成的檔案材料缺乏協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、集中，活動結(jié)束后，檔案材料也各歸東西，聲像檔案流失在所難免；二是從籌備到結(jié)束沒有歸檔要求和相應(yīng)的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務(wù)工作，也造成檔案材料流失：調(diào)查中的5所高校的檔案室(館)，有1所高校制定了相應(yīng)的聲像檔案收集等相應(yīng)的管理制度，有4所高校檔案室(館)的聲像檔案室(館)缺乏一整套相應(yīng)的聲像檔案管理制度作保障。

二、加強(qiáng)高校聲像檔案管理之對策

1 加大宣傳力度，強(qiáng)化歸檔意識

一是廣泛進(jìn)行宣傳教育。在宣傳形式上，一方面要充分發(fā)揮新聞媒體的橋梁作用，另一方面可利用本單位的局域網(wǎng)絡(luò)、板報(bào)、專欄等宣傳陣地，大力宣傳聲像檔案取得的社會效益，營造良好的輿論氛圍。通過宣傳教育，進(jìn)一步強(qiáng)化全員的聲像檔案意識，使人們認(rèn)識到聲像檔案與其它門類檔案同等重要，是單位檔案的重要組成部分，在利用價值上，聲像檔案具有其它門類檔案不可替代的作用。它不僅能把人物、地點(diǎn)和事件本身如實(shí)地再現(xiàn)，而且能真實(shí)地反映當(dāng)時的環(huán)境、氣氛，使人如身臨其境，給人以親切真實(shí)的感受。

二是切實(shí)加強(qiáng)重點(diǎn)指導(dǎo)。做好聲像檔案管理工作不僅是檔案管理部門和檔案人員的事，而且是各立檔單位乃至全社會的事，各級領(lǐng)導(dǎo)尤其是檔案主管部門領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，加強(qiáng)幫助指導(dǎo)。一方面要加強(qiáng)請示匯報(bào)。作為檔案管理部門要積極主動地向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作情況，使領(lǐng)導(dǎo)及時了解檔案管理的現(xiàn)狀、管理需求和需要解決的問題，爭取領(lǐng)導(dǎo)的支持；另一方面是提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理部門和檔案工作人員在進(jìn)一步提高自身檔案工作理論水平的基礎(chǔ)上，加大對聲像檔案相關(guān)人員的宣傳和指導(dǎo)力度，注重加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，尤其要對攝錄人員和檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識和技能的培訓(xùn)。使他們了解聲像檔案的地位作用、整理方法，聲像檔案的保管保存以及利用價值等等，切實(shí)提高全員的聲像檔案意識。

2 建立健全各種規(guī)章制度，提高聲像檔案管理水平

檔案部門要盡快完善各種相關(guān)制度并盡快頒發(fā)法規(guī)性文件。使聲像檔案的征集工作規(guī)范化、制度化。一要各立檔單位也要建立相應(yīng)的管理制度，強(qiáng)化規(guī)范管理。對產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，防止分散流失，杜絕歸為已有。二要檔案室(館)本身要制定一套嚴(yán)格的制度，制定有效的配套措施，明確責(zé)任，獎懲分明，依法管理，做到有章可循，有法可依，要對聲像檔案的日常保管、借閱、利用做出明確規(guī)定，要狠抓落實(shí)，確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實(shí)處。三要建立健全對專、兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)制度，必須保證檔案管理人員持證上崗。

3，加大資金、設(shè)備投入，加強(qiáng)現(xiàn)代化管理

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各單位各高校檔案室(館)要加大資金、設(shè)備投入，聲像檔案要在檔案館庫里有重要的存放空間，聲像檔案要獨(dú)立成卷使用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放；長久保管和利用要注意聲像檔案要求的恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等，加強(qiáng)現(xiàn)代化管理。檔案部門都應(yīng)該建立獨(dú)立的聲像檔案數(shù)據(jù)庫，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)隨時檢索、查閱、調(diào)用和復(fù)制，要定期檢查，對多次使用和污損的聲像檔案要及時休整、復(fù)制。對錄音帶、錄像帶要采取定期倒帶等保護(hù)措施，盡量延長聲像檔案壽命。此外，在聲像檔案的開發(fā)利用上，還要重視信息交流、合作。信息時代的特征就在于信息交流、合作、資源共享。適合公開的聲像檔案完全可以拷貝、復(fù)制，提供給用戶。

通過以上各種方法和手段，使目前一些高校檔案室(館)聲像檔案管理混亂現(xiàn)象得到根治，使高校聲像檔案在高校的建設(shè)和發(fā)展中更好地發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

參考資料：

[1]胡建榮；聲像檔案工作應(yīng)注意的幾個問題[J]；檔案；2001年03期；37-38。

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[3]黃俊琳；聲像檔案工作機(jī)制創(chuàng)新的意義[J]；中國檔案；2004年07期；12-13。

[4]許光麗；試談聲像檔案的特點(diǎn)與管理[J]；法律文獻(xiàn)信息與研究；2006年01期；68-70。

作者簡介：董春香：(1981——)，女，館員，研究方向：檔案管理、人力資源管理。