信息化背景下高校檔案管理的思考

摘 要: 本文從目前高校檔案管理工作中存在的問題出發，對信息化背景下高校檔案管理工作進行了思考，并從優化高校檔案管理模式，實現檔案信息數字化，進行高校檔案信息化管理標準規范建設及提高高校檔案信息化管理隊伍素質四個方面進行了論述。

關鍵詞: 信息化 高校檔案管理 存在問題 思考

檔案工作是一項社會性的信息服務工作，它不是為了管理檔案，而是為了開發利用檔案并使其在社會生活中實現價值，這是檔案工作的根本目的，也是推動檔案工作發展進步的內在動力。當今世界的高等教育發展已進入一個以信息技術應用為核心的嶄新階段，在這樣的信息化大背景下，高校的檔案管理必須主動適應信息時代的發展需要，積極提高高校檔案的信息化管理水體，從而保證高校的各項管理能夠健康快速地運行。

一、高校檔案管理工作存在的問題

1.思想觀念落后。

高校檔案工作是高校信息資源現代化的基礎和重要的組成部分，因此，高校檔案工作的內容與形式需要不斷創新，不斷發展。但有些領導對檔案工作的必要性和重要性認識不夠到位，還沒有充分認識到檔案在推進整個學校發展中的重要作用，認為檔案工作是一項附帶工作，做好做壞無關緊要，對學校的影響不大，因而在行動上表現出對檔案工作的重視不夠，沒有對學校檔案事業發展進行規劃和總結，對檔案工作的支持力度不夠，沒有養成利用檔案開展各項工作的習慣。另外，受傳統思想和體制的影響，檔案部門只重視對檔案的整理、編目、接待查閱等基礎的檔案管理工作，對如何優化館藏、提升服務功能等方面沒有具體的目標和措施。再者，檔案人員素質較低，一些學校把檔案管理崗位視作“照顧”崗位，安排“老、弱、病、殘”及“關系”人員到檔案管理崗位上從事“輕便”工作，而且不重視對檔案人員的繼續教育、知識更新。

2.工作量大，效率低下。

檔案管理是十分繁重和瑣碎的工作。由于大多數的檔案都是紙質的檔案，無論是分類還是校對，都要耗費大量的人力資源和時間，效率很低，而且容易遺漏、出差錯。

3.基礎設施條件差，裝備現代化程度低。

由于資金不足，缺乏相應的信息化設備，造成我國許多高校檔案管理工作仍處于手工操作的階段，大大制約了檔案工作的發展。還有一些高校雖然配備計算機來管理檔案，但仍然完全或大部分使用人工進行檔案管理，現代化的設備只是個擺設。再者，有的高校和有關軟件公司雖已開發出了若干檔案管理的計算機軟件，但由于開發檔案管理軟件的人員有些是專門從事計算機工作的，對檔案管理和分類標準不熟悉，開發出來的軟件檔案管理涵蓋面不全，實用性比較差。

4.資源共享問題。

學校的人事檔案、學生檔案等分別處于不同的職能部門，往往由于分別統計和校對各自的信息，缺乏應有的信息共享，存在信息反復收集的問題。

5.高校合并帶來的問題。

近年，國內許多高校經歷過幾所學校的合并，由此帶來檔案管理的一系列問題。主要有:原學校的檔案流失;原有的整理標準不一致，導致重新整理歸類困難;原來學校的檔案管理人員轉崗導致檔案的交接困難等。

二、信息化背景下實現高校檔案信息化管理的幾點思考

1.高校檔案管理模式的優化。

高校檔案的管理模式，分為納入管理模式與非納入管理模式兩種。納入管理模式就是將高校各部門的檔案劃歸給本校檔案館，由本校檔案部門實行檔案業務管理。非納入管理模式的表現復雜多樣，類別不同的各部門檔案在高校中的管理模式也是有著不同差別的。例如:高校的人事檔案由單位組織部門或人事部門進行管理，學生檔案由學生處或教務處管理等。非納入模式可分進行相對集中管理和按歸口部門分散管理模式。

高校檔案納入管理模式和非納入管理模式相比，其優點在于精簡機構和人員，充分利用檔案部門現有的保管場所和管理設備，較容易實現各部門檔案信息和其它檔案信息資源共享。而采用檔案納入管理后，對于收集材料中存在的某些缺點和難點，則可以從其他相關等大類檔案中查找補充，直接而又方便。檔案部門工作人員在進行編研時，可以使編研的成果在縱向和橫向上得到強化。但這需要在檔案庫房有統籌的安排，檔案人員要有合理分工等條件作為保障。這樣才能實現檔案信息的真正增值，方便檔案信息資源的互補和共享，有利于各類檔案的保管和利用。

2.實現檔案信息的數字化。

檔案信息的數字化是實現檔案信息化管理的一項重要途徑，檔案的特點和利用特點要求我們更新思維，采用科學的方法，促進檔案信息數字化，從而更好地為高校發展服務。

由于檔案信息數字化建設是一項龐大的系統工程，需要投入相當的人力、物力、財力，因此，要考慮對現有館藏檔案的鑒定，沒必要也不可能對全部館藏檔案都進行數字化處理，因為館藏檔案中真正具有長期和永久保存價值、且利用率很高的檔案的數量是有限的。因此，檔案部門要組織力量加大對現有館藏檔案的鑒定力度，對館藏檔案中保管期限為長期或永久的、并且利用率較高的、利用能產生廣泛的經濟和社會效益的檔案進行數字化處理，而對那些利用價值不是很廣泛、利用率不高的檔案暫時不予考慮，從而保證數字化檔案信息資源開發利用的效益。

另外，在檔案信息的數字化的過程中要根據高校的實際和檔案利用的需要，循序漸進地進行檔案信息數字化:(1)在對傳統介質檔案數字化上，可以分兩步走，第一步先實現館藏目錄數字化，編制電子目錄檢索工具，實現目錄級數字化管理與檢索利用。第二步，有條件的檔案館可以有步驟地實現檔案全文信息數字化。(2)要考慮館藏檔案的利用率，將利用率較高的檔案進行數字化。(3)要考慮館藏特色。(4)要考慮本校的需求。(5)對電子文件的接收要權衡費用與價值。

檔案信息的數字化工作面廣量大，耗時耗財，必須十分講究數字化工作的效益。應在充分調研的基礎上選擇最優的檔案信息數字化方案，這包括選擇最優的工作流程、最合理的技術手段和最適宜的數字化加工設施等。因此，在進行數字化建設的過程中，一定要把握好檔案數字化處理的度，通過對數字化處理的成本、所需費用與檔案開發利用的價值、效益進行權衡，避免不必要的浪費，減少日后的管理成本。如果不進行成本、效益分析，檔案數字化建設所產生的價值就等于或小于建設所需費用，檔案數字化建設就沒有任何意義，甚至是一種浪費。因此，在檔案數字化建設中，要講究成本觀念和效益觀念。

3.高校檔案信息化管理標準規范建設。

所謂標準規范建設，是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網上傳輸和管理等方面，制定標準、規范，并指導實施的過程。檔案信息化的標準、規范就如在信息化的高速公路上要時刻遵守的“交通規則”，這些規則對于能夠保障計算機管理的檔案信息內容和網絡運行的安全暢通，具有非常重要的意義和作用。要實現檔案管理現代化，首先要統一輸入格式、統一項目、統一代碼符號、統一代碼轉換規則。檔案信息化建設的重要基礎之一就是進行標準規范，是信息化建設中的必要條件。因此，在檔案信息化建設過程中，制定與推行相關的標準規范尤為重要。檔案信息的標準規范管理分三部分內容:(1)管理性標準規范，包括計算機使用中的安全規定制度及其標準，數字檔案信息其資源是否具有合法性等。(2)業務性標準規范，這是對電子文件、檔案業務處理的規范，包含電子文件、檔案的術語標準及管理規范，還包括與檔案信息化建設相關的術語標準、資源標識、描述數字檔案文件格式、元數據格式、對象數據格式等標準。(3)技術性標準規范，包括電子文件、檔案的數據存儲壓縮格式規范、數據交換標準規范、數據加密、水印技術規范和系統軟硬件設施技術標準等。

4.提高高校檔案信息化管理隊伍的素質。

實現信息化管理的關鍵是加強檔案管理人才隊伍的建設，建設一支高素質的信息化管理隊伍。我國高校檔案信息化管理不僅需要懂檔案業務的檔案專業人才，而且需要熟悉信息技術的計算機專業人才，以及融合兩者的復合型人才。高校檔案信息化管理隊伍的素質要求應包括以下幾個方面:

(1)具有良好的政策水平和思想政治素質，這是檔案管理者做好檔案工作的重要保證。檔案工作既具體又細致，檔案要求完整、真實、系統、安全，因此，檔案管理人員要有較強的工作責任心。檔案工作是一項很具體、瑣碎、平凡的工作，只有那些具有高度敬業和無私奉獻精神的人，才能踏踏實實地做好檔案管理的基礎工作，默默無聞、無怨無悔地在紙山字海里穿梭，因此，人事檔案管理人員要有正確的榮辱觀和苦樂觀，思想上以勤奮工作為榮，工作上以高質量、高標準、高要求、高目標要求自己，堅定信念，自覺主動地用職業行為和道德行為規范約束自己，有高度的事業心和責任感，在工作中發展自我，完善自我。

(2)培養信息化管理理念和團結協作的精神，這是做好高校檔案管理的關鍵。首先，檔案人員要與時俱進，樹立檔案管理的信息服務觀念。“看攤守攤”等錯誤思想極大地影響了檔案管理工作的發展和改革。高校檔案管理者要不斷強化創新意識，改變傳統老化觀念，牢固樹立起檔案信息服務思想和觀念，形成“信息檔案、信息服務”的管理理念。其次，檔案管理人員要加強團結協作，互相配合，相互彌補技術技能上的不足，齊心協力做好檔案管理工作。

(3)掌握現代管理技術和方法，這是高校檔案管理工作進一步完善的保障。高等學校檔案管理工作是一項專業性和學術性都較強的智力勞動，其運作的技術、方法有其自身的特點。要求管理工作人員不僅要熟悉業務，而且要不斷學習提高，緊跟形勢的變化。

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