文印設備采購不如租賃歐麥業務外包后成本劇減21％

雖然打印機和復印機這些辦公設備與公司業務沒有直接聯系，但對業務運轉效率的影響卻比較明顯，零售企業歐麥公司在文印外包中嘗到了甜頭。

歐麥公司是一家大型零售企業，成立13年至今，在全國陸續開設了數十家賣場，年凈銷售額超過10億元。

如今的歐麥總部大樓共有6個樓層，7QO多名員工在此辦公。多年來，企業業務范圍擴大，歐麥不斷為總部大樓購置辦公設備，僅以打印機和復印機為例，高峰時曾共有120多臺，每個月的文印量高達30萬頁左右。

亟需“管家”

添置的設備不但數量多，而且品牌、型號繁雜，管理起來耗時耗力。每個月，歐麥總部僅文印設備耗材一項就要支出2萬多元。并且，公司IT部門還安排了專人負責采購不同機器所需的耗材、零件，配備了2個技術人員專門負責機器日常的維護。

盡管公司盡可能面面俱到，員工們卻仍是怨聲載道，“設備速度太慢了，性能也不好，總看到有人在修機器。”“換臺機器，操作界面又不一樣了，用起來真是麻煩。”

除此之外，員工對IT服務也頗有怨言，認為機器報修后，得不到及時的服務。對此，歐麥總部IT部門的員工向《IT時代周刊》解釋說：“通常情況下，輸出設備故障是IT服務中優先度比較低的請求，一幢樓里這么多臺機器，我們有時真的忙不過來。而且，如果需要求助于生產廠家，我們更無法控制了。”據了解，目前銷售打印、復印設備的主流廠商，承諾的普遍是24小時之內登門服務。

歐麥意識到，做自己并不擅長的工作太費時費力，它需要為此找個專業的“管家”。

外包出去

為了找到稱心的“管家”，歐麥成立了項目組，項目組成員經過考察后發現，他們需要的不是硬件供應商和服務商，而是全能“管家”。最終，日本數字辦公設備解決方案提供商理光公司被納入了歐麥的視野。

“一個企業的發展要面臨眾多挑戰，這些挑戰一方面來自自身，另一方面來自社會對企業的要求，”歐麥的項目負責人表示：“理光的TCO(總體擁有成本)和TGOS(綠色辦公解決方案)，使得我們解決了當前面臨的挑戰，也有助于我們實現持續發展。”

對于歐麥來說，企業自身的挑戰就是降低打印、復印成本，提高設備工作效率，社會的要求則是企業的社會責任——實踐綠色IT。

TCO是一種企業在評估潛在投資時經常采用的評價標準，有助于企業實現投資最小化。然而，傳統的評價方法過于重

視低成本，容易使企業走進因成本失利益的誤區。在和歐麥的前期接觸中，理光強調成本控制只是其TCO的一部分，更重要的是平衡效率和管理，因為無論客戶規模大小、歸屬何種行業，其需求不是一成不變的，理光會不斷根據客戶需求的變化來調整方案和服務。而TGOS為理光自有，它旨在協助用戶在有效控制成本的同時降低環境負荷。二者結合正好滿足歐麥的需要。2009年初，歐麥項目正式啟動。

“設備數量多、成本高、管理難，且效率低”。這是理光重點客戶銷售部解決方案推進科經理孫翀對歐麥總部打印、復印設備工作狀況的第一印象。雙方項目組成員一起制定了解決方案，共涵蓋設備監控、用戶管理、計費報表和安全控制四大部分。

計費報表涉及到打印成本，它自然是歐麥最關心的內容。通俗地講，歐麥相當于租用理光的設備，只管使用，不用操心采購耗材、日常運維的事，租金以按頁計費的方式支付。為此，智能化的費用報表能讓歐麥隨時清晰掌握和控制費用支出，真正做到清楚地花錢。

一個半月后，整個項目實施完畢。

從120臺到20臺

之前，歐麥的打印機、復印機多數是中低檔的單一功能設備，現在，原有設備被20臺多功能一體機取代，打印、復印、掃描輸出，在一臺機器上都能完成。

通過軟件對設備進行不間斷監控，理光公司的管理人員能提前對設備故障進行預判。一旦有設備出現故障，售后服務人員能夠在2小時之內趕到處理。

同時，歐麥總部員工的門禁IC卡，既是歐麥規范設備使用的工具，又是生成計費報表的根據。在黑白文件的輸出量上，歐麥對員工沒有特定限制，但費用較高的彩色文件，員工要申請后才能獲得有限的輸出量授權。這既能防止文件打印后因無人認領而造成浪費，也保證了機密和重要文件的輸出安全。值得一提的是，員工在任意機器上刷卡都能輸出文件。

半年多的時間過去了，歐麥總部已經體會到當“租客”的好處，這一項的總成本更是較之前節省了21％。

責編：王盼