淺談強化企業(yè)檔案管理的國家二級標準建設(shè)

摘要: 企業(yè)檔案的管理是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要組成部分，標準化、規(guī)范化和有序化是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的基本要求，對于企業(yè)檔案管理的國家二級標準建設(shè)，本文從組織管理，檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，硬件設(shè)施，資源開發(fā)利用方面探討其要求、規(guī)范及如何進行加強、提升。

關(guān)鍵詞: 企業(yè);檔案管理;國家二級標準

檔案是企業(yè)一項重要的資源，它記錄了企業(yè)的資產(chǎn)、人力資源、產(chǎn)品服務(wù)、企業(yè)文化等信息，所以檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，為企業(yè)的發(fā)展壯大提供信息的基礎(chǔ)保障。而標準化、規(guī)范化和有有序化是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的基本要求，實現(xiàn)標準化和規(guī)范化才能進一步實現(xiàn)與企業(yè)整體管理的有機融合，從信息層面為企業(yè)管理和發(fā)展、決策提供輔助作用。本文探討企業(yè)檔案管理的國家二級標準建設(shè)，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理國家二級標準的要求、方法和措施等。

一、全面提升組織管理

(一)增強各級檔案意識建立檔案領(lǐng)導(dǎo)體制

首先讓企業(yè)的各級部門學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹《檔案法》、《檔案法實施辦法》和檔案管理國家二級標準內(nèi)容，讓所有員工對檔案工作有個全面深入的認識，增強檔案意識，把日常的資訊處理提高到檔案工作的層次，同時貫輸現(xiàn)代企業(yè)管理中對檔案管理的定位，即從信息資源的角度讓員工認識到檔案工作與企業(yè)管理、企業(yè)發(fā)展決策及員工切身工作的關(guān)系，使員工在日常工作中樹立檔案意識。其次為加強各部門負責(zé)人對檔案工作的重視，應(yīng)將檔案工作的列入各級部門負責(zé)人崗位責(zé)任制，作為績效考核內(nèi)容，建立部門及整個企業(yè)的檔案領(lǐng)導(dǎo)體制，對各部門及企業(yè)的檔案工作有部署、有檢查、有切實可行的考核辦法、獎勵措施。這樣有利于糾正由于領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作認識不夠，重視程度不高，致使企業(yè)檔案工作薄弱化。形成檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制后，就加強了領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作進行決策、監(jiān)督和調(diào)控的力度。

(二)健全檔案管理制度促進檔案工作規(guī)范化

制訂符合規(guī)范化的檔案管理制度，如立卷歸檔制度、檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案人員崗位責(zé)任制等，并將制度編集成冊，落實執(zhí)行。通過建章立制，規(guī)范企業(yè)檔案管理方法和程序，使檔案材料的系統(tǒng)性得到制度保證;通過完善的制度建設(shè)，使檔案人員對檔案進行有效控制成為可能。

將企業(yè)檔案工作納入公司工作計劃和目標管理，在組織管理上進行規(guī)范，確定1名領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)分管檔案工作，同時保證企業(yè)檔案綜合管理部門有專門負責(zé)人主管檔案工作;建立以企業(yè)檔案綜合管理機構(gòu)為中心的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，對檔案和檔案工作實行綜合管理，即對本企業(yè)檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標準，對企業(yè)各門類、各種載體的檔案實體及資料實行集中保管。

(三)優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)提高管理水平

通過檔案考核評估，使各級部門對檔案工作認識程度增強，重視檔案工作隊伍建設(shè)，不斷優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)，主要是檔案工作人員年輕化，同時提高知識層次及專業(yè)素質(zhì)。首先建立與企業(yè)檔案工作任務(wù)相適應(yīng)的綜合檔案機構(gòu);配備與企業(yè)檔案工作任務(wù)相適應(yīng)的檔案人員，如配備計算機專業(yè)人員，對檔案工作人員要求具有大專以上學(xué)識水平，對其進行檔案專業(yè)主要課程和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，要求檔案工作人員忠于職守、遵守紀律、熟悉業(yè)務(wù)。以此，從人員素質(zhì)上使檔案管理水平上一個新臺階。

二、規(guī)范基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作

(一)立卷

制訂企業(yè)檔案分類類目、歸檔范圍、保管期限表，并使其符合業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范;要求歸檔文件材料齊全、完整，歸檔率、完整率達95%，檔案材料字跡基本符合國家有關(guān)規(guī)定的質(zhì)量要求;要求組卷合理，保管期限劃分準確;案卷標題擬寫準確;案卷封面按規(guī)定填寫清楚，卷內(nèi)文件排列有序，卷內(nèi)目錄清晰;裝訂整齊，不能壓文字，裝具統(tǒng)一規(guī)范，案卷的組合度方面，要視具體情況靈活掌握文件材料的數(shù)量，使案卷保持適宜的厚度，一般不超過30MM。

(二)收集

收集工作是檔案工作的基礎(chǔ)，是貫徹檔案工作的基本原則，要保證檔案的完整、準確。做好企業(yè)活動中各種門類和載體檔案的接收工作，對檔案實行了集中保管。文件歸檔遵循批復(fù)在前，請示在后;結(jié)論性文件在前，依據(jù)性文件在后;正文在前，附件在后;印件在前，定(草)稿在后;原件在前，復(fù)制件在后，圖文混合材料文字在前，圖樣在后的順序。

(三) 整理

按企業(yè)檔案、資料的內(nèi)容和載體，制訂統(tǒng)一、科學(xué)的分類方案;對各類檔案、資料整理編目、上架，并符合規(guī)范編制目錄號;按不同門類、載體和不同的保管期限分別排列，做到規(guī)范、有序、方法一致。

(四)保管移交

要求每天登記庫房溫濕度，在高溫、高濕季節(jié)采取積極措施， 確保檔案基本無霉變、褪色、塵污、破損、蟲蛀、鼠咬等現(xiàn)象，開展定期檢查，對破損、褪色檔案進行了修復(fù)或復(fù)制，要求完成80%。

建立了檔案鑒定工作制度，定期進行鑒定、銷毀工作，要求手續(xù)完備;檔案的收進和移出登記及時，統(tǒng)計數(shù)據(jù)準確，帳物相符，各類檔案統(tǒng)計臺帳齊全;要求每年準確編制檔案工作情況統(tǒng)計年報，及時上報。移交檔案、案卷質(zhì)量符合進館要求;檔案人員工作變動時，交接制度健全、移交手續(xù)完備。

三、加強硬件設(shè)施升級

建立企業(yè)保管檔案的專門庫房，檔案庫房安全適用，配備防火、防盜、防鼠、防塵、防強光、防潮等九防措施，配備溫濕度計、消防器材、吸塵器、去濕機。檔案的裝具要求有足夠的檔案柜、箱，并統(tǒng)一規(guī)范，檔案庫房和柜箱內(nèi)配防蟲、防霉等藥物。

進行企業(yè)檔案管理的數(shù)字化、信息化建設(shè)。將數(shù)字化管理作為企業(yè)檔案管理的一種主要技術(shù)手段，通過計算機和、檔案管理軟件、網(wǎng)絡(luò)組成檔案存儲、查詢，訪問的數(shù)字化系統(tǒng)，將檔案、數(shù)據(jù)通過多媒體介質(zhì)和計算機處理等信息技術(shù)進行存儲備份，增強檔案數(shù)據(jù)的集約性及管理的便捷和高效性;通過計算機和檔案管理軟件、網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)企業(yè)檔案信息的高效檢索，企業(yè)內(nèi)部實現(xiàn)檔案信息檢索和共享，企業(yè)外部實現(xiàn)檔案信息相互交流，信息資源得到交換和共享互惠。從技術(shù)上另外架構(gòu)了企業(yè)檔案組織和管理方式，實現(xiàn)檔案管理技術(shù)的科技化、現(xiàn)代化的同

時，形成一套與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案系統(tǒng)相區(qū)別的數(shù)字檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份，提高了企業(yè)檔案保管的安全系數(shù)。

四、促進資源開發(fā)利用

檔案信息資源的開發(fā)利用，是檔案管理人員的一項重要工作內(nèi)容，工作的重點緊緊圍繞企業(yè)工作的重心。檔案管理人員除利用館藏檔案，編制檔案編研外，通過分析檔案信息，進行檔案信息搜索傳遞，將一些重要訊息傳達給相關(guān)部門和企業(yè)決策層，發(fā)揮企業(yè)檔案信息的重要作用。

同時檔案利用進行操作技術(shù)規(guī)范完善。檢索工具方面應(yīng)按不同門類、不同保管期限，不同載體分別編制室藏全部檔案的案卷、卷內(nèi)或文件目錄、索引;另外建立計算機檔案信息檢索系統(tǒng)。

要求檔案工作人員熟悉室藏，調(diào)卷迅速準確，四分鐘內(nèi)準確查到一份檔案。設(shè)置查借閱和利用效果登記簿，堅持做好利用效果收集工作。利用企業(yè)檔案編研全宗指南、企業(yè)組織沿革、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、大事記、專題文件匯集等。

五、總結(jié)

本文根據(jù)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的標準化、規(guī)范化和、信息化、有序化要求，結(jié)合企業(yè)檔案管理的國家二級標準建設(shè)，從提升組織管理、規(guī)范基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作、加強硬件設(shè)施建設(shè)和促進檔案資源開發(fā)利用四個方面討論了其要求、方法和措施。通過加強檔案領(lǐng)導(dǎo)體制、健全檔案管理制度和優(yōu)化檔案工作隊伍結(jié)構(gòu)來提升企業(yè)檔案工作的組織管理，對檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的基本模塊和程序制訂規(guī)范、嚴格執(zhí)行，硬件方面進行檔案庫房和檔案管理的數(shù)字化、信息化建設(shè)，同時根據(jù)企業(yè)的工作重心促進檔案資源開發(fā)利用。通過以上的措施使企業(yè)檔案管理實現(xiàn)國家檔案管理的二級標準，企業(yè)檔案管理達到較高的標準化、規(guī)范化水平，同時也促進了企業(yè)整體管理水平的提升。

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