現代教學型高校圖書館組織結構變革設想

徐 艷

[摘要]本文通過對傳統圖書館的組織結構模式及其缺陷的分析，再結合現代圖書館組織結構新特點及其影響因素，旨在提出一些對組織結構設計有幫助的變革措施，達到提高現代教學型高校圖書館組織結構優化的目的。

[關鍵詞]組織結構；變革；設想

中圖分類號：G642

文獻標識碼：A

文章編號：1671-5918(2009)04-0033-02

一、傳統圖書館的組織結構模式及其缺陷

當前我國教學型高校圖書館基本上是傳統圖書館組織結構的沿襲，是以職能部門化和業務流程部門化為基本原則，采用職能制的組織結構模式，一般采用了采訪部、編目部、典藏部、流通部、閱覽部、參考咨詢部、期刊部、技術部等組織形式。這種組織模式基本上是封閉的，工作崗位基本上是固定的，部門之間的聯系是以文獻為媒介的，工作效率不是取決于人的能動性，而是決定于文獻量的多少。因而隨著信息資源的增長，信息技術的應用，服務模式的變化，傳統的職能部門化組織結構和業務流程部門化己經顯出遲滯、僵化的弊端，阻礙了圖書館的發展，主要表現在以下幾個方面：

(一)組織結構僵化，適應能力差

傳統的組織結構關注的是組織現有結構之間的關系和現實的運行狀態，其結果必然使其管理和服務功能受到結構性局限，形成了效率低下的阻礙；管理運行缺乏與用戶的即時溝通，難以根據用戶的信譽程度，及時調整信息資源配置和運行模式，影響了圖書館信息服務質量，限制了圖書館自身的效能和發展。

(二)管理層次過多，效能低下

傳統教學型高校圖書館采用的組織結構多是一種金字塔式的管理結構。管理層次過多，造成效率低下。層層嚴格的管理體制，使得圖書館的信息反饋渠道不暢，信息傳遞慢，對外部環境的應變能力差。

(三)激勵機制失效

由于傳統圖書館的業務流程分段管理，由此產生的組織結構更關注的是管理的方便性，忽視了員工自身的成長需求。傳統的激勵機制在新環境作用越來越弱或失效，限制了工作人員的發展，使他們無法在更為廣闊的領域中發揮自己的才能。

(四)管理權力過分集中

由于傳統教學型高校圖書館管理結構采用了層級制，高度集中的管理權也限制了工作人員積極性的發揮，他們在工作中對工作范圍內出現的問題沒有話語權和參與權，必然引起工作人員對工作缺乏積極性和主動性。

(五)核心業務流程倒置

傳統圖書館以文獻為主，圖書館主要的業務活動圍繞著文獻展開，關注信息資源建設，而用戶的信息需求放在第二性或第三性的位置，這種本末倒置的核心業務流程體系嚴重制約了圖書館服務功能的擴展。

二、現代圖書館組織結構新特點及其影響因素

現代高校圖書館服務所追求的目標，是能夠提供深層次的信息增值服務和個性化、主動性的信息知識服務。傳統高校圖書館組織結構中的部門劃分顯然不符合該戰略目標的實現。從一些圖書館在建立新的組織結構方面取得了一定的成績看，目前國內外的圖書館正在從金字塔式的組織結構向扁平化的組織結構轉變。其成功經驗不外乎以下幾個方面。

(一)以業務流程再造為手段，促進結構優化

傳統圖書館的組織結構一般是以文獻加工的業務流程作為劃分部門的依據，它是以面向內部管理的。而現代圖書館要以用戶的信息需求為主，據此重組圖書館的業務流程，構建以用戶為中心的核心業務流程，以達到用戶滿意、員工滿意、社會滿意為目標，優化圖書館的組織結構。

(二)組織結構扁平化，減少組織層次

現代圖書館為了適應未來環境的變化，應減少中間層次，縮小圖書館組織結構規模，從正式組織管理轉變為權變結構管理，從部門化管理轉變為知識服務團隊管理，從穩定性機構轉變為學習型組織，最終組織結構層次向扁平化發展。

(三)建立多功能、多單元的知識服務團隊或小組

建立多功能、多單元的知識服務團隊己成為現代圖書館組織結構的中心環節，也是業務流程再造的要求。知識服務團隊擁有互補知識結構，愿意為共同的目的和業績目標而相互協調，從而有利于增強團隊的工作效率，提高用戶對工作的滿意度。進一步發展為學習型團隊，并把這種精神輻射到整個組織中。促進組織的可持續發展。知識服務團隊靈活性強，它的組建、重組和解散十分容易，可避開傳統的等級管理制度，能夠隨時吸收不同技能的館員加入以保持團隊的優勢。

(四)培育和諧的圖書館文化

正如企業文化對企業具有深遠意義一樣，培育圖書館文化對圖書館的發展也是至關重要的。在傳統圖書館文化中，圖書館只重視服務文化的提倡，而忽略了圖書館內部文化的培育，如團隊精神文化。再造圖書館組織結構的過程也是培育圖書館內部文化的良好契機，如打破原來的部門間缺乏聯系的局面，在適當的時候組織臨時工作團隊，培養工作人員的團隊合作精神和意識。

綜合其經驗我們清楚認識推動高校圖書館的組織結構進行變革的因素可以從內外環境兩個方面進行分析。其一，從外部環境因素分析。由于現代高校圖書館受到眾多的信息服務機構，包括專門信息咨詢機構和網絡信息服務機構的強烈沖擊，處于一個競爭激烈、相對易變、不確定的社會環境中。要想在這種環境中求得生存，就要增強高校圖書館組織結構的彈性以及對市場的靈敏性，這也決定了高校圖書館的組織結構形態必須具有較強的適應性、開放性和靈活性。其二，從內部環境因素分析。高校圖書館的組織結構是為高校圖書館的發展目標與計劃服務的。針對不同時期社會和學校對高校圖書館的不同需求，高校圖書館的發展戰略也是不斷發展和變化的。當前可持續發展戰略得到了社會廣泛認可，圖書館要具有長遠的持續發展能力，就必須盡快從文獻保管者轉變為以服務為導向的信息提供者，從單一媒體轉變為多媒體，從自身的館藏轉變為無邊界的圖書館，從按時提供服務轉變為及時提供服務，從自建到外包，從本地服務到國際服務。這種轉變不僅會影響高校圖書館的組織管理職能的設計，而且還會影響部門在高校圖書館中的地位。

三、組織結構設計的變革措施

基于現代圖書館組織結構理論、技術和方法的新進展，根據教學型高校信息服務的性質、信息資源狀況、發展方向以及用戶信息需求狀況，確立以滿足主體教學活動為依據，以高效優質的文獻信息服務為主，數字網絡信息為輔、以用戶的信息需求為驅動，用戶信息需求滿意度為目標，應該成為教學型高校圖書館管理工作的基本出發點和戰略發展目標。

在這一目標的指引，教學型高校圖書館的組織結構變革必須建立“大采編”、“大流通”、“大服務”的管理模式，進行信息資源、人才、設備、服務手段、機構等合理的、科學的、最優化的配置和設計。

(一)整合信息資源建設部

要改變傳統圖書館信息資源建設條塊分割、業務流程重復、效率低下的弊端。利用網絡條件，與國家圖書館或其他協作圖書館、信息機構進行聯合采訪和聯機編目。采用“一條龍”

的資源建設方式，隨時調整信息資源建設方向。在信息資源的建設過程中，要把握好學科屬性，學科信息資源的配置要與高校學科專業相適應，按學科知識間的關系，學校重點學科情況，進行信息資源建設。在進行信息資源建設過程中，要考慮到圖書、報刊、電子資源、網絡資源的協調發展。

(二)建立學科信息服務中心

采用學科信息服務中心，可以使信息服務“學科化”，使服務內容“知識化”縮短用戶獲取信息的路徑，提高用戶的滿意度。

組建學科信息服務中心，首先要把館藏建設特色與學校學科專業建設特色相結合，按學校專業特色、學科結構重新組織館內的信息資源保障體系。在組建學科信息服務中心過程中，要注意學科間的聯系和學科建設的特點，采用一級學科(大學科)的原則組建學科信息服務中心，在組建一級學科信息服務中心的同時，也要遵循“保證一般，突出重點”的原則。對于學校的重點學科和特色專業，也可以組建二或二級學科信息中心，從而形成本館館藏的特色，并能得到持續的發展。

在組織結構模式上，學科信息服務中心內可采用“事業部”的管理模式，形成“大流通、大閱覽、全開架”的“信息超市”。用戶可以在一處，獲取所需的信息，增加了開放性、相互性和透明性，縮短了工作人員、用戶、信息資源三者之間的路徑。圖書館的工作人員不僅是名文獻信息管理員，而且還是一名了解某門學科的信息導航員、前沿學科知識的提供者。學科信息服務中心要以“更方便用戶利用信息，提供的信息服務讓用戶更滿意”為宗旨，把文獻知識的粗放型管理向專業集約化管理轉變，也是組織結構變革的出發點和終極目標。

(三)創立信息客戶服務部

創建客戶服務部是實施以用戶為中心的策略，以期找到圖書館和用戶共同發展的道路?？蛻舴詹恐饕墓ぷ魇菍徲?、發現、監測和評估圖書館的信息資源，分析圖書館在信息服務中存在的優勢和弱點，調整信息服務結構。與用戶保持親切而緊密的聯系，不斷接受各種用戶信息輸入，了解并發掘用戶的現實和潛在信息需求來確定自己的服務范疇、服務內容和服務標準；通過調查分析用戶信息利用率，用戶滿意度等科學指標來測試評價信息服務質量，進行服務產品營銷。通過客戶服務部教育、培訓用戶，提高用戶獲取信息的能力。通過開展讀者調研、用戶培訓、定題服務、信息代理、市場調查、網上營銷、用戶討論會、演講會、組織讀者俱樂部以及各種形式多樣的與用戶息息相關的各種活動，可以增強互動性，縮短與用戶的距離。通過客戶服務部的工作加強與用戶的主動信息交流，提高用戶的滿意度、忠誠度以及圖書館信息服務的質量，樹立圖書館在用戶心目中的良好形象，打造服務品牌。

(四)完善信息技術服務部

負責圖書館的信息化、網絡化、自動化建設，制定和實施網絡系統、自動化系統、數字圖書館系統的發展規劃，為圖書館的各項業務工作提供信息網絡平臺，為網絡系統、圖書館集成信息系統、數字圖書館、辦公自動化等系統的安全運營提供技術支持，對各部門的業務用機和讀者用機提供保養維護。并根據實際需要，組織和實施有關的信息技術及信息系統的研發。

(五)組建動態信息服務團隊

動態工作小組是以團隊為工作單位，它承擔某一單元的臨時性任務。在一線部門組建動態工作小組這已經成為國內外盛行的一種組織方式。這種動態工作小組靈活機動，適應性強，能有效地協調部門之間的關系，使圖書館的信息資源得到有效利用，加強了用戶信息獲取的滿意度。同時，也增加了圖書館對用戶信息需求的反應能力，也為員工之間的相互學習營造了良好的條件，有利于工作人員的綜合能力的提高和職業發展，還能產生輻射效應，把管理的能量、學習的精神輻射到其他部門，帶動整個圖書館共同進步，使圖書館向學習型組織方向前進，實現圖書館事業的可持續發展。

上述的教學型高校圖書館組織結構變革設想中，很大程度是基于圖書館的核心業務流程(用戶獲取信息的行為及路徑)設計組織結構。從設想的業務流程來看，該組織結構可保證業務流程的精簡化，保證了核心業務流程順利實施。它是以用戶為中心來定位的，通過這種組織結構的設計可使圖書館的業務流程更加通暢，更適應用戶對信息獲取的行為習慣，也迎合了新型組織結構扁平化、彈性化的組織結構特點。

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