新形勢下檔案管理的挑戰(zhàn)與對策

黃慶文

（大埔縣科技開發(fā)中心，廣東 大埔 514200）

1 引言

檔案管理事業(yè)作為人類的記憶工程，擁有豐富的信息資源，既是傳統(tǒng)的知識產(chǎn)業(yè)，也是知識經(jīng)濟(jì)的一個重要支柱，既是推動知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要動力，又是受知識經(jīng)濟(jì)影響比較直接的領(lǐng)域之一。在新形勢下，檔案事業(yè)將面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)和極其難得的發(fā)展機(jī)遇，同時新的時代必將給檔案管理帶來許多新的觀念和新的課題。

2 新形勢下檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

對傳統(tǒng)檔案管理工作觀念的挑戰(zhàn)：傳統(tǒng)的檔案管理“重藏輕用”。新世紀(jì)對知識的評價標(biāo)準(zhǔn)是知識經(jīng)濟(jì)的變度，檔案工作者只有將所掌握的檔案知識和資源轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，才能得到社會的認(rèn)可。因此要改變“重藏輕用”的觀念，積極主動開發(fā)信息資源，使“死檔案”變成“活信息”，轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，大力開發(fā)檔案信息資源為社會和發(fā)展知識經(jīng)濟(jì)服務(wù)。

對傳統(tǒng)檔案管理手段和方式的挑戰(zhàn)：當(dāng)前，大部分的檔案工作仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理手段和方式。雖然有些單位使用了計(jì)算機(jī)，部分也實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化，但是網(wǎng)絡(luò)上并沒有多少可以傳輸?shù)臋n案信息，難以達(dá)到傳輸?shù)母咄炕途W(wǎng)絡(luò)化，難以形成新的知識生長點(diǎn)，也難以為知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展的服務(wù)和供社會共享。因此，變革檔案管理手段，加速檔案現(xiàn)代化進(jìn)程是檔案工作在新形勢下所面臨的重大課題。

對檔案工作者自身素質(zhì)提出的挑戰(zhàn)：新形勢下，勞動密集型的社會結(jié)構(gòu)將被知識密集型的社會結(jié)構(gòu)所取代。要想在新形勢下有所作為，必須具備一定的理論知識和專業(yè)技巧，否則將被這個時代所淘汰。因此運(yùn)用來傳播知識，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，使檔案中的知識轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力，成為新的經(jīng)濟(jì)增長點(diǎn)是檔案工作者義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。

3 面對新形勢下檔案管理應(yīng)采取的對策

要建立適應(yīng)新形勢檔案管理的新思路和新方法。

要樹立新的管理思想。在過去很長一段時間里，由于長期傳統(tǒng)環(huán)境下工作形成的思維和方法上的定式，檔案工作者在思想觀念上難以將現(xiàn)代化管理引入到檔案工作中。近幾年，信息技術(shù)的迅速發(fā)展和對社會生活的巨大影響，已經(jīng)讓工作者認(rèn)識到計(jì)算機(jī)，網(wǎng)絡(luò)等已成為檔案管理工作不可缺少的技術(shù)和工具之一。只有不斷解放思想，更新觀念，實(shí)現(xiàn)檔案管理思想的現(xiàn)代化，才能抓住機(jī)遇，開拓進(jìn)取，以開放的視角，積極尋求檔案工作的生長點(diǎn)，在較高層面上來籌劃檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)方略。

要引入新方法的新手段。檔案管理工作現(xiàn)代化，不能簡單地理解為買計(jì)算機(jī)，編程或買一分軟件，輸入微機(jī)三部曲。檔案管理現(xiàn)代化是一個系統(tǒng)工程，它包括檔案的整理，著錄標(biāo)引，數(shù)據(jù)輸入和為它們服務(wù)的分類法，詞表等檔案管理工作現(xiàn)代化的基礎(chǔ)工作。檔案原件是信息資源，是資源就有一個開發(fā)過程，計(jì)算機(jī)管理檔案不能只停留在目錄檢索那種初步的不充分的信息開發(fā)階段，而應(yīng)更深入地發(fā)掘檔案信息資源，變被動等待檢索利用為主動提供各類信息服務(wù)，這就提高了開發(fā)檔案的檔次。同時，社會的需求與承認(rèn)也公大大促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。在市場經(jīng)濟(jì)條件下充分開發(fā)檔案信息資源變得愈來愈重要。這就要求我們檔案工作者積極探索行之有效的規(guī)范化的科學(xué)管理模式，改變封閉的現(xiàn)行管理方式為向外的“開放型”管理方式，使檔案服務(wù)由內(nèi)向型轉(zhuǎn)為外向型，直接面向經(jīng)濟(jì)，面向公眾和社會的需求。

要積極拓展檔案館藏的新資源。檔案資源的現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，數(shù)據(jù)庫的建立則是檔案資源現(xiàn)代化的標(biāo)志。因此，檔案部門要把數(shù)據(jù)庫建設(shè)作為信息建設(shè)的基礎(chǔ)工程和核心任務(wù)來抓。現(xiàn)行檔案館的館藏檔案多以紙質(zhì)、音像、聲像材料為主要載體，電子文件和數(shù)字信息非常少，勢必影響到檔案館信息的傳輸和信息的提供利用，造成信息停滯和利用需求的阻斷。因此，加快檔案館原始信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)換進(jìn)程和電子文件的積累，保證可傳輸數(shù)字信息的數(shù)量，并不斷補(bǔ)充，更新和完善是檔案工作滿足社會需求，保持旺盛生命力的必不可少的一環(huán)。

要大力推進(jìn)檔案管理的信息化和化進(jìn)程。

建立“需求-開發(fā)-利用”的科學(xué)開發(fā)機(jī)制：首先，要立足自身資源，增加傳統(tǒng)的編研力度，建立特色數(shù)據(jù)庫，開展定向?qū)ｎ}信息服務(wù)。其次，信息資源開發(fā)應(yīng)充分分析并滿足用戶需求，檔案信息資源開發(fā)應(yīng)充分分析并滿足用戶需求，檔案信息資源開發(fā)反映出檔案信息由保管向利用的一種高層次轉(zhuǎn)化，這將是一項(xiàng)以實(shí)現(xiàn)檔案價值為目的的信息服務(wù)工作，因此必須要處理好“需求”、“開發(fā)”、“利用”三者之間的關(guān)系。

以電子文件歸檔為管理重點(diǎn)。當(dāng)前，檔案數(shù)字化相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)尚不完善，在此情況下大量開展數(shù)字化工作存在風(fēng)險，有可能影響到今后的數(shù)字信息資源整合與共享。另外，盡早開展電子文件歸檔管理工作，有利于檔案工作與電子政務(wù)盡早接軌，為機(jī)關(guān)單位提供有效服務(wù)的同時，又能抓住機(jī)遇依托電子政務(wù)平臺推進(jìn)檔案信息化的進(jìn)程。

有效整合檔案信息資源。合理整合檔案信息資源是充分發(fā)揮信息利用價值的有效途徑之一，也是深化檔案信息資源開發(fā)工作的必須。檔案信息化建設(shè)作為一項(xiàng)新興事業(yè)，并無多少經(jīng)驗(yàn)可循，理論指導(dǎo)又一向滯后于實(shí)踐，這就使得很多檔案部門在信息資源開發(fā)時難免各自為政，缺乏溝通，出現(xiàn)信息資源開發(fā)的“孤島”現(xiàn)象。

要為檔案管理人員建立多元化的繼續(xù)教育培養(yǎng)體系。

繼續(xù)教育是全體在職檔案管理人員不斷調(diào)整知識結(jié)構(gòu)，適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)時代新要求的手段。面對檔案管理信息化建設(shè)的緊迫形勢，大部分在職人員是不可能有時間和機(jī)會到高校進(jìn)行系統(tǒng)學(xué)習(xí)的，而繼續(xù)教育采取專題講座，實(shí)習(xí)培訓(xùn)，現(xiàn)場研討等方式，具有時間短、效率高、內(nèi)容專一、形式靈活等特點(diǎn)，因而成為在職檔案管理人員及時提高信息素養(yǎng)，培養(yǎng)信息技能的有效途徑。

繼續(xù)教育必須多元化、規(guī)范化。一方面要因材施教，充分利用各種教學(xué)資源，靈活開展各種形式，多個層次的檔案管理繼續(xù)教育，另一方面要嚴(yán)格和監(jiān)管開展檔案信息化繼續(xù)教育的機(jī)構(gòu)，統(tǒng)一繼續(xù)教育的內(nèi)容體系，教學(xué)材及實(shí)驗(yàn)環(huán)境，制定規(guī)范統(tǒng)一的分級、分類考評體系，建立“學(xué)考結(jié)合”的專業(yè)考核制度。

[1]姜之茂.資源共享與檔案館﹒中國檔案.1999，12.

[2]孫桂秀.信息檔案管理面臨的挑戰(zhàn)及對策﹒科技信息，2007，（35）