檔案的概念與種類

開欄語:根據(jù)2009年對(duì)欄目設(shè)置問卷調(diào)查的反饋，希望增加檔案教育培訓(xùn)與解答基層檔案工作疑問欄目的建議，我們開設(shè)了檔案課堂這一專欄，希望通過這一欄目滿足檔案工作者對(duì)檔案知識(shí)的渴求，解答檔案工作中的一些疑問。如果您有疑問需要我們幫助解答或者有其他建議，歡迎來文或來電。我們的電子郵箱是bjdabjb@163.com，電話是85194662。

一、檔案的概念

檔案，什么是檔案呢?大家最熟悉的檔案莫過于人事檔案了，的確，人事檔案屬于檔案范疇，但它只是檔案家族中的一個(gè)小小部類。《中華人民共和國檔案法》在定義檔案概念時(shí)指出:“本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”

很顯然，“檔案”這個(gè)概念的內(nèi)涵是人類在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的原始的歷史記錄，它的外延是具有這種屬性的各種形式的文件材料。

二、檔案的種類

檔案記錄了人類社會(huì)實(shí)踐的各個(gè)方面，種類眾多。對(duì)其進(jìn)行科學(xué)的分類是實(shí)施科學(xué)管理的基礎(chǔ)。但分類是十分復(fù)雜的事情，有嚴(yán)格邏輯意義上的分類，也有非邏輯意義上的約定俗成的分類。標(biāo)準(zhǔn)不同、認(rèn)識(shí)角度不同，分類的結(jié)果便不相同。例如可以根據(jù)產(chǎn)生和使用的領(lǐng)域不同，把檔案分成公務(wù)檔案和私人檔案，其中典型的公務(wù)檔案就是文書檔案，現(xiàn)在社會(huì)興起的家庭檔案則是私人檔案的一種。按照檔案的載體形式可以分為甲骨檔案、石刻檔案、金文檔案、簡牘檔案、縑帛檔案、紙質(zhì)檔案、膠片檔案、磁帶檔案、磁盤檔案、光盤檔案等。

但在社會(huì)生活中，還有一種廣為流行、被普遍接受的檔案分類方法，即以內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)，將檔案分成文書檔案、科技檔案和專門檔案。

1.文書檔案

文書檔案也曾被稱為黨政檔案、行政檔案，是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、部隊(duì)、企業(yè)事業(yè)單位等在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理活動(dòng)中形成的檔案材料。例如國家行政機(jī)關(guān)發(fā)出和收到的命令、指示、請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、決議、通知等，在辦理完畢后歸檔保存，即為文書檔案。它具有涉及面廣、內(nèi)容豐富、形式規(guī)范、記錄方式與制成材料多樣等特點(diǎn)，內(nèi)容涉及國家、政黨、民族和社會(huì)生活的各個(gè)方面，是了解、研究國家社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)和文化發(fā)展史，研究個(gè)體的機(jī)構(gòu)、組織歷史的基本依據(jù)，也是目前國家綜合檔案館的館藏主體。

2.科技檔案

科技檔案的全稱為科學(xué)技術(shù)檔案，是由生產(chǎn)技術(shù)應(yīng)用與管理、基本建設(shè)、科學(xué)研究活動(dòng)中產(chǎn)生和使用的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料等科技文件材料轉(zhuǎn)化而成的檔案材料。這些檔案多集中在工廠、礦山、設(shè)計(jì)院、研究院和地質(zhì)、測(cè)繪、水文、氣象、建筑等部門，是反映科學(xué)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)真實(shí)面貌的原始記錄，也是科學(xué)技術(shù)的重要存在形式之一。隨著國家科學(xué)研究、經(jīng)濟(jì)建設(shè)的深入發(fā)展，科技檔案越來越受到重視。

3.專門檔案

專門檔案是指一些社會(huì)機(jī)構(gòu)和組織在某些專門業(yè)務(wù)工作中形成的檔案材料。如人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、工商檔案、稅務(wù)檔案、教學(xué)檔案、藝術(shù)檔案、訴訟檔案、審計(jì)檔案、統(tǒng)計(jì)檔案、專利檔案、外交檔案和軍事檔案等。由于社會(huì)分工細(xì)致，專門檔案種類繁多，難以盡數(shù)。

我們只有根據(jù)檔案的不同特點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)分類，才能根據(jù)其不同要求進(jìn)行科學(xué)管理。我們將針對(duì)不同類別檔案的特點(diǎn)，對(duì)其整理要求進(jìn)行詳細(xì)介紹。下一期，我們將介紹文書檔案的前身——公文的整理，敬請(qǐng)關(guān)注。