論高校檔案的社會化與社會服務功能

隨著社會主義市場經濟日臻完善和高校教育改革的不斷深化，高校檔案從法律和法規上納入了國家、社會和學校管理范圍，凸現高校檔案工作的重要性和社會性。新時期高校檔案工作只有拓展社會服務功能，實現社會化，才能得到快速發展。

一、高校檔案社會化服務的功能及其實現優勢

高校檔案服務社會化，就是高校檔案部門為滿足社會各個領域對高校信息的日益增長需求，將隱藏靜態的檔案信息開發成系統的、有價值的動態的知識信息，為社會服務。

⒈當前高校檔案的社會服務功能。高校檔案有別于其他行業的檔案，其自身的獨特性，顯示出其具有特定的工作范圍和更大的利用價值。除社會記憶功能這一基本功能外，還具有這樣一些功能:(1)文化記憶功能。隨著人們對人文精神的日益關注以及社會發展對文化需求的增強，文化記憶功能將成為檔案館在新時期發展的又一亮點，它將在很大程度上增加檔案服務的附加值。(2)決策參考功能。檔案囊括了各個方面，是學校信息的重要載體，可以作為分析、比較和評價的依據，可以作為決策的直接論據來源，還可以作為預測未來的背景材料。(3)查證咨詢的功能。查證接待是檔案館對外服務的重要內容，也是一項傳統工作。(4)學術交流功能。檔案的開放可以吸引眾多的學者和研究人員到檔案館來利用檔案，進行學術研究。檔案館將成為文化交流的窗口和紐帶，這將提升檔案館的文化含量，提高檔案館的史料開發水平。(5)市場服務功能。市場經濟條件下，社會對檔案工作的服務需求日益增大，檔案館可以為社會提供檔案整理、畢業生檔案寄存、招生就業咨詢、在校學生成績查詢等服務。(6)展覽教育功能。檔案展覽是公布檔案，展示歷史，資政育人的重要方式，以其真實性、直觀性感化著讀者，是檔案館發揮社會教育作用的主要形式。檔案館可以結合學校的中心工作，通過對“立體檔案”和“實物檔案”重要資源的精心組合、巧妙設計，定期舉辦高規格、不同層面的檔案展覽，生動、真實地再現高校發展和艱苦創業的歷程和所取得的成就，展示學校的精神風貌。

⒉高校檔案服務社會化的主要優勢。一是信息資源優勢。高校檔案與社會一般機構相比，具有得天獨厚的優勢。館藏保存大量的具有很高價值的教學、科研檔案信息，它匯集了優秀的科學文化成果。科技知識只有與科技人員和勞動者相結合才能轉化為生產力。高校檔案館通過向社會提供科技檔案信息服務，將大量的專業知識、科學技術傳播給社會成員，供他們學習、實驗、研究時參考借鑒。二是人才優勢。高校檔案館普遍擁有一支高素質的人才隊伍。他們大多具有中、高級專業技術職稱或系統的檔案專業知識的高學歷人才;具有一定的科研能力和較強的信息收集、加工、處理能力。高素質的人才隊伍是開發館藏信息資源，開展社會化服務的重要保證。

二、高校檔案館服務社會化的實現途徑

1.強化高校檔案服務社會發展的意識和社會化服務理念。長期以來，高校檔案館的封閉式管理造成信息資源的巨大浪費，阻礙了自身的發展。在社會信息化的宏觀背景下，高校檔案人員要主動出擊，開拓創新，突破舊觀念、舊傳統的束縛，打破圍墻界限，樹立開放觀念，把館藏信息資源看成是全民共同財富，為社會公眾提供及時的檔案信息服務。不僅要服務本單位的教學、科研等各項工作，更要關注社會經濟建設的發展進程，尋找和發現高校檔案工作滿足社會需求的切入點和結合部，展示高校檔案館的作用。只有這樣，才能改變傳統檔案館在公眾中的封閉形象，從而激發廣大群眾潛在的各種利用需求，達到充分發揮檔案價值的目的。

⒉建設具有本館特色的數據庫。高校檔案館要進行社會化服務，必須根據學校的專業特點，有選擇、有重點地建立齊全完整、內容豐富，能從不同層面反映學校歷史全貌的特色館藏。因此，要拓寬檔案收集渠道，重點收集反映本校重大活動、重點建設項目和重大科研項目等各方面情況的原始材料。如教學檔案、科研檔案、名人檔案、照片檔案等等。同時，建設具有高校檔案信息特色的各類數據庫，如建立以社會各用人單位為服務對象的學籍檔案數據庫，用于鑒別學生畢業證、學位證的真偽;建立以在校生和畢業生為服務對象的學生成績檔案數據庫，為畢業生求職、升學、留學等提供快捷方便的服務;建立以在校生為服務對象的學位論文專題數據庫，為學生完成畢業設計服務;建立以高校科研項目應用者為服務對象的科研成果檔案數據庫，為科研成果轉化提供針對性服務。這樣，通過自身特色化建設，使館藏信息資源更為豐富，為進行社會化服務提供信息保障。

⒊確立社會化服務目標。高校檔案館在面向本校教學科研及管理服務的同時，要確立為社會公眾提供檔案信息服務的目標，并成為檔案館任務和職能之一，列入檔案館的量化考核管理指標中。為此，要從根本上制定出具體的措施來開展社會化服務。如館舍環境、設備是否合理、舒適;利用手續是否簡化。對已經開放的檔案應該盡可能地提供給用戶利用避免在用戶利用條件、利用手續方面有諸多的限制;在服務時間上作適當調整，推行午間查檔制度、雙休日預約制度等等，使檔案館社會化服務目標，在社會公眾的支持下得以積極、有效開展。

⒋充分利用網絡提供社會化服務。建立信息網絡平臺，開展檔案網上服務，實現檔案館館藏資源的共享，是實現檔案館服務社會化的重要途徑。高校檔案館應積極采用現代計算機技術和通信手段，建設內容豐富、功能齊全、充滿個性化的網站。網站建設過程中，應更多地為訪問者考慮，真正做到以人為本。利用服務手段要與時俱進，完善檔案數字化建設，擴大網上檔案檢索目錄、文件的開放率;同時，要積極爭取學校經費支持，在人、財物上加大投入，加快網絡化建設進程。這樣，通過網站這一平臺的建立，將檔案館知識含量較高的科技成果、技術信息等全文上網服務滿足公眾需求，開辦檔案信息查詢利用窗口，提供檔案網上檢索利用，定期公布開放檔案目錄和全文信息，主動提供公益性信息服務，最大限度地實現檔案信息的社會共享。

⒌重視檔案信息增值服務工作。要加大對檔案信息內容的研究和開發力度，把檔案信息內容轉變為檔案信息知識。一方面充分利用檔案部門現有的編研人才，一方面積極支持社會力量對已公布檔案信息內容進行研究和開發，努力提高檔案信息資源開發利用的深度。

⒍開展多樣化的服務形式。公眾利用檔案不同于學校開展公務活動利用檔案。高校檔案部門要開展形式多樣化的服務，一是不僅要提供一次檔案信息，還要提供各類二次、三次文獻。根據館藏資源的實際，針對社會的需求，經過整合加工挖掘出具有館藏特色信息加工品，如《現行文件匯編》、《專業文件匯編》、《科研成果簡介》、《專利項目簡介》等，滿足公眾的需求。二是在利用檔案信息服務范圍上，突破舊格局，開展多層次、全方位的信息服務。如通過傳真、郵寄、電話以及網絡等多種形式開展學歷鑒定服務;利用檔案館現有的物質條件，開展畢業證、學位證、成績及其他材料翻譯、代辦、代寄檔案證明等輔助性服務。三是定期舉辦檔案展覽。根據學校教學科研任務的需要及社會公眾的需求，檔案部門要挖掘館藏，將利用者喜聞樂見的如學校歷年來的教學科研成果等以舉辦展覽的形式，圖文并茂地向社會展示，實現檔案與社會的對接。

7.積極開展聯合協作的信息服務。高校檔案館要實現社會化服務，必須改變關起門來自己做事的習慣，拓展檔案館服務功能，與其他信息機構開展協作服務。借助計算機、網絡等現代化技術與設備，通過協作機制合理地調配各信息服務單位的資源，共同解決面臨的信息需求問題。如與其他高校或社會的圖書館、博物館開展業務合作，共同擴大影響，實現資源共享;與政府部門、宣傳部門合作舉辦檔案展覽;與研究部門合作開展檔案專題編研等。積極有效的社會協作將為檔案館帶來自身無法獲得的社會資源，更好地推動高校檔案館服務的社會化。

總之，擴展高校檔案館的社會服務功能，既是高校發展與檔案建設工作的要求，又是檔案工作自身發展的需要。高校只有通過檔案工作機制的不斷創新，才能使高校的社會服務功能不斷拓展，從而使檔案事業獲得可持續性的發展。

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作者單位:重慶交通大學