關于建立北京市農村檔案資源共享管理平臺的探討

本文所述農村檔案包括兩種類型:一種是指由設立村民委員會的村在其政治、經濟、科技、文化、教育等活動中形成的檔案。它的內容主要包括村級組織建設、村民自治、社會保障、農業生產經營活動、基礎設施建設、村級文化建設等方面;另一種則是指各級國家檔案館和鄉(鎮)檔案室保管的與農業農村密切相關的檔案，主要包括農業農村相關的政策規定等。其中，第一種類型的檔案數量巨大，是農村檔案的主體，也是農村檔案工作中要重點關注的對象。

一、建立農村檔案資源共享管理平臺的必要性

近年來，隨著北京市新農村建設進程的不斷推進，北京市的農村檔案工作也有了長足的發展。截至2008年底，全市3945個行政村共保存檔案1580977卷(件、張、盤)，各區縣檔案局都制定了村級檔案達標標準，規范管理，使農村檔案工作不斷邁上新臺階，全市1907個村達到了優秀村級檔案標準。許多村級檔案室利用計算機管理檔案，村級檔案信息化水平顯著提高。市和區縣檔案行政管理部門結合實際，制發了一系列農村檔案工作規范性文件，如加強社會主義新農村建設檔案工作的意見、村級檔案管理辦法、村級檔案管理工作指導手冊等，使農村檔案工作有章可循。農村檔案工作納入整體規劃，融入到新農村建設的各個環節，成為開展新農村建設各項工作的基礎，在加強農村政權建設，深化農村各項改革，促進農業發展，維護農民合法權益，見證農村城鎮化進程中發揮出至關重要的作用，為推動農村實現生產發展、生活富裕、生態良好的文明發展貢獻了力量。

但是，由于受基礎條件、觀念、體制、管理水平等因素的制約和影響，北京市的農村檔案工作仍然存在一些問題:

(一)農村檔案的利用途徑不便利

首先，由于目前還缺乏針對農村、農民的清晰明了的檔案利用指南，農民不清楚自己需要的檔案有沒有被保存，被保存在哪里(哪一個檔案館或檔案室)，到真正需要利用檔案的時候卻不知道從何下手。另外，由于一些農村地區交通不是很便利，農民要利用市、區(縣)檔案館或鎮(鄉)檔案室的檔案，往往要長途跋涉，這也在一定程度上加劇了農民利用檔案的不便。

(二)檔案行政管理部門對農村檔案工作進行監督指導和服務的力度還不夠

由于受觀念、體制等諸多歷史因素的影響和受人力、物力、財力等現實因素的制約，北京市檔案行政管理部門對農村檔案工作的監督指導力度還不夠，為農村檔案提供的服務也不到位，在農村檔案工作上的各項投入與城鎮檔案工作上的投入相差甚遠，這與“城鄉一體化”和“公共服務均等化”的要求還存在較大差距。

其實，也正是這些問題影響和制約了北京市農村檔案工作的進一步發展，已成為北京市農村檔案工作向更高水平邁進的瓶頸。要解決這些問題，就要求北京市各級檔案行政管理部門切實履行職責，積極協調有關部門不斷加大對農村檔案工作的各項投入，逐步建立覆蓋廣大農民群眾的檔案資源體系和方便廣大農民群眾的檔案利用體系。而在農村“建立兩個體系”的主要途徑就是建立農村檔案資源共享管理平臺。通過建立農村檔案資源共享管理平臺，一方面可以提高農村檔案工作管理水平，促進農村檔案資源的開發，豐富農村檔案資源，另一方面可以有效推動農村檔案資源共享，極大地方便廣大農民群眾利用檔案。因此， 目前在 “建立兩個體系”的大背景下，北京市要抓緊建立農村檔案資源共享管理平臺，以此為突破口，帶動農村檔案工作的跨越式發展。

二、建立農村檔案資源共享管理平臺的可行性

要建立農村檔案資源共享管理平臺并確保平臺正常運轉、切實發揮作用，就要求農村必須具備基本的硬件基礎條件(計算機、接入網絡)和人才保障，這兩個方面缺一不可。而目前北京市的廣大農村恰好能夠同時滿足以上兩方面的條件:

(一)北京市廣大農村具備建立農村檔案資源共享管理平臺的物質基礎

近年來，隨著北京市農村經濟的發展，特別是 “村村通”工程的實施，北京市的所有行政村都配備了計算機并接入了互聯網，這顯然為建立農村檔案資源共享管理平臺提供了最基本的物質基礎。

(二)北京市廣大農村具備能夠使用農村檔案資源共享管理平臺開展業務的人才保障

隨著北京市農村檔案工作的不斷發展，廣大農村檔案工作人員的思想觀念也有了較大的進步，開始善于認識并接受一些新生事物，特別是對能夠給他們工作帶來方便的檔案信息化具有很高的熱情。而通過建立農村檔案資源共享管理平臺，在實現農村檔案資源共享的同時也能夠使廣大農村檔案工作人員利用平臺管理檔案，借此可以提高工作效率，減輕工作量，自然會得到他們由衷的支持。同時，由于農村檔案工作人員一般都經過相應的培訓，基本具備使用計算機管理檔案的能力(特別是現在北京許多農村的檔案員本身都是大學生村官，他們的計算機水平一般更高)，這為建立農村檔案資源共享管理平臺后確保在廣大農村有人能夠使用平臺順利開展業務、切實發揮平臺作用提供了人才保障。

三、建立農村檔案資源共享管理平臺的基本原則

為了在廣大農村順利推進建立農村檔案資源共享管理平臺的工作，并確保平臺建成后能夠充分發揮效能，在建立平臺時要遵循以下基本原則:

(一)統籌規劃，分步實施

在建立農村檔案資源共享管理平臺時要統籌考慮不同區縣、鄉鎮、村的發展程度，在充分滿足農村、農民檔案利用需求的同時兼顧各級檔案行政管理部門和涉農部門的相應需求，有計劃、有步驟地推進建立農村檔案資源共享管理平臺相關工作。

(二)注意保密，確保安全

由于農村檔案可能涉及廣大農民的隱私等敏感問題，而整個平臺是基于共享的，因此農村檔案信息的安全問題就顯得尤為重要。在建立平臺時要始終保持高度警覺，嚴格遵守相關保密法律法規，同時采用相應的安全技術和手段加固平臺，防范非法入侵和惡意破壞，確保檔案信息的安全。

(三)緊貼實際，簡單易用

農村檔案工作的特點決定了農村檔案資源共享管理平臺決不能盲目追求功能要多么的齊全完整、技術含量要多么的高，只有緊貼農村檔案工作實際，確保平臺系統簡單易用，才能使平臺真正發揮作用。這就要求平臺系統要屏蔽掉那些一般用不到的復雜功能模塊，而呈現出來的都是最常用的基本功能模塊，如查詢、錄入、打印、借閱登記等，并且這些功能一定要簡單易用，比如系統的打印功能應能準確方便地打印出案卷目錄、文件目錄、卷內文件目錄、備考表等。同時，為了讓農民很容易就能學會使用系統，這就要求盡量少用專業術語，而是把一些比較難懂的專業詞匯改成最平實的、農民最熟悉的語言。

(四)為民服務，不添負擔

建立農村檔案資源共享管理平臺的宗旨是為農村、農民服務，為農民提供方便的。如果在服務農村、農民的同時給農民增加了負擔，給農村檔案工作添加了麻煩，那就很難得到農民的真正擁護。例如為了不給農村、農民增加負擔，就要把平臺系統部署在區縣檔案局(館)，而不要部署在各個村檔案室，從而避免給農村增加維護成本和經濟負擔。

四、農村檔案資源共享管理平臺的系統架構

在開發農村檔案資源共享管理平臺時一個關鍵問題就是如何設計系統架構。針對北京市農村檔案工作的現狀和特點并根據前述的基本原則，農村檔案資源共享管理平臺最好采用集中管理架構，即平臺的核心是農村檔案資源共享管理系統，系統部署在區縣檔案局(館)，并由區(縣)檔案局(館)負責系統的日常管理和維護，而村、鎮(鄉)有關部門和人員可以根據相應的授權通過瀏覽器方式經互聯網訪問平臺，并將本村、鎮(鄉)檔案數據錄入或上傳到系統進行集中統一的管理。

平臺采用集中管理架構具有以下優勢:

(一)有利于實現農村檔案資源的縱向共享

我們把鄉鎮之間、村村之間的檔案資源共享稱為橫向共享，區縣、鄉鎮和村之間的共享稱為縱向共享。在實際工作中，農村檔案工作中橫向共享的需求相對較少，一個村很少需要查閱另一個村的檔案，而區縣、鄉鎮和村之間則存在著大量的共享需求。集中管理架構可以同時滿足橫縱雙向的共享需求，特別是由于集中管理架構有著統一的權限管理機制，因此對于縱向共享可以起到切實地保障作用。

(二)有利于檔案行政管理部門對農村檔案資源的監督和服務

采用集中管理架構，所有的農村檔案資源都保存在系統平臺上，檔案行政管理部門可以實時掌握轄區農村檔案全貌，據此可以及時發現問題并進行有針對性的指導，促進農村檔案工作的規范有序發展。

(三)有利于降低系統運行維護成本

系統部署在區縣檔案局(館)，由區縣檔案局(館)的專業人員負責平臺系統的日常管理和維護，系統前端則采用瀏覽器的方式通過互聯網訪問系統，實現“前端免維護”，從而把系統的維護量降到最少，以較小的成本投入發揮較大的效能，促進農村檔案工作的可持續發展。

五、農村檔案資源共享管理平臺的業務模式

農村檔案資源共享管理平臺的基本業務模式是利用一個農村檔案資源共享管理系統將村、鎮(鄉)檔案室和區(縣)檔案館保存的農村檔案資源集中整合起來，同時通過一個門戶將實時工作動態、現行涉農政策及新農村建設等信息作集中展現，從而構筑一個農村檔案資源共享管理平臺，使農民不出村、不出戶，就能通過網絡方便快捷地利用檔案(見圖1)。

圖1 平臺業務模式示意圖

整個平臺業務體系包含業務支撐和業務利用兩個體系，其中，業務支撐體系是平臺正常運行的基礎，而業務利用體系則是建立平臺的目的。

首先，從平臺的業務支撐體系來說，整個平臺體系需要村、鎮(鄉)、區(縣)和市各級檔案部門的共同參與，分工協作，共同維持平臺的正常運轉。根據實際工作需要，各級檔案部門的職責和分工可概括為“村、鎮(鄉)級管前端、區(縣)級管系統、市級管全局”。

具體地說就是，村、鎮(鄉)負責在平臺前端進行本村、鎮(鄉)檔案的電子編目，并通過網絡將電子目錄和電子文件提交到平臺應用系統。區(縣)檔案局(館)負責平臺應用系統的日常管理和維護，確保應用系統的正常穩定運行，同時將區(縣)檔案館館藏已公開涉農檔案上傳到系統，并通過門戶及時發布現行的涉農政策和新農村建設等信息。而市檔案局(館)則負責統籌規劃，組織協調，對具有典型性和全局性的問題開展專門研究，不斷改進和完善平臺體系和業務流程，確保整個平臺體系的正常運轉。

其次，從平臺的業務利用體系來說，根據工作實際，平臺的利用者大體可分為村民、檔案行政管理部門和涉農部門三類，各類用戶都能根據不同的權限利用平臺滿足相應的利用需求。

村民:村民可以利用自己家或村里的已接入互聯網的計算機通過網絡訪問平臺，瀏覽查詢系統上傳的已開放檔案和現行的涉農政策以及新農村建設相關信息。經過授權后，村民還可以查詢、借閱、復制自己需要的非公開檔案內容。

檔案行政管理部門:各級檔案行政管理部門可對轄區農村檔案信息進行統計，以了解和掌握本轄區農村檔案工作的全貌和實時動態，一方面可以及時發現問題，進行有針對性的指導;另一方面可以據此出臺相應的農村檔案工作相關政策、規定，引導和促進農村檔案工作的不斷發展。

涉農部門:經過授權后，各級涉農部門可通過對平臺有關檔案資源的訪問和統計分析，準確了解和掌握各項涉農事業情況，為制定相關農業農村方針、政策等提供參考和依據。

由此可以看出，平臺業務的最終實現是業務支撐和業務利用兩個體系綜合作用的結果，缺一不可。如果缺少了業務支撐體系，整個平臺將不能正常運轉;而一旦業務利用體系出了問題，平臺雖然可以運轉但卻不能發揮作用，而建立平臺的目的也就不能實現。因此，要在村、鎮(鄉)、區(縣)和市各級各司其職夯實平臺支撐體系的基礎上，既要積極協調充分滿足村民、檔案行政管理部門和涉農部門的不同利用需求，又要確保農村檔案信息的安全，才能使整個農村檔案資源共享管理平臺正常運轉并發揮出最大的效能。

結束語

由于不同農村之間檔案工作基礎條件相差很大，情況十分復雜，要使農村檔案資源共享管理平臺覆蓋北京市廣大農村不可能一簇而就，而要在廣泛開展試點的基礎上逐步擴大范圍，以此為突破口，探索建立覆蓋廣大農民群眾的檔案資源體系和方便廣大農民群眾的檔案利用體系。

作者單位:北京市檔案局