檔案保管期限表的編制

檔案保管期限表，就是用表冊形式列舉檔案的來源、內容和形式，并指明其保管期限的一種依據性文件。它是鑒定檔案保存價值和確定檔案保管期限的依據和標準。

一、檔案保管期限表的結構

檔案保管期限表，通常由順序號、條款、保管期限、附注以及總的“說明”等部分組成，其中條款和保管期限是最基本的項目。

1.順序號，是檔案保管期限表的各條款分類系統排列后編定的流水號。它可以固定條款在保管期限表中的位置，也可作為使用檔案保管期限表時引用條款的代號。

2.條款，是一組類型相同的文件的名稱或標題。一般要求條款能反映出一組文件的來源、內容和形式，文字要簡明確切、合乎語法邏輯。在列舉一組文件的來源、內容和形式時，可以指出具體的作者、問題和種類，也可以概況地指出其類型。來源、內容和形式三者，并不絕對要求一應俱全，應視檔案保管期限表的適用范圍、各種文件的特點及其價值而定。必要時，在條款中還應指明文件的用途，如“執行”、“備案”、“參考”等。

3.保管期限，就是在每一條款之后，根據鑒定檔案價值的原則，指出該組文件應保存的年限。機關文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種，定期一般又分為30年、10年。

其中，永久保管的文書檔案主要包括:①本機關制定的法規政策性文件材料;②本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料;③本機關職能活動中形成的重要業務文件材料;④本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示，重要的報告、總結、綜合統計報表等;⑤本機關機構演變、人事任免等文件材料;⑥本機關房屋買賣、土地征用，重要的合同協議、資產登記等憑證性文件材料;⑦上級機關制發的屬于本機關主管業務的重要文件材料;⑧同級機關、下級機關關于重要業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。

定期保管的文書檔案主要包括:①本機關職能活動中形成的一般性業務文件材料;②本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料;③本機關人事管理工作形成的一般性文件材料;④本機關一般性事務管理文件材料;⑤本機關關于一般性問題的請示與上級機關的批復、批示，一般性工作報告、總結、統計報表等;⑥上級機關制發的屬于本機關主管業務的一般性文件材料;⑦上級機關和同級機關制發的非本機關主管業務但要貫徹執行的文件材料;⑧同級機關、下級機關關于一般性業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料;⑨下級機關報送的年度或年度以上計劃、總結、統計、重要專題報告等文件材料。

定期保存的時間計算方法，一般是從文件產生后的第二年計算，有些特殊文件和專門文件可以從其失效、結案后算起。所有確定為定期保存的檔案，到保管期滿后還須復查，如發現有繼續需要保存的，仍應保存下去，有的延長保管期限，有的轉為永久保存。

4.附注，是在條款之下對條款及其保管期限所做的必要的注解和說明。例如一些合同、協議書、借據的保管期限往往需要從有效期滿后算起，就可在保管期限后面注明“失效后”字樣。

5.說明，一般應指出保管期限表的適用范圍，制定保管期限表的根據，保管期限表的結構，保管期限的計算方法，以及其他有關事項。

二、編制檔案保管期限表的方法步驟

編制檔案保管期限表的方法步驟如下:

第一，做好調查研究與準備工作。編制前，應認真調查和研究機關工作的職權范圍、任務、組織機構、業務分工及文件的數量、類型等情況。這些情況，可以通過了解反映機關活動的文件和有關資料以及開座談會、立卷歸檔等方法獲得。

第二，草擬條款和保管期限。在調查研究機關工作情況和以往檔案情況的基礎上，設計檔案保管期限表的結構體系和格式，然后具體擬定內容。起草工作也可以通過卡片來進行，首先把條款和保管期限擬寫成條目，再將條目系統排列和編號，最后構成檔案保管期限表的草案。

第三，征求意見和修正草案。檔案保管期限表的草案編程后，應分送各有關單位和部門征求意見，經修正的草案，須送領導審查批準。

第四，形成文件與審核執行。各機關應將經過修訂和本單位領導審核通過的檔案保管期限表打印成正式文件，經同級檔案行政管理部門審查同意后執行。