征集檔案的整理工作初探

摘要:隨著征集檔案向深度和廣度的發展，數量增加，給常規檔案的整理模式帶來的挑戰越來越明顯，征集檔案迫切需要更加科學的整理方法。本文根據征集檔案的特點，提出對征集檔案進行不同于常規檔案的分類、立卷、排列、編號、編目、裝盒等一系列的整理工作方式。

關鍵詞:征集檔案 整理

自檔案工作“兩個體系”建設提出之后，為彌補館藏不足的缺憾，各級檔案館以多種公文形式向社會廣泛征集檔案的活動越來越多。隨著征集檔案數量增加，迫切需要更加科學的整理理念和方法作指導。

一、征集檔案的特點

征集檔案是指檔案部門在本館(室)收藏范圍內，根據館藏、展覽或研究等方面的需要，向海內外有計劃、有目的地將零散保存在社會上過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的，經過有關專家鑒定，對國家和社會有保存價值的歷史記錄收集回單位的檔案及有關文獻。

它具有所屬全宗多，時間跨度不一，內容廣泛、質地多樣等特點。征集檔案不同于常規進館檔案，所屬全宗不定，進館的時間不定，隨時發現，隨時征集;而且征集來的檔案不僅內容豐富，質地也五花八門。如煙臺市檔案館拓寬檔案征集渠道，電器也進了檔案館;廣東省檔案館征集“知識青年上山下鄉”檔案資料啟事中，將當年知青勞動及生活中的書信、證件、有特殊價值的割膠刀、扁擔、挎包、水壺等實物均列入征集范圍。

二、探索征集檔案整理工作的必要性

檔案整理，有廣義和狹義之分。廣義的檔案整理包括對檔案的鑒定、考證、編目出版。狹義的“檔案整理，就是按照一定的原則和方法， 對零亂和需要進一步條理化的檔案進行分類、 組合 、 排列、 編目，使檔案系統化的工作。”① 通過整理，使零散的檔案從無序到有序，為檔案的保管、檢索與利用提供秩序基礎和線索。征集檔案的整理，是指將處于零散狀態的征集檔案系統化、條理化、秩序化，使它們之間建立起固定順序，包括確立和區分全宗、分類、排列、編號、編目、裝盒等一系列的過程。

(一)常規整理工作的制約。征集檔案的特點決定了整理不能生搬硬套常規的檔案整理方式進行，否則，就會碰到全宗、分類、組卷等諸多問題無法解決。

(二)檔案資源共享的要求。有研究者指出，“檔案分類實踐水平無法隨時代前進而得到發展， 隨檔案工作變化而得到提高”②，使檔案資源開發利用出現窘況。檔案整理的自發性和隨意性已經影響檔案資源的跨地區共享，因此，征集檔案的規范整理工作就顯得十分必要。

(三)檔案事業發展的需要。檔案的征集是檔案館(室)發展的物質基礎，隨著征集檔案數量的與日俱增，迫切需要探索更加科學的整理模式。

三、征集檔案整理工作

以科學的理論為指導，根據檔案工作的實踐經驗和征集檔案的特點，樹立簡化整理，深化檢索的工作理念，才能將處于“孤獨”狀態的檔案資料找到合適的歸屬，并方便保管利用。

(一)科學分類

首先是確立全宗。全宗是檔案館(室)的第一層分類和管理單位。由于征集檔案零散，很難確定它們的所屬全宗。有的即便可以判定，但其所屬的全宗早已不復存在;或極個別的能在本館館藏內找到相應的全宗，但補、插卷因分類、編號、目錄編制等問題變得非常費時費力，且沒有必要。所以整理征集檔案時，利用檔案匯集方法，把它們作為一個全宗進行整理，設其為“征集檔案全宗”，只給一個全宗號。

其次是建立分類體系。檔案的分類有實體分類、信息分類、概念分類。為了簡化問題，本文特就征集檔案的實體分類進行探討。根據本人多年的工作實踐，以質地、性質、功用相結合的形式，對征集檔案進行分類，比較方便保管和利用。

1.關于一級類目的劃分與標識。一級類目是一個全宗下征集檔案實體分類的最高層位。其類目和標識如下: 1.文件類;2.書報刊類;3.手稿類; 4.族譜類;5.宣傳品類;6.圖紙類;7.貨幣類;8.證章類;9.音像類;10.藝術品類;11.旗幟類……

2.二級類目的設置與標識。二級類目是對上級類目的細分。結合征集檔案記述和反映的內容性質，進行設置。如1.文件類:1.1公文(通知、請示、報告、計劃、總結、決議、奏折……);1.2合同、契約;1.3宣言、文告;1.4電報……

2.書報刊類:2.1書籍;2.2報紙;2.3刊物

3.手稿類:3.1文稿;3.2書信;3.3筆記(日記、隨筆、雜記、會議記錄、帳簿……)

4.族譜類:按筆畫或姓氏設置

5.宣傳品類:5.1通告、公告、告示、啟示;5.2海報、宣傳畫;5.3傳單;5.4標語……

6.圖紙類:6.1手繪圖;6.2印制圖……

7.貨幣類:7.1金屬幣、樣品幣;7.2紙幣、票樣;7.3紀念幣; 7.4布幣;7.5有價證券;7.6票據(糧票、郵票、布票……)

8.證章類:8.1證件;8.2，證書;8.3聘書;8.4獎狀;8.5印章;8.6勛章;8.7獎章;8.8徽章;8.9獎牌(獎杯);8.10袖領章(袖章、領章、肩章);8.11證據(證明信)……

9.音像類:9.1照片(玻璃照片、彩色、黑白);9.2底片;9.3錄音帶;9.4錄像帶;9.5唱片;9.6電影膠片;9.7幻燈片

10.藝術品類:10.1書法;10.2繪畫(國畫、水粉畫、油畫、漫畫、年畫……);10.3木刻畫;10.4拓片;10.5剪紙;10.6工藝品……

11.旗幟橫幅類:11.1錦旗;11.2黨、國、隊、校等旗;11.3橫幅……

3.三級類目的擴展與標識。在二級類目確定的基礎上，根據實際與可能，識別情況而定。如城市建設檔案館將建筑材料類的裝飾件再擴展到瓦當、石雕、磚雕、門、廊柱等;對于征集錢幣較多的檔案館(室)，可將貨幣類的金屬幣類再擴展到金幣、銀幣、銅幣等。其標識方法與標識和二級類目相同。

上述分類方法的不足之處是個別有內容聯系的檔案會由于存在的形式不同被分到不同類別，不過，這可以利用專題索引或匯編來彌補。在計算機普及的今天，也可以利用信息分類彌補。

(二)以件為單位進行立卷。以件為單位較適合征集檔案的管理。因為征集檔案規格、質地特殊，以件為單位整理，更能保持檔案的原始形態。同時，以件為單位整理，為將來征集檔案的剔除提供方便。

(三)以入館的先后進行排列。將征集檔案在分類方案的最低一段類目內，以件為單位，按入館的先后進行排列。比如證章類的獎章，2006年排列到30號，2008、2009年沒有此類入館，2010年征集回館的就排31號。排列順序時不受檔案形成的年度限制。因為征集入館時間與檔案的形成時間沒有直接的聯系。同一批次進館的，同時又是同一級類目的按事由排列。由于征集檔案是經過專家鑒定入館的，故同一個保管期限，故排列時也不再考慮期限問題。

(四)按照分類方案和排列順序進行編號。征集檔案應依分類方案和排列順序逐件編號。編制檔號的位置因征集檔案的質地不同而不同。紙質檔案在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容;其他質地，檔號的標注位置有兩種方法可供參考。一種是自制標簽牌，比如紡織品類，皮革和皮毛，金銀首飾等可選擇自制標簽牌。另一種檔號的標注辦法，用油性黑色筆將檔號直接書寫在不影響展覽美觀處，這種方法適用于陶制品、雕刻、油畫等征集檔案。

(五)按題名、時間等信息進行編目。目錄是整理結果的客觀體現，是最基本的檢索工具，較為全面地記錄了檔案可供檢索查找的有關特征與線索。目錄設有文件題名、責任人、時間、文號、質地等項目。特別是利用計算機查詢檔案的今天，這些信息編制的質量，直接影響查找利用的速度。征集檔案具體著錄的項目、規則，可參照常規檔案的做法，本文不再贅述。但是由于征集檔案的特殊性，在編制目錄過程中，特別注意題名、時間等信息的編制。

1.題名。檔案本身有名者，一般不另定題名;沒有標題或標題不規范的，可自擬標題，外加“〔〕”號。題名由三個部分組成，即:年代、款式或作者;特征、紋飾或顏色;形狀或用途。盡量用物主、事件、地點、用途等直接表達它的主要內容、特征。如朱德(物主)在南昌起義(事件)時使用的筆記本。

在編制題名時，一定要查看每一件征集檔案的《征集檔案信息記錄表》，對檔案的來龍去脈有一個全面的了解，確定題名才能準確。

2.時間。即檔案形成的時間。凡檔案上有的全部照錄。不清楚的，用某歷史朝代稱謂或歷史時期，或某一事件期間，或某一政府統治期間。如 “清朝”，“舊民主主義革命時期”，“辛亥革命期間”，“武漢國民政府期間”。

(六)根據征集檔案的材質、形狀進行包裝(裝盒)。它即可防光、防塵、防有害氣體對檔案的直接影響，也可減少對檔案的直接磨損。為了保護檔案，通常我們將裝訂立卷完畢的檔案案卷裝到檔案盒內。為了查找方便，在盒上蓋上檔號，是整理的最后一步。但征集檔案是以件為單位，且規格不一，為了保護檔案，定制去酸的規格不一的牛皮檔案袋較為合適。在檔案袋脊背部標明檔號、名稱、時間等主要信息。對古籍散本，可裝入木匣;裝裱后的字、畫可裝入用布、帛等做成的套子內。也可以根據征集檔案的材質、形狀、器形的大小、重量等多種因素，選用特殊的材料和多種制作方法，為珍貴征集檔案設計制作外包裝的囊匣。

注釋:

①史玉嶠.現代檔案管理學[M].青島出版社，2002.

②李兆明.關于檔案分類理論與實踐的反思[J].檔案學研究，2004(2).

作者單位:廣州大學檔案館