工作流技術(shù)在藏品利用管理系統(tǒng)建設(shè)中的應(yīng)用

長期以來，故宮博物院的藏品利用工作一直采用人工管理。

從利用的申請開始到藏品出庫、送展(或照相、觀摩、外借、送修)再到藏品退庫，相關(guān)的工作人員需要填寫大量的紙質(zhì)單據(jù)，并拿著這些紙質(zhì)單據(jù)到各個職能部門完成繁瑣的簽批工作。由于人工管理方式的限制，導(dǎo)致工作效率較低，信息的傳遞滯后。同時，由于各類文物分屬不同的職能科組管理，而各科組之間缺乏有效溝通，因此無法實現(xiàn)各類文物信息的共享，經(jīng)常出現(xiàn)反復(fù)利用某件文物、文物使用檔期沖突等情況。另外，由于人工統(tǒng)計方式的局限性，無法獲取及時、準(zhǔn)確的文物提用動態(tài)信息。

為了解決上述問題，有效提高藏品利用管理的業(yè)務(wù)水平，從2002年起，故宮博物院資料信息中心開始著手建設(shè)博物院藏品利用管理系統(tǒng)。在此之前，中心已完成文物管理信息系統(tǒng)的開發(fā)和基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，并在四年的時間里采集了數(shù)十萬件文物的收藏方位和描述信息。這些為藏品利用管理系統(tǒng)的建設(shè)提供了良好的軟硬件環(huán)境和數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

工作流與藏品利用流程

根據(jù)工作流管理聯(lián)盟(Workflow Management Coalition)的定義，工作流就是自動運作的部分或整體業(yè)務(wù)過程，表現(xiàn)為參與者對文件、信息或任務(wù)按照規(guī)程采取行動，并令其在參與者之間傳遞。簡單地說，工作流就是一系列相互銜接、自動進(jìn)行的業(yè)務(wù)活動或任務(wù)。基于工作流的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)代表了當(dāng)前業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的一個研究和發(fā)展的方向，它通過對工作流的流程定義和運行期控制來解決業(yè)務(wù)管理中兩方面的問題:業(yè)務(wù)流程的多樣化需求和業(yè)務(wù)管理流程的不確定性。采用工作流技術(shù)，可以把業(yè)務(wù)過程邏輯從具體的業(yè)務(wù)實現(xiàn)中分離出來，可以不修改具體功能實現(xiàn)而只修改過程模型來改變系統(tǒng)功能，從而實現(xiàn)對業(yè)務(wù)流程的部分或全部過程的集成管理。藏品利用的過程，從利用申請、領(lǐng)導(dǎo)簽批到出入庫是一個規(guī)范的業(yè)務(wù)流程。業(yè)務(wù)按照一定的業(yè)務(wù)規(guī)程運行就形成了業(yè)務(wù)流程，也就是通常所說的工作流(WorkFlow)。

藏品利用的實踐表明，在傳統(tǒng)的手工業(yè)務(wù)處理過程中，經(jīng)過定義的工作流能否按照預(yù)定的業(yè)務(wù)規(guī)則良好的執(zhí)行取決于參與流程的人的自覺性。事實上由于人是最善變的因素，導(dǎo)致了在業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中由于人為因素造成業(yè)務(wù)流程與預(yù)先規(guī)定的不一樣。再加上業(yè)務(wù)過程中的一些客觀因素(如參與流程的某一人員(負(fù)責(zé)審批的領(lǐng)導(dǎo))外出)，造成業(yè)務(wù)流程在特定的環(huán)節(jié)嚴(yán)重脫節(jié)。

計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用為加強(qiáng)工作流程管理，提高業(yè)務(wù)流程效率提供了技術(shù)實現(xiàn)手段。我們通常把計算機(jī)技術(shù)在工作流程管理中的應(yīng)用稱為工作流管理技術(shù)。工作流管理(Workflow Management， WFM)是人與電腦共同工作的自動化協(xié)調(diào)、控制和通訊，在計算機(jī)化的業(yè)務(wù)過程上，通過在網(wǎng)絡(luò)上運行軟件，使所有命令的執(zhí)行都處于受控狀態(tài)。在工作流管理下，工作量可以被監(jiān)督，分派工作到不同的用戶達(dá)成平衡。

由此可見，故宮博物院藏品利用管理系統(tǒng)的建設(shè)必須應(yīng)用工作流技術(shù)，才能實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程管理的自動化和規(guī)范化。

工作流技術(shù)在藏品利用管理系統(tǒng)建設(shè)中的應(yīng)用

故宮博物院的藏品利用管理系統(tǒng)是一個典型的工作流管理系統(tǒng)。前面，我們已經(jīng)介紹過了工作流和工作流管理的基本概念，那么，什么是工作流管理系統(tǒng)呢?

根據(jù)WfMC的定義，工作流管理系統(tǒng)(Workflow Management System， WFMS)的主要功能是通過計算機(jī)技術(shù)的支持去定義、執(zhí)行和管理工作流，協(xié)調(diào)工作流執(zhí)行過程中工作之間以及群體成員之間的信息交互。它運行在一個或多個工作流引擎上，這些引擎解釋對過程的定義，與工作流的參與者(包括人或軟件)相互作用，并根據(jù)需要調(diào)用其他的IT工具或應(yīng)用。

總體來說，實際運作的工作流管理系統(tǒng)，是一個“人-機(jī)”結(jié)合的系統(tǒng)。它的基本功能體現(xiàn)在幾個方面:一是定義工作流，包括具體的活動、規(guī)則等，這些定義是同時被人以及計算機(jī)所“理解”的;二是遵循定義創(chuàng)建和運行實際的工作流;三是監(jiān)察、控制、管理運行中的業(yè)務(wù)(工作流)，例如任務(wù)、工作量與進(jìn)度的檢查、平衡等。

工作流管理系統(tǒng)(WFMS)是一個真正的“人-機(jī)”系統(tǒng)，用戶是系統(tǒng)中的基本角色，是直接的任務(wù)分派對象，他或她可以直接看到電腦針對自己列出的“任務(wù)清單”，跟蹤每一項任務(wù)的狀態(tài)，或繼續(xù)一項任務(wù)，而不必從一個模塊退出，進(jìn)入另一個模塊，搜索相應(yīng)任務(wù)的線索。前者是面向功能或?qū)ο蟮模笳呤侵苯用嫦蛴脩舻摹＿@樣，用戶的任務(wù)分派和任務(wù)的完成狀態(tài)，可以被最大程度地自動化和受到控制。

工作流管理系統(tǒng)由如下幾部分組成:

(1)定義工具:用來定義工作流，它生成工作流定義。在定義時可能會參考組織或角色數(shù)據(jù)，還會引用外部應(yīng)用程序的編程接口。

(2)工作流執(zhí)行服務(wù):用來執(zhí)行工作流，可能包含多個相互獨立、并行運轉(zhuǎn)的工作流引擎。它可能會參考組織或角色數(shù)據(jù)，還會調(diào)用外部應(yīng)用程序，維護(hù)工作流控制數(shù)據(jù)，使用工作流相關(guān)數(shù)據(jù)，生成工作列表。

(3)工作流引擎:用來執(zhí)行單獨的流程實例。

(4)用戶界面:用戶操縱工作流列表的界面，可能會調(diào)用外部的應(yīng)用程序。

工作流管理系統(tǒng)各部分之間的關(guān)系詳見圖1。

工作流技術(shù)在故宮博物院藏品利用管理系統(tǒng)建設(shè)中的應(yīng)用

目前，工作流技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到故宮博物院的藏品利用管理系統(tǒng)建設(shè)中。

業(yè)務(wù)流程定義

首先，根據(jù)藏品利用業(yè)務(wù)流程的運作規(guī)則，運用工作流定義工具進(jìn)行流程定義。經(jīng)過定義的業(yè)務(wù)流程被保存在工作流服務(wù)器。所有業(yè)務(wù)流程中的業(yè)務(wù)都將在被處理以后送往工作流服務(wù)器，工作流服務(wù)器就像指揮交通的交警一樣，按照預(yù)先定義好的業(yè)務(wù)流程(規(guī)則)來確定各業(yè)務(wù)的下一步走向，各項業(yè)務(wù)任務(wù)會在準(zhǔn)確的時間發(fā)往準(zhǔn)確的執(zhí)行人的業(yè)務(wù)桌面。

根據(jù)故宮博物院藏品利用的業(yè)務(wù)實際，定義了如下兩個流程:一是文物利用流程。在本流程中，藏品利用的申請人依據(jù)自身的利用要求在線填寫“文物利用申請單”，系統(tǒng)將按照預(yù)先設(shè)定的簽批順序?qū)螕?jù)依次發(fā)送給執(zhí)行人，詳見圖2。

二是文物出入庫流程。由上述流程圖可以看出，在文物利用申請單完成簽批流程后，系統(tǒng)依據(jù)文物所在庫房的不同自動生成多份文物提取憑單，每份提單獨立開始新的出入庫流程。(圖3)

與OA等系統(tǒng)集成，基于WEB瀏覽器方式的用戶界面

充分考慮到用戶操作的便捷性，將藏品利用管理系統(tǒng)與辦公自動化(OA)、影像利用等系統(tǒng)共同集成在一個信息化工作平臺上(圖4)，并通過統(tǒng)一用戶管理系統(tǒng)進(jìn)行身份認(rèn)證。用戶界面采用B-S結(jié)構(gòu)通過瀏覽器方式進(jìn)行操作。

B-S結(jié)構(gòu)的優(yōu)勢在于:

(1)對于普通用戶來說易于認(rèn)識和接受，大大減少用戶的適應(yīng)時間，加快系統(tǒng)的應(yīng)用進(jìn)程，也可以節(jié)省大量的培訓(xùn)時間和費用。

(2)瀏覽器方式對于客戶端機(jī)器硬件要求不高，可以減少用戶軟硬件投資。

(3)用戶只需要在服務(wù)器上作配置及維護(hù)，從而降低系統(tǒng)維護(hù)、升級的難度和費用。

運用工作流，所有的工作任務(wù)將被自動發(fā)往每個業(yè)務(wù)人員的辦公桌面，并提供了簡單的查詢和分頁功能。由于任務(wù)由工作流服務(wù)器發(fā)送，因此不會發(fā)生送錯任務(wù)的情況，業(yè)務(wù)人員只需按照辦公桌面的待辦業(yè)務(wù)清單執(zhí)行就可以。在每個用戶處理完任務(wù)后，可以保存、可以提交，如果只保存當(dāng)前任務(wù)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，對工作流信息沒有變化;如果提交，系統(tǒng)根據(jù)后臺工作流引擎驅(qū)動，檢索到后續(xù)路由關(guān)系，由用戶做出選擇提交到系統(tǒng)，系統(tǒng)根據(jù)用戶的選擇結(jié)果，結(jié)合后臺工作流引擎驅(qū)動的結(jié)果，彈出下一節(jié)點以及節(jié)點的執(zhí)行人要求用戶選擇，用戶選擇完成后提交、系統(tǒng)產(chǎn)生下一活動的活動實例。(圖5，圖6)

同時，待辦業(yè)務(wù)清單還可以提供任務(wù)的緊急程度等要求，這樣業(yè)務(wù)人員可以有選擇地優(yōu)先處理時間緊迫的任務(wù)，這樣可以避免傳統(tǒng)手工處理過程中由于大量業(yè)務(wù)堆積，一些重要或緊迫的任務(wù)因沒有及時發(fā)現(xiàn)而被耽誤的現(xiàn)象。

圖形化流程跟蹤和監(jiān)控

系統(tǒng)采用直觀的流程圖方式對業(yè)務(wù)走向進(jìn)行跟蹤和監(jiān)控，流程管理員以及流程參與者，以及具有相應(yīng)權(quán)限的管理者都能在圖形上跟蹤和監(jiān)控每個流程事件的狀態(tài)。例如，紅色標(biāo)識當(dāng)前活動，黃色標(biāo)識過去活動，灰色標(biāo)識未來活動，陰影標(biāo)識子流程。通過操作日志(圖7)，還可顯示每一步驟處理人員的姓名、流程名稱、處理時間、工作步驟等信息，從而告別了傳統(tǒng)的手工調(diào)查方式，幫助流程參與者用最直觀的方式迅速了解所有流程的進(jìn)展情況，提高整體的工作效率。

工作流服務(wù)器同時具備流程監(jiān)控功能，例如根據(jù)預(yù)先定義的業(yè)務(wù)流程，某個展覽的文物應(yīng)在預(yù)定時間內(nèi)回庫，如果工作流服務(wù)器的監(jiān)控系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)超過預(yù)定時間文物尚未退庫，監(jiān)控系統(tǒng)可以向有關(guān)的業(yè)務(wù)處理人員發(fā)出催辦通知。甚至可以通知該部門的主管，要求部門主管予以督促。

工作流服務(wù)器還將根據(jù)需要，如實地對藏品利用業(yè)務(wù)的處理過程進(jìn)行記錄，以備事后查詢、統(tǒng)計或作為業(yè)務(wù)考核的依據(jù)。

豐富的統(tǒng)計、查詢、報表功能

系統(tǒng)提供豐富的報表統(tǒng)計功能，包括詳盡的總報表和分類報表。例如系統(tǒng)總量統(tǒng)計、文物利用情況統(tǒng)計、用戶/客戶機(jī)登錄統(tǒng)計、操作員工作量統(tǒng)計等，同時可以生成一段時間內(nèi)的庫存文物動態(tài)表(圖8)。借此分析藏品利用流程的瓶頸，并為進(jìn)一步改進(jìn)和提高藏品管理工作效率提供了量化的依據(jù)。

靈活的超時、工作代理策略

通常在工作流管理系統(tǒng)中通過Timeout(超時)來處理人員外出的情況，由于Timeout都要經(jīng)過一定的時間，因此并不能很好地反映實際處理情況。故宮博物院藏品利用管理系統(tǒng)外出管理策略由Timeout與代理設(shè)置兩部分構(gòu)成，當(dāng)用戶設(shè)置自己為外出時，依據(jù)流程中外出時允許轉(zhuǎn)發(fā)的屬性，發(fā)給該用戶的任務(wù)會自動轉(zhuǎn)發(fā)給指定的代理者。同時，還可以通過代理設(shè)置，將自己的部分工作代理給某人協(xié)同完成。(圖9)

角色與權(quán)限管理

藏品利用系統(tǒng)管理員通過角色權(quán)限管理對系統(tǒng)用戶權(quán)限信息進(jìn)行管理，以作為整個系統(tǒng)安全運行的基礎(chǔ)。系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)為用戶分配所屬角色，以決定用戶登錄系統(tǒng)后所擁有的權(quán)限范圍。系統(tǒng)管理員可以根據(jù)實際工作需要，為用戶分配多個角色或?qū)ν挥脩暨M(jìn)行角色合并以定制工作流程。(圖10)

工作流技術(shù)在藏品利用管理系統(tǒng)建設(shè)中的實施，縮短了藏品利用業(yè)務(wù)的處理周期、規(guī)范了藏品利用管理的流程、優(yōu)化并合理利用了藏品資源、減少了人為差錯和延誤，有效提高了工作效率。

毋庸置疑，信息系統(tǒng)的建設(shè)，只有真正應(yīng)用于業(yè)務(wù)工作的實際并發(fā)揮效用才能算是成功的。在系統(tǒng)實施的過程中，由于人們固有的工作習(xí)慣和思維習(xí)慣，管理變革力度較大，預(yù)計還會遇到很多困難。例如用戶不愿意承擔(dān)審批簽發(fā)的責(zé)任，審核人員不習(xí)慣或嫌計算機(jī)屏幕太小、不便于網(wǎng)上瀏覽等。針對這些問題，應(yīng)耐心地對各級領(lǐng)導(dǎo)和一線業(yè)務(wù)人員進(jìn)行管理思想、管理方法、使用方法等方面的培訓(xùn)，并充分考慮用戶的意見優(yōu)化系統(tǒng)功能，從而使用戶能夠自覺地使用系統(tǒng)進(jìn)行日常工作。

(作者單位:故宮博物院資料信息中心)